Vad gäller avseende underlag när anställda betalar?
Nu har Bokföringsnämnden (BFN) publicerat ett brevsvar på en fråga om vilken form verifikationer ska bevaras i när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning. Av brevsvaret framgår att det avgörande är när affärshändelsen anses ha inträffat. Frågan blir då om den anställde agerar för egen eller för företagets räkning när en affärstransaktion genomförs? Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det.
Det går inte att bara bestämma att affärstransaktionen ingås för egen räkning i syfte att slippa spara ett erhållet papperskvitto. BFN anger att om det t.ex. ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, eller om det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen är det omständigheter som indikerar att det är en affärshändelse i bolaget. Någon form av överenskommelse får tolkas som att det i princip räcker med att det är underförstått att arbetsgivaren kan ingå affärstransaktionen. BFN avslutar också med att det räcker med att den genomförda transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.
Det är givetvis inte förbjudet att fotografera ett kvitto och använda det i det praktiska arbetet. Bokföringslagen kräver däremot att det går att hitta till originalkvittot. Sedan finns regler om överföring mellan olika medier för arkivering, men jag går inte in på de här.
Brevsvaret kan sägas vara logiskt. En fråga är däremot under hur lång tid det kommer att ha någon praktisk betydelse. Utvecklingen går fort idag och frågan är hur länge vi över huvud taget kommer att få papperskvitton i butiker? Redan idag erbjuder många att man förutom papperskvittot kan få kvittot mejlat till sig. Hur ska man då se på frågan med tanke på punkt 7.4 i BFNs vägledning Bokföring:
”Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.”
Men rådet tills vidare måste bli att se till att ha rutiner där de anställda, som betalar med egna medel för en transaktion som är en affärshändelse i företaget, sparar de kvitton som erhålls. Se upp med reklam för program och liknande där det anges att det räcker med att fotografera kvittot och sedan slänga det. Ett sådant förfaringssätt kan inte betraktas som god redovisningssed!
Penningtvätt: Srf konsulterna om länsstyrelsens nya föreskrifter – För otydligt
19 april 2024
AI, 24SevenOffice: – Ett regelbaserat system kan vara mer effektivt än en AI-lösning
18 april 2024
Srf konsulterna tipsar: E-leg för utländska medborgare
17 april 2024Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har godkänt det första e-legitimationssystemet som tillåter individer utan svenskt person- eller samordningsnummer att skaffa digital identifiering inom landet.
