Semesterlagens huvudregel innebär att den period som anställda tjänar in semester löper från och med den 1 april till och med den 31 mars året därpå. Motsvarande period därefter kan den intjänade semestern tas ut i ledighet. Intjänandeåret och semester (uttags)året är alltså åtskilda. Detta innebär i praktiken att första anställningsårets semesterledighet är obetald.

Förskottssemester

Det står dock en arbetsgivare fritt att för nyanställda erbjuda så kallad förskottssemester, vilket innebär att den ledighet som tas ut under första sommaren är betald. Den lön som betalas ut under förskottssemestern är en skuld till arbetsgivaren och påverkar inte intjänandet av betald semesterledighet. Det är först om arbetstagaren på egen begäran slutar inom fem år som arbetsgivaren får dra skuldbeloppet mot den semesterersättning som ska betalas ut i samband med att anställningen upphör.

Andra perioder än 1 april–31 mars

Företag som omfattas av kollektivavtal tillåts avtala om andra intjänande- och semesterårsperioder än lagens 1 april-31 mars. Även utan stöd i kollektivavtal kan perioden vara en annan än lagens men då förutsätts att intjänandeåret och semesteråret sammanfaller. Det innebär att den semester som kommer att tjänas in kan tas ut i betald ledighet under samma period.

Semesterdagar upp till 20 måste tas ut i ledighet

Innan den 31 mars måste arbetsgivaren se till att de semesterdagar som inte går att spara tas ut i ledighet. Det är endast de betalda dagar som överstiger 20 som får sparas för uttag senare år. Semesterdagar upp till 20 måste alltså tas ut i betald ledighet. Det finns inte något alternativ att istället betala ut ersättningen för sådana dagar som inte får sparas. Det är alltså en tvingande regel att ta ut semesterdagar upp till 20 i ledighet före den 31 mars.

Fem år gamla sparade semesterdagar

Motsvarande tvingande regel gäller för sparade semesterdagar som är fem år gamla. Även dessa dagar måste tas ut i ledighet innan den 31 mars. Det är endast i kollektivavtal på förbundsnivå som längre sparande kan tillåtas.

Semesterlagen har även en undantagsmöjlighet att spara semesterdagar till ett sjätte år. Detta är dock möjligt endast om det skulle ha uppstått en mycket extraordinär situation som gör det omöjligt att ta ut semesterdagarna det femte året. Denna regel tar dock sikte på situationen då en arbetstagare vill ta ut samtliga sparade semesterdagar, alltså även de som är yngre än fem år, samt även årets 25 dagar. Det kan innebära en ledighet på som längst 10 veckor. Det är alltså inte någon möjlighet att normalt skjuta upp uttaget av fem år gamla semesterdagar till ett sjätte år.

Antalet intjänade semesterdagar

När det gäller semesteromställningen den 31 mars är det i första hand frågan om att beräkna hur många semesterdagar som den anställde har rätt att ta ut i betald ledighet under semesteråret den 1 april 2015-31 mars 2016.

Det är i huvudsak anställningstiden som ligger till grund för intjänandet. Det har inte någon betydelse vilken sysselsättningsgrad som den anställde har haft eller hur arbetstiden har varit förlagd. Även en person som varit anställd hela året men som kanske bara har haft en arbetsdag varannan vecka tjänar in 25 semesterdagar.

Man räknar ut antalet intjänade betalda semesterdagar genom att dividera antalet anställningsdagar med 365. Det framräknade talet multipliceras med den anställdes semesterrätt. Uppstår ett brutet tal ska detta alltid höjas till närmsta heltal.

Exempel: Svea anställdes den 1 augusti 2014. Antalet anställningsdagar fram till den 31 mars 2015 är 243. Antalet intjänade betalda semesterdagar att ta ut från och med den 1 april 2015 blir 17 (243/365×25-16,64). Mellanskillnaden upp till hennes semesterrätt, det vill säga åtta dagar, blir obetalda semesterdagar. Dessa behöver hon dock inte ta ut i ledighet om hon inte vill.

Ledighetens längd

25 semesterdagar motsvarar inte alltid 25 arbetsdagar i ledighet. Huvudprincipen är att 25 semesterdagar ska motsvara fem veckors ledighet oavsett omfattningen av arbetstiden och hur den är förlagd. Det innebär i korthet att semesterdagar även måste räknas av för fridagar under semesterledigheten.

Frånvaro kan påverka intjänandet

Frånvaro kan påverka intjänandet av betald semesterledighet. För viss frånvaro gäller att intjänandet av semesterförmåner är det samma som om personen hade arbetat. Det gäller till exempel för sjukfrånvaro upp till 180 dagar och föräldraledighet i upp till 120 dagar per intjänandeår. Även för tillfällig vård av barn då tillfällig föräldrapenning har betalats ut från Försäkringskassan ges semesterförmåner upp till 120 dagar per intjänandeår. Frånvaro som överstiger antal semesterlönegrundande dagar reducerar därmed intjänandet av betald semesterledighet.

Exempel: Egon har varit anställd hela året men har varit föräldraledig i sex månader, sammanlagt 183 dagar, mellan den 1 juni och den 30 november. Det innebär att antalet intjänade semesterdagar reduceras. Egons betalda semesterdagar för semesteråret 1 april 2015-31 mars 2016 blir 21 (365-63/365×25).