Tidningen Konsulten
Lördag 29 April 2017

Vad gäller avseende underlag när anställda betalar?

Det finns idag många olika leverantörer av system där kvitton fotograferas med till exempel mobiltelefonen. En fråga som varit aktuell är om det underlag som fotograferas utgör räkenskapsinformation? En del har menat att om en anställd lägger ut pengar och fotograferar kvittot har inte kvittot kommit företaget till handa och det kan därmed slängas.

Nu har Bokföringsnämnden (BFN) publicerat ett brevsvar på en fråga om vilken form verifikationer ska bevaras i när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning. Av brevsvaret framgår att det avgörande är när affärshändelsen anses ha inträffat. Frågan blir då om den anställde agerar för egen eller för företagets räkning när en affärstransaktion genomförs? Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det.

Det går inte att bara bestämma att affärstransaktionen ingås för egen räkning i syfte att slippa spara ett erhållet papperskvitto. BFN anger att om det t.ex. ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, eller om det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen är det omständigheter som indikerar att det är en affärshändelse i bolaget. Någon form av överenskommelse får tolkas som att det i princip räcker med att det är underförstått att arbetsgivaren kan ingå affärstransaktionen. BFN avslutar också med att det räcker med att den genomförda transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Det är givetvis inte förbjudet att fotografera ett kvitto och använda det i det praktiska arbetet. Bokföringslagen kräver däremot att det går att hitta till originalkvittot. Sedan finns regler om överföring mellan olika medier för arkivering, men jag går inte in på de här.

Brevsvaret kan sägas vara logiskt. En fråga är däremot under hur lång tid det kommer att ha någon praktisk betydelse. Utvecklingen går fort idag och frågan är hur länge vi över huvud taget kommer att få papperskvitton i butiker?  Redan idag erbjuder många att man förutom papperskvittot kan få kvittot mejlat till sig. Hur ska man då se på frågan med tanke på punkt 7.4 i BFNs vägledning Bokföring:

”Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.”

Men rådet tills vidare måste bli att se till att ha rutiner där de anställda, som betalar med egna medel för en transaktion som är en affärshändelse i företaget, sparar de kvitton som erhålls. Se upp med reklam för program och liknande där det anges att det räcker med att fotografera kvittot och sedan slänga det. Ett sådant förfaringssätt kan inte betraktas som god redovisningssed!

Läs brevsvaret här >>

Text: Claes Eriksson,
Redovisningsexpert Srf konsulterna

 

Stärkt konsumentskydd på bostadsrättsmarknaden

Nya regler för bostadsrätter föreslås i en utredning som kan genomföras 2019 där vinnarna är köparna av bostadsrätter. Ansvarig... Läs mer

Minskat intresse för rottjänster

Enligt organisationen Sveriges Byggindustrier minskar intresset för köp av rottjänster. Det visar deras årliga enkät bland medlemsföretagen. Vid årsskiftet... Läs mer

Snart blir vissa pengar ogiltiga

Steg två gällande utbyte av sedlar och mynt är i full gång. Den sista juni blir de gamla 100-... Läs mer

Bedragare hackade åt sig miljon

Mejlet som bolagets VD skickade innehöll betalningsuppgifter till en kund i England. Redovisningskonsulten som fungerade som bolagets ekonomichef ställde... Läs mer

Vårpropositionen presenterad

Regeringen har tillsammans med Vänsterpartiet lagt fram förslag till riktlinjer för den ekonomiska politiken inför budgetpropositionen för 2018. Flera... Läs mer

Informationsskyldighet för skatterådgivare

Regeringen har beslutat att tillsätta en särskild utredare som ska se över möjligheterna att införa skyldighet för skatterådgivare att... Läs mer

Nyföretagandet på frammarsch

Under mars månad ökade nyföretagandet i Sverige med 22,4 procent jämfört med samma månad föregående år, vilket är en... Läs mer

Srf konsulterna köper loss stort mässhotell

I dagarna står det klart att Srf konsulterna kommer att göra stora investeringar i möten och events med främsta... Läs mer

Nominera till Årets Auktoriserade konsulter 2017

För tredje året ska två stjärnor i redovisnings- och lönebranschen koras. Jobbar du med någon som du ser som... Läs mer

Utvidgat växa-stöd – en seger för småföretagare

Vid årsskiftet infördes ett så kallat ”växa-stöd” som innebär att enmansföretagare kan få sänkt arbetsgivaravgift när de anställer sin... Läs mer
Tillbaka till startsidan