Det finns flera lagregler och utöver det praktiska problem att tänka på kring personalens sommarsemester. Det är därför viktigt att redan nu påbörja planeringen för att allt ska fungera så smärtfritt som möjligt.

Semesterlagen innehåller flera tvingande regler om semesterledighet. En anställd måste till exempel ta ut minst 20 semesterdagar i ledighet under året. Detta under förutsättning att de är intjänade och betalda dagar. En nyanställd som enbart har obetalda dagar kan alltså inte tvingas ta ut semesterledighet.

Sommarsemestern

Inför sommarsemestern eller det som i lagen benämns som huvudsemestern, det vill säga perioden juni-augusti, måste arbetsgivaren planera i god tid. För företag som är bundna av kollektivavtal gäller nämligen skyldighet att förhandla med den fackliga organisationen om hur sommarsemestern ska läggas ut. Även om det formellt heter förhandling är det verksamhetens inriktning och arbetsgivaren som har sista ordet om semesterledigheten. Även företag utan kollektivavtal, men där de anställda är medlemmar i någon fackförening, ska förhandling göras.

Semesterlista

Om företaget inte omfattas av kollektivavtal eller om det inte finns några anställda med facklig tillhörighet behöver inte arbetsgivaren förhandla med de anställda om ledighetens förläggning. Vanligt är dock att någon form av samråd sker. Rent praktiskt kanske arbetsgivaren låter en semesterlista cirkulera där de anställda noterar sina ledighetsönskemål. Om arbetsgivaren behöver ändra på någon eller några anställdas önskade semesterledighet, och man inte blir överens om denna, bestämmer arbetsgivaren när semestern ska tas ut. I sådana fall måste detta meddelas den anställde senast två månader innan semesterns början.

Semesterstängning

Många företag vill stänga verksamheten ett antal veckor under sommaren. Det innebär att de anställda tvingas ta ut sin semester under denna tid. Man kan dock inte tvinga någon som inte har tjänat in betalda dagar i den utsträckning som krävs för semesterstängningen. I sådana fall får arbetsgivaren antingen bevilja förskottssemester eller erbjuda den anställde att arbeta.

Fyra veckor sammanhängande

I normalfallet har de anställda enligt lag rätt till fyra veckors sammanhängande semesterledighet under sommarperioden juni–augusti. Om särskilda skäl finns kan arbetsgivaren även utan stöd i kollektivavtal förlägga huvudsemestern på annan tid. Särskilda skäl kan vara att företagets verksamhet har sin högsäsong under sommaren eller att det inte går att rekrytera semestervikarier under denna tid.

Man kan aldrig tvinga någon att ta ut 25 dagar i semesterledighet under året eftersom den anställde har rätt att spara den femte semesterveckan eller de betalda dagar som överstiger 20.

Om en anställd inte vill vara semesterledig

Det förekommer ibland att någon anställd inte vill vara semesterledig. Oftast beror detta på sociala skäl. Hur detta ska hanteras beror på varje situation. Det som gäller är att det inte finns någon skyldighet att ta ut semester under sommaren. Den kan istället förläggas under annan tid eller delas upp om det är den anställdes önskemål och om det passar verksamheten. Däremot måste sammanlagt minst 20 semesterdagar tas ut i ledighet under året, under förutsättning att så många dagar är intjänade och betalda.

25 dagar ska motsvara fem veckors ledighet

Oavsett hur arbetstiden är förlagd ska 25 semesterdagar motsvara fem veckors semester. Det innebär att om en anställd inte arbetar alla dagar i veckan och tar ut semester ska semesterdagar räknas av för de fridagar som infaller under semesterperioden. I flera kollektivavtal finns regler om att räkna om semesterdagarna för deltidsanställda till så kallade nettosemesterdagar. De motsvarar då det antal arbetsdagar som den anställde kan vara semesterledig. Uträkningen sker genom att dividera antalet arbetsdagar i snitt per vecka med fem och sedan multiplicera detta tal med det antal bruttosemesterdagar som den anställde har.

