Tidningen Konsulten
Torsdag 27 Juli 2017

Vad gäller avseende underlag när anställda betalar?

Det finns idag många olika leverantörer av system där kvitton fotograferas med till exempel mobiltelefonen. En fråga som varit aktuell är om det underlag som fotograferas utgör räkenskapsinformation? En del har menat att om en anställd lägger ut pengar och fotograferar kvittot har inte kvittot kommit företaget till handa och det kan därmed slängas.

Nu har Bokföringsnämnden (BFN) publicerat ett brevsvar på en fråga om vilken form verifikationer ska bevaras i när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning. Av brevsvaret framgår att det avgörande är när affärshändelsen anses ha inträffat. Frågan blir då om den anställde agerar för egen eller för företagets räkning när en affärstransaktion genomförs? Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det.

Det går inte att bara bestämma att affärstransaktionen ingås för egen räkning i syfte att slippa spara ett erhållet papperskvitto. BFN anger att om det t.ex. ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, eller om det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen är det omständigheter som indikerar att det är en affärshändelse i bolaget. Någon form av överenskommelse får tolkas som att det i princip räcker med att det är underförstått att arbetsgivaren kan ingå affärstransaktionen. BFN avslutar också med att det räcker med att den genomförda transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Det är givetvis inte förbjudet att fotografera ett kvitto och använda det i det praktiska arbetet. Bokföringslagen kräver däremot att det går att hitta till originalkvittot. Sedan finns regler om överföring mellan olika medier för arkivering, men jag går inte in på de här.

Brevsvaret kan sägas vara logiskt. En fråga är däremot under hur lång tid det kommer att ha någon praktisk betydelse. Utvecklingen går fort idag och frågan är hur länge vi över huvud taget kommer att få papperskvitton i butiker?  Redan idag erbjuder många att man förutom papperskvittot kan få kvittot mejlat till sig. Hur ska man då se på frågan med tanke på punkt 7.4 i BFNs vägledning Bokföring:

”Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.”

Men rådet tills vidare måste bli att se till att ha rutiner där de anställda, som betalar med egna medel för en transaktion som är en affärshändelse i företaget, sparar de kvitton som erhålls. Se upp med reklam för program och liknande där det anges att det räcker med att fotografera kvittot och sedan slänga det. Ett sådant förfaringssätt kan inte betraktas som god redovisningssed!

Läs brevsvaret här >>

Text: Claes Eriksson,
Redovisningsexpert Srf konsulterna

 

Denna artikel publicerades för mer är 90 dagar sedan.
Den kan därför innehålla information och fakta som inte längre är aktuell.

Konsulten gör sommaruppehåll

Nu är det dags för lite välförtjänt sommarledigt även hos oss på Konsulten-redaktionen. Vi återkommer med branschnyheter och aktuellt... Läs mer

Rapport från tre olika möten med Skatteverket

Under våren har jag deltagit på tre olika möten med Skatteverket i tre olika grupperingar. I den så kallade... Läs mer

Så nöjda är våra medlemmar

Srf konsulternas årliga medlemsundersökning har genomförts bland både Auktoriserade Redovisningskonsulter och Auktoriserade Lönekonsulter. Vi kan konstatera att våra medlemmar... Läs mer

Srf U 8: Vad i K2 är att betrakta som kort- respektive långfristig del av ett lån

Srf konsulternas redovisningsgrupp har beslutat om det åttonde uttalandet i serien Srf U. Uttalandet handlar om vad som är... Läs mer

Nya lagar som berör HR- och löneområdet

Den första juli infördes flera viktiga lagändringar och några nya lagar tillkom. Här presenterar vi kortfattat de bestämmelser som... Läs mer

Löneprocessen förändras!

När arbetsgivardeklaration på individnivå införs successivt med början 1 juli 2018 är det ett första steg i den förändring... Läs mer

Skatteverket tar bort brevlådorna på servicekontoren

Många har säkert läst att Skatteverket har beslutat att ta bort servicekontorens brevlådor. Andra har kanske förfärat upptäckt att... Läs mer

Öppet brev till YH-myndigheten: Auktoriserad Lönekonsult – ett framtidsyrke

Löneyrket har under senare år mött nya utmaningar, med krav på mer effektiva och moderna löneprocesser. Yrkesrollen har blivit... Läs mer

​Öppet brev till YH-myndigheten: Auktoriserad Redovisningskonsult – ett framtidsyrke

En redovisningskonsult har mycket goda framtidsutsikter i Sverige idag. Många företag väljer att anlita en Auktoriserad Redovisningskonsult för att... Läs mer

Bolagsverket ändrar reglerna efter avslöjande

Det har visat sig vara alltför enkelt att kapa ett aktiebolag med myndigheternas egna e-tjänster. Det inte så smickrande... Läs mer
Tillbaka till startsidan