Det finns mycket att tänka på för ett företag som funderar på att byta till sammanfallande intjänande- och semesterår.

Semesterlagen har inget stöd för detta; däremot finns många kollektivavtal med sådana regler. Företag utan kollektivavtal bör tänka efter både en och två gånger innan ett byte sker.

Semesterlagens huvudregel innebär att den period som anställda tjänar in semester löper från och med den 1 april till och med den 31 mars året därpå. Motsvarande period därefter kan den intjänade semestern tas ut i ledighet. Intjänandeåret och semester(uttags)året är alltså åtskilda. Detta innebär en fördel för arbetsgivaren – och egentligen också för den anställde – eftersom man vid uttagsårets början vet exakt hur mycket betald semester som har tjänats in.

Att ha andra perioder för semesterintjänandet kräver överenskommelse i kollektivavtal på förbundsnivå; detta så länge intjänandeåret och uttagsåret är åtskilda. Det råder däremot avtalsfrihet att låta intjänandeåret och semesteråret sammanfalla, det vill säga att den semester som tjänas in under året också får tas ut i ledighet under samma period. Detta är också en vanlig regel i flera kollektivavtal.

Arbetsgivare som inte har kollektivavtal med sådana regler bör dock ta sig en funderare innan man byter från semesterlagens åtskilda år till sammanfallande. Anledningen är att med åtskilda intjänande- och uttagsår vet man alltid hur mycket betald semester som den anställde har tjänat in. Man har så att säga facit i sin hand vid intjänandeårets slut.

Osäkerhet kring betalda semestern

Med sammanfallande intjänande- och semesterår får däremot arbetsgivaren förskottera den betalda semestern. Kring detta råder en osäkerhet eftersom intjänandet kan påverkas av kommande frånvaro och/eller att den anställde slutar innan den uttagna semestern har tjänats in. Det finns inget stöd för arbetsgivaren att kvitta sådan för mycket uttagen betald semester mot andra ersättningar som den anställde har rätt till. För kvittning krävs ett medgivande från den anställde. Har däremot företaget stöd i kollektivavtal för sammanfallande intjänande- och semesterår finns också normalt rätten till kvittning inskriven i avtalet.

Vad gäller kring kvittning?

Vanligt förekommande är att man aningslöst skriver in rätten till arbetsgivarens kvittning av för mycket uttagen betald semester i anställningsavtalet. Trots att den anställde har skrivit på anställningsavtalet med detta kvittningsmedgivande, har den anställde rätt att återta medgivandet. Det är inte heller troligt att ett sådant kvittningsmedgivande hur som helst skulle godtas eftersom det är lämnat ”in blanco”, det vill säga att medgivandet vare sig anger med vilket belopp kvittningen kommer att göras samt när det kommer att göras. Det är inte heller tillräckligt att skriva in reglerna kring detta i företagets personalhandbok. Det krävs alltså ett individuellt kvittningsmedgivande som gäller ett specifikt belopp vid ett givet tillfälle. Det är dock alltid en fördel för arbetsgivaren att informera och beskriva vilka regler som gäller på företaget, till exempel för semesterintjänandet. Detta ökar möjligheten för arbetsgivaren att hävda sin rätt vid tvister med de anställda.

När kan bytet till sammanfallande semester göras?

Hur som helst; hur gör man då om man trots detta vill byta till sammanfallande intjänande- och semesterår? Till att börja med är det just nu i början av året som det lämpligen ska göras. Anledningen är att tidsperioden för sammanfallande semester vanligtvis är kalenderår. Det innebär att det tidigare intjänandeåret får sluta den 31 december (2015). Från och med den 1 januari 2016 gäller alltså i sådana fall att betald semester tjänas in och får tas ut under perioden 1 januari till och med den 31 december 2016. Den anställde har då rätt till full betald semester (under förutsättning att anställningen gäller året ut) redan den 1 januari. Det är inte tillåtet att proportionera rätten till betald semester i förhållande till intjänandet.

Semesterdagar intjänade till den 31 december ska betalas ut

Den semester som har tjänats in fram till den 31 december 2015 ska betalas ut kontant. Anledningen är att det inte finns någon rätt eller möjlighet att spara denna intjänade semester. Vid en semesterrätt om 25 dagar rör det sig om 19 dagar. Det är enbart semesterdagar över 20 som får sparas. Detta innebär givetvis en påfrestning på företagets likviditet. Vid sådan engångsutbetalning ska skatt enligt engångsskattetabellen dras om inte den anställde har jämkning med procentbeslut.

Vad gäller om det finns uttagen förskottssemester?

Har anställda vid anställningens början fått förskottssemester och det har gått fem år sedan denna togs ut är skulden avskriven. Har det inte gått fem år finns det inte någon tvingande möjlighet för arbetsgivaren att kvitta förskottssemestern mot de semesterdagar som ska betalas ut kontant. Denna möjlighet bygger i så fall helt på att den anställde medger detta, till exempel som en del i överenskommelsen att byta till sammanfallande intjänande- och semesterår. I många fall är ju detta ett önskemål från arbetstagarnas sida.