Exempel:
Oscar är ledig på fredagar. Hans nettosemesterdagar blir 20 (4/5×25). Nettosemesterdagarna räknas enbart av på lediga arbetsdagar. Eftersom det bara är fyra arbetsdagar per vecka räcker dessa 20 nettosemesterdagar till totalt fem veckors semesterledighet (20/4=5).

Förskottssemester

I företag som följer semesterlagens åtskilda intjänande- och semesterår, kan arbetsgivaren bevilja så kallad förskottssemester för nyanställda. Det är arbetsgivaren som i så fall bestämmer hur många dagar som ska beviljas. Det kan vara så många dagar så att den nyanställde tillsammans med eventuellt intjänade betalda dagar får så många betalda dagar så att det är lika med semesterrätten, till exempel 25, eller företagets huvudsemester.

Exempel:
Erik började den 1 januari 2015. Till semesteråret som börjar den 1 april 2016 har han tjänat in sju betalda dagar. Arbetsgivaren kan välja att antingen bevilja 13 dagar i förskott så att det räcker till huvudsemestern 2016 eller så kan han bevilja 18 dagar så att Erik kan ta ut sammanlagt fem veckors betald semester under semesteråret.

Obetald semester

En nyanställd som inte har fullt antal betalda semesterdagar har alltid rätt att ta semester i lika många dagar som sin semesterrätt, till exempel 25 dagar. De dagar som inte är intjänade och betalda eller dagar i förskott är då obetalda semesterdagar. För en månadsavlönad innebär det ett löneavdrag för varje obetald semesterdag på vanligen 4,6 procent av månadslönen. Obetald semester är dock semesterlönegrundande så frånvaron reducerar inte nästa semesterårs betalda semester.

Sjukdom och VAB under semester

Om en anställd blir sjuk eller behöver vårda ett sjukt barn, VAB, under semesterledigheten har han rätt att avstå från att ta ut semesterdagar dessa dagar. Detta måste meddelas arbetsgivaren senast första dagen efter semesterledighetens slut. Arbetsgivaren kan dock bestämma att sjukanmälan eller anmälan om vård av barn ska göras samma dag på samma sätt som vid arbete. Arbetsgivaren måste i så fall ha meddelat de anställda innan de har påbörjat sin ledighet om att byte av semester mot till exempel sjukfrånvaro eller VAB, ska göras samma dag på samma sätt som vid arbete.

Arbetsgivaren kan normalt inte avbryta anställdas semester

Däremot har arbetsgivaren inte rätt att avbryta den anställdes semester. För personer som har någon specialkompetens eller funktion i företaget kan dock detta vara ett önskemål om någon akut situation skulle uppstå. Arbetsgivaren bör då i förväg avtala med dessa personer om möjligheten att kalla in dem under en pågående semesterledighet. Detta är dock något som ska göras restriktivt. Det finns inte bestämt vilken ersättning som ska ges i sådana fall. Någon semesterdag får inte avräknas, vare sig det har varit ett avbrott i semestern en hel dag eller del av dag. Anledningen är att semesterdagar alltid är hela dagar och inte kan avse ledighet del av dag.

Sparade semesterdagar

Om en anställd vill ta ut sparade semesterdagar i anslutning till semesterledigheten ska arbetsgivaren meddelas detta i samband med att årets semesterledighet bestäms. Om minst fem sparade semesterdagar ska tas ut har den anställde rätt att få dem och hela semesterledigheten för semesteråret i en följd.

Sommarvikarier med flera

För personer som är anställda för en period om högst tre månader, till exempel semestervikarier, kan man avtala bort rätten till semesterledighet. Man kan dock aldrig avtala bort rätten till semesterlön. Semesterlönen kan för korttidsanställda betalas ut löpande vid varje löneutbetalning. Den måste särredovisas och får inte ingå i den överenskomna lönen.