I denna artikel hade fel procentsats på semestertillägg smugits sig in. Detta är rättat den 14 april 2016.

Att räkna ut vilken semesterlön som varje medarbetare ska ha är inte alltid det lättaste; snarare svårare än de flesta kan föreställa sig. Semesterlagen har två olika regler med flera undantag som avgör hur semesterlönen ska beräknas. Avgörande är också om företaget är bundet av kollektivavtal eller inte.

I samband med att intjänandeåret för semester slutade den 31 mars ska semesterlönen räknas ut för de anställda. Detta gäller i vart fall för de företag som tillämpar denna tidsperiod. Företag som omfattas av kollektivavtal tillåts avtala om andra intjänande- och semesterårsperioder än lagens 1 april-31 mars. Även utan stöd i kollektivavtal kan perioden vara en annan än lagens men då förutsätts att intjänandeåret och semesteråret sammanfaller. Det innebär att den semester som kommer att tjänas in kan tas ut i betald ledighet under samma period.

I denna artikel tar jag endast upp hur man räknar ut semesterlön efter lagens regler. Regler med andra beräkningssätt kan finnas i kollektivavtal men semesterlönen får i så fall inte understiga vad lagen stipulerar. Det första man måste veta innan man ska börja räkna ut semesterlönen är alltså om det är lagens regler som ska tillämpas eller kollektivavtalsregler.

När det gäller semesterlagens beräkningsregler finns det som sagt två huvudregler. Den ena beräkningsregeln gäller anställda som har en fast lön och som inte har ändrat sysselsättningsgrad mellan intjänandeåret och semesteråret. Denna regel kallas sammalöneregeln. Den andra beräkningsregeln gäller anställda som inte har fast lön eller anställda som har ändrat sysselsättningsgrad mellan intjänande- och semesteråret eller som har en stor del (minst 10 procent av den totala lönen) rörliga lönedelar, till exempel provision.

Anställda med fast lön

Tillämpas den så kallade samma-löneregeln ska den anställde ha sin vanliga månadslön under semestern samt ett semestertillägg. Tillägget ska normalt betalas ut i samband med ledigheten men kan betalas ut som ett engångsbelopp för alla betalda semesterdagarna i till exempel juni månad, även om semestern tas ut vid ett annat tillfälle. Semestertillägget ska enligt lag vara lägst 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag.

Exempel:
Zandra har en månadslön på 27 000 kr. Eftersom hon inte har ändrat sin arbetstid mellan intjänande- och semesteråret kan arbetsgivaren tillämpa sammalöneregeln när semesterlönen ska betalas ut. Det innebär att hon får sin vanliga månadslön när hon tar sin semester. Utöver detta ska hon ha 116,10 kr i semestertillägg per betald semesterdag. Zandra som har 25 semesterdagar får därmed utöver sin vanliga månadslön även ett tillägg på sammanlagt 2 902,50 kr (116,10×25).

Anställda med rörlig lön

För anställda med rörlig lön, exempelvis timlön eller provisionslön, gäller procentregeln vid uträkning av semesterlönen. Enligt lag ska semesterlönen vara minst 12 procent på bruttolönen under intjänandeåret. Procentregeln ska även tillämpas om en månadsavlönad har ändrat sin sysselsättningsgrad mellan intjänandet och semestertillfället.

Exempel 1:
Samid som arbetar som telefonsäljare har provisionslön. Under intjänandeåret har han fått sammanlagt 325 000 kr i provision. Samid har tjänat in 25 semesterdagar. Hans semesterlön blir 1 560 kr per dag (325000 x 12% / 25). Naturligtvis får han ingen annan ersättning under semesterledigheten.

Exempel 2:
Hugo är säljare och har en fast månadslön och får utöver det provision beräknad efter vad han säljer. Eftersom provisionen är relativt stor ska procentregeln tillämpas även för Hugo. Hans månadslön under intjänandeåret var 20 000 kr. Provisionslön utbetalades med sammanlagt 75 000 kr under intjänandeåret. Hugos semesterlön per dag blir 1 512 kr [(240 000+75 000)x12%/25]. När Hugo tar semester ska alltså 1 512 kr betalas ut per dag. Eftersom Hugo har månadslön måste ett avdrag göras från månadslönen annars skulle han i princip få dubbel lön. Normalt räknas avdraget ut som 4,6 % av månadslönen vilket i Hugos fall blir 920 kr per dag. Provisionslönen blir så att säga automatiskt reglerad eftersom han inte tjänar in någon provision när han inte arbetar. Skulle däremot a conto-provision betalas ut måste ett avdrag göras även från detta belopp.

12-procentregeln kan användas för alla

Det kan ju upplevas som krångligt och omständligt att tillämpa olika beräkningsregler. Arbetsgivaren har därför alltid rätt att tillämpa 12-procentregeln på all personal oavsett vilken typ av lön de har. Däremot får man inte generellt använda sammalöneregeln. Anledningen är till exempel om sysselsättningsgraden har ändrats mellan intjänande- och semesteråret skulle semesterlönen bli fel om man betalade ut den vid semestertillfället aktuella lönen.

Kollektivavtalsregler

Kollektivavtal har oftast motsvarande regler som semesterlagen men med högre ersättningar. Är det fråga om procentberäknad semesterlön gäller oftast till exempel 12,72 eller 13 procent. För månadsavlönad personal är semestertillägget oftast högre, till exempel 0,8 procent.

Antalet semesterdagar

Vid semesteromställningen ska även antalet intjänade betalda semesterdagar beräknas. Det avser de dagar som den anställde har rätt att ta ut i betald ledighet under semesteråret den 1 april 2016-31 mars 2017.

I huvudsak är det anställningstiden som ligger till grund för intjänandet. Det har inte någon betydelse vilken sysselsättningsgrad som den anställde har haft eller hur arbetstiden har varit förlagd. Man räknar ut antalet intjänade betalda semesterdagar genom att dividera antalet anställningsdagar med 365. Det framräknade talet multipliceras med den anställdes semesterrätt. Uppstår ett brutet tal ska detta alltid höjas till närmsta heltal.

Exempel:
Carl anställdes den 1 augusti 2015. Antalet anställningsdagar fram till den 31 mars 2016 är 244. Antