Vad gäller avseende underlag när anställda betalar?

Det finns idag många olika leverantörer av system där kvitton fotograferas med till exempel mobiltelefonen. En fråga som varit aktuell är om det underlag som fotograferas utgör räkenskapsinformation? En del har menat att om en anställd lägger ut pengar och fotograferar kvittot har inte kvittot kommit företaget till handa och det kan därmed slängas.

Nu har Bokföringsnämnden (BFN) publicerat ett brevsvar på en fråga om vilken form verifikationer ska bevaras i när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning. Av brevsvaret framgår att det avgörande är när affärshändelsen anses ha inträffat. Frågan blir då om den anställde agerar för egen eller för företagets räkning när en affärstransaktion genomförs? Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det.

Det går inte att bara bestämma att affärstransaktionen ingås för egen räkning i syfte att slippa spara ett erhållet papperskvitto. BFN anger att om det t.ex. ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, eller om det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen är det omständigheter som indikerar att det är en affärshändelse i bolaget. Någon form av överenskommelse får tolkas som att det i princip räcker med att det är underförstått att arbetsgivaren kan ingå affärstransaktionen. BFN avslutar också med att det räcker med att den genomförda transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Det är givetvis inte förbjudet att fotografera ett kvitto och använda det i det praktiska arbetet. Bokföringslagen kräver däremot att det går att hitta till originalkvittot. Sedan finns regler om överföring mellan olika medier för arkivering, men jag går inte in på de här.

Brevsvaret kan sägas vara logiskt. En fråga är däremot under hur lång tid det kommer att ha någon praktisk betydelse. Utvecklingen går fort idag och frågan är hur länge vi över huvud taget kommer att få papperskvitton i butiker?  Redan idag erbjuder många att man förutom papperskvittot kan få kvittot mejlat till sig. Hur ska man då se på frågan med tanke på punkt 7.4 i BFNs vägledning Bokföring:

”Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.”

Men rådet tills vidare måste bli att se till att ha rutiner där de anställda, som betalar med egna medel för en transaktion som är en affärshändelse i företaget, sparar de kvitton som erhålls. Se upp med reklam för program och liknande där det anges att det räcker med att fotografera kvittot och sedan slänga det. Ett sådant förfaringssätt kan inte betraktas som god redovisningssed!

Läs brevsvaret här >>

Text: Claes Eriksson,
Redovisningsexpert Srf konsulterna

 

Skattekurser är väl investerade pengar

För många företagare är skattefrågor ett återkommande ämne som berör såväl verksamhetens som den privata ekonomin. Som redovisningskonsult är... Läs mer

Rättningsmall Redovisningskonsultexamen

Nu kan du ta del av utvalda delar av Redovisningskonsultexamen från 25 april 2017. Redovisningskonsultexamen 25 april 2017 med rättningsmall –... Läs mer

Fri surf inom EU – men med vissa restriktioner

Från och med den 15 juni slopas alla roamingavgifter när du använder din mobiltelefon inom EU. Enligt EU-beslutet som... Läs mer

Resultatet från vårens redovisningskonsultexamen

107 entusiastiska deltagare skrev den senaste Redovisningskonsultexamen den 25 april 2017. Av dessa var 81 deltagare från Srf konsulterna,... Läs mer

Viktigt för redovisningskonsulter att marknadsföra sin säkerhetskompetens

Att det pågår en digitalisering av vårt samhälle har knappast gått någon förbi. För redovisningskonsulter har arbetet förändrats radikalt... Läs mer

Förbättrat lönestöd för personer med funktionsnedsättning

För att stärka förankringen på arbetsmarknaden för personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga har regeringen beslutat att lönestödet... Läs mer

Digital årsredovisning, nästa steg

Sedan Bolagsverket i juli 2016 fick i uppdrag av Regeringen att införa en digital tjänst för inlämning av årsredovisningar... Läs mer

Flera svenskar vinnare i GPA awards 2017

Årets Global Payroll Awards 2017 har precis gått av stapeln. I år hölls galan och prisutdelningen i Amsterdam. Srf... Läs mer

AKTUELLT LÖN: Tips inför sommaren

Som ny skribent för magasinet Konsulten känns det mycket inspirerande för mig att på detta sätt försöka bidra med... Läs mer

Snart dags anmäla verklig huvudman

Under hösten väntas regeringen besluta om att runt 800 000 företag och föreningar måste anmäla verklig huvudman. Som redovisningskonsult... Läs mer
Tillbaka till startsidan