Anna Gullberg: 13 bästa tipsen för digitala möten

Vilken mötestyp är du på jobbet? Handen på hjärtat nu.

Är du den pliktmedvetna som sitter och väntar tålmodigt i mötesrummet tio minuter innan start? Den superstressade som glider in på minuten med kaffekoppen skvalpande i handen? Ytterst upptagen av något extremt viktigt, det syns på den viktiga minen till och med.

Är du den småförvirrade som alltid studsar in efter utsatt tid, sällan med en giltig ursäkt?

Eller är du kanske chefen, den som ska få alla att prestera sitt bästa och fokusera och samarbeta under en mötestimme som redan fått en dålig start?

Det är inte lätt i den fysiska verkligheten, men ännu mindre så när mötesrummet är en skrapig digital uppkoppling i din bärbara dator och kollegorna skymtar på några suddiga skärmar. Ett möte där du har ont i ryggen av din dåliga köksstol som ersatt kontorsstolen i flera månader av coronakarantän nu, och där folk både glömmer att stänga av mikrofoner och vänta på sin tur i samtalet.

Det digitala mötet och distansarbetsplatsen är vår verklighet under en tid vi inte kan överblicka den bortre gränsen av, och vi behöver lära oss hantera det. Jag vet, för jag har provat och misslyckats fler gånger än jag kan räkna till.

Efter ett oändligt antal misslyckade möten är det här mina bästa råd:

1. Sätt starttiden i din kalender till en kvart före mötets verkliga starttid. Det ger dig möjlighet att upptäcka att headsetet glappar, att du är i Zoom när du i själva verket ska vara i Hangouts, att du måste starta om datorn eller nätverket för att det bestämt sig för att trassla, kort sagt allt det där som inte får hända när det är en minut kvar till mötets början och som ofelbart gör det.
2. Håll dina förväntningar på en rimlig nivå, och kasta inte bort kollegornas tid på onödigt snack. Hålla fokus i digitala möten är svårt, mycket svårare än i det fysiska rummet. Låt det bli kortare och effektivare än vanligt.
3. Den som sätter dagordningen måste prioritera hårt: endast frågor som kräver ansiktstid får vara med i agendan, allt annat kan med fördel skötas i mejlen eller Slackkanalen.
4. Det betyder också att deltagarna får visa disciplin och hålla sig till dagordningen. Det är inte en kombinerad chat/fikarast där pratsjuka ensamjobbare får dagens sociala dos, det är ett möte med ett syfte. Uppfyll det.
5. Saknar du sällskap på jobbet? Ordna digitala fikaraster på fasta tider under dagen dit kollegor som vill och hinner kan ansluta frivilligt.
6. Är du mötesledare? Kom ihåg att skriva minnesanteckningar som du mejlar ut till alla. Risken att en eller flera av mötesdeltagarna drabbats av frusen skärm, hackande ljud eller hört det du sagt som ett diffust eko från botten av en mycket djup brunn är överhängande. Vad var det ni egentligen sade och bestämde? Det behöver alla få en uppdatering på efter mötets slut.
7. Stoppa ljudförorenarna och hindra smygjobbarna. Kräv att alla har kameran på men ljudet avstängt när de inte pratar. Bakgrundsljudet från sådant som pågår hos tio olika personer, om så bara det egna suckandet över ett dåligt digitalt möte, blir förstorat och störande i allas högtalare.
8. Kameran på? Absolut krav så att du kan se att alla har fokus på mötet, istället för att sitta och smygmejla och göra andra saker under tiden. Det är nämligen kusligt enkelt att ägna sig åt multitasking, men sällan leder det till att man bidrar till mötet, istället blir man en passiv deltagare. Och då kan man lika gärna låta bli att delta, för allas skull.
9. Byt ut den kassa stolen! Om du så måste åka till jobbet och hämta din kontorsstol. Annars gör som jag. Åk till närmaste Röda Korset eller Ta till vara-butik och haffa en begagnad kontorsstol, jag betalade hela 40 kronor för att kunna sitta smärtfritt igen.

Hemmajobbandet har gjort en del av oss till hybrider: å ena sidan professionella medarbetare, å andra sidan professionella stugsittare i mjukisbyxor och storkofta, osminkade och med tofs på huvudet. En del av oss äter och jobbar vid samma bord, en del rör sig inte ur fläcken på hela dagen. Det sätter sina spår, i både kropp och psyke.

Så därför avslutningsvis några stiltips för coronajobbaren:

1. Kolla i spegeln så att inte lunchen sitter kvar mellan tänderna.
2. Kamma gärna håret även om du tror att du inte kommer träffa en mänsklig varelse på hela veckan.
3. Kontrollera att du har byxor på innan mötet. Jo faktiskt. Det har hänt att någon haft kavajen och läppstiftet på, men glömt underdelen. Låt det inte bli du som blir arbetsplatsens corona-meme.
4. Och glöm för guds skull inte att stänga av headsetets mikrofon om du tvunget måste gå på toaletten mitt under mötet.

Så där. Du har nu höjt nivån avsevärt på din och kollegornas gemensamma distansarbetsplats.