Skanska är ett av företagen som omfattas av de nya reglerna att rapportera AGI redan nu. Från och med augusti har löner och skatter rapporterats till Skatteverket på individnivå. Att generera filer och ladda upp dessa i Skatteverkets tjänst har flutit på bra, den stora utmaningen har istället varit att kommunicera de nya reglerna till chefer och medarbetare.

– Inför den första rapporteringen fick vi möjlighet att göra en testrapportering i Skatteverkets testtjänst, berättar Kristin Westling, gruppchef vid avdelningen Affärsstöd HR. Då upptäckte vi några fel som vi kunde rätta till inför den skarpa rapporteringen av julilönen. Bland annat upptäckte vi att handhavandefel i löneadministrationen resulterade i minustecken i AGI-redovisningen, något som uppstod när vi återbetalat skatt till en anställd.

Mirjam Mischewski och Kristin Westling

Det som löneadministratörerna hos Skanska tycker varit det svåraste är att AGI kräver nya sätt att arbeta och nya rutiner.

– Vi har skickat många frågor till Skatteverket och bett om förtydliganden, berättar Mirjam Mischewski, som är lönespecialist. Vi har förstått att det är mycket som är nytt för dem också, för vissa frågor har svaren dröjt. Det är tufft att vara först när nya regler tas i bruk men vi får se det som att vi är med och banar väg för alla företag som ska in i det här första januari.

En stor skillnad med AGI är att återbetalning av en löneskuld, alltså om en anställd fått för mycket lön, ska ske med bruttobeloppet.

– Det har varit helt tyst om det förändrade regelverket från Skatteverkets sida i media, säger Kristin. Det har varit en utmaning att kommunicera detta till chefer, HR och medarbetare. Det här betyder att det är ännu viktigare att löneberedningen blir rätt från början och att vi inte betalar ut felaktiga löner. Ett stort ansvar läggs nu på våra chefer som måste vara noggranna att rapportera när personer till exempel slutar eller är sjukskrivna. Det blir en utmaning för ett stort byggbolag som oss där många är säsongsarbetare.

– Det är tråkigt när medarbetare blir drabbade, det är ju oftast inte de som gjort fel om det uppstår en löneskuld, fortsätter Mirjam. När det är ett bruttobelopp som ska betalas tillbaka får de ju återbetala mer pengar än de felaktigt fått ut. Skatteverkets syn är att vi ska be våra medarbetare begära jämkning, vilket är krångligt för den drabbade och dessutom inte alltid fungerar så bra. Medarbetaren måste då ha en inkomst att jämka mot, vilket man inte har om man till exempel sommarjobbat hos oss. Alternativet är att vänta till deklarationen och då få tillbaka pengarna.

– Vi som jobbar med lön är måna om att ge bra service och hjälpa medarbetare som på något sätt kommer i kläm, säger Kristin. Men i det här fallet blir vi bakbundna, enligt de nya reglerna får vi inte hjälpa till om någon drabbas av en bruttolöneåterbetalning. Det skapar frustration hos löneadministratörerna, men även hos HR och chefer.

En annan sak som en del kan uppleva som ett problem, eller i alla fall en försämring, är att ekonomer som rapporterar in moms, arbetsgivaravgifter och löneskatter nu har tillgång till enskilda personers löneuppgifter istället för att som förr bara se en klumpsumma.

– De individuella löneuppgifterna har inte varit synliga tidigare hos Skatteverket för våra bolagsekonomer, men det nya arbetssättet har medfört att fler har åtkomst till sekretessbelagda uppgifter. Inget stort problem, säger Kristin, men något som är viktigt att vara medveten om och informera om internt.

Trots allt tror både Kristin och Mirjam att AGI så småningom kommer att leda till förenklad administration i och med att den årliga kontrolluppgiften försvinner. De kan också se fördelar med att flera myndigheter så småningom kan få tillgång till uppgifterna, vilket kommer att minska intygshanteringen.

– En fördel för löntagare är när de får tillgång till Mina sidor hos Skatteverket. Då kan de enkelt se löner och vilka skatter som är inbetalade, speciellt de som har fler än en arbetsgivare, avslutar Mirjam.