En grundregel är att den anställde måste ta ut minst 20 intjänade betalda dagar i ledighet under semesteråret. Denna skyldighet åligger både den anställde och arbetsgivaren. Arbetsgivaren har ansvaret för att personalen får sin betalda semesterledighet och det är arbetsgivaren som till syvende och sist ska förlägga den betalda semestern för varje anställd. Det är inte något som kan överlåtas till de anställda att bestämma om man vill ta ut 20 dagar eller inte. Självklart gäller regeln om minst 20 dagar i ledighet att så många dagar är intjänade. Har en anställd till exempel bara tjänat in 15 dagar ska samtliga dessa dagar tas ut i ledighet och någon möjlighet att spara semesterdagar för uttag senare år finns inte. Som bekant är det endast betalda semesterdagar utöver 20 som får sparas för uttag senare år.

Att en anställd vid semesterårsskiftet har kvar betalda semesterdagar som inte får sparas ska egentligen bara kunna inträffa i en situation. Det är om den anställde har haft hel frånvaro till exempel från huvudsemesterperioden och resten av semesteråret. Frånvaron kan vara sjukdom, föräldraledighet, studier etcetera med en omfattning som är 100 procent av den anställdes sysselsättningsgrad. Det är inte möjligt för en arbetsgivare att bryta en frånvaro för att lägga ut semester. Det är inte heller möjligt att parallellt med frånvaro, till exempel sjukdom, lägga ut semesterledighet. Detta har tidigare varit möjligt men efter nya regler i semesterlagen är detta inte längre möjligt. Försäkringskassan har dock inga invändningar eftersom det inte handlar om ersättning för utfört arbete samtidigt som till exempel sjukpenning betalas ut. Semesterlagen är dock den lagstiftning som en arbetsgivare ska förhålla sig till.

Har en person deltidsfrånvaro, till exempel 50% sjukfrånvaro eller föräldraledighet, ska semester förläggas på den del av arbetsdagen då arbete ska utföras. En hel semesterdag avräknas i sådana fall likväl som att semesterlön för en hel dag betalas ut.

Även om ett företag har korttidsstöd och permitterat personal ska semester läggas ut i vanlig ordning. En anställd som omfattas av korttidspermittering tjänar även in semester i vanlig ordning, det vill säga som om arbete hade utförts efter ordinarie sysselsättningsgrad.

Exempel:
Kalle insjuknade den 1 juli och var helt frånvarande resten av semesteråret. Han hade endast tagit ut en veckas semester under våren vilket innebär att han vid semesterårsslutet hade 20 betalda dagar kvar. Eftersom Kalle från början hade 25 intjänade betalda semesterdagar har han möjlighet att spara fem dagar. Kalle har därmed 15 dagar kvar som ska hanteras enligt reglerna i § 26a i semesterlagen. Det innebär att dessa 15 dagar ska slås samman med de nya intjänade semesterdagarna som ska tas ut kommande år. Eftersom Kalle var sjuk från den 1 juli är frånvaron från den 28 december till och med den 31 mars inte semesterlönegrundande. Det innebär att han endast tjänar in 19 betalda dagar. Tillsammans med de 15 kvarvarande dagarna från förra året blir detta 34 dagar. Av dessa 34 dagar ska 25 dagar föras över till det nya semesteråret. Resten, det vill säga 9 dagar (34-25) ska betalas ut som kontant semesterersättning. Utbetalningen ska ske senast en månad efter semesterårets slut.

Anledningen till detta förfaringssätt är att garantera den anställde som på grund av frånvaro inte tjänar in full semester till kommande år. Skulle man ha betalat ut de 15 kvarvarande dagarna skulle Kalle därmed endast haft 19 betalda semesterdagar i ledighet kommande år. Skulle Kalle bli långtidssjuk och inte alls längre tjäna in någon semester så är han med detta förfaringssätt alltid garanterad 25 betalda semesterdagar i ledighet den dagen han blir frisk och kommer åter i tjänst.

Skulle en arbetsgivare ha försummat sin skyldighet att förlägga minst 20 semesterdagar i ledighet, alltså utan att det har funnits frånvaro som omöjliggjort en förläggning, är min åsikt att man skjuter över de dagar som inte är uttagna och inte heller får sparas till nästföljande år. Anledningen till detta är att syftet med semester är att de anställda ska kunna vara lediga för vila och rekreation. Syftet är inte att förstärka ekonomin för den anställde. Även om man som arbetsgivare har gjort fel så anser jag att felet mildras om man förlägger dagarna i ledighet i stället för att enbart betala ut dem som kontant semesterersättning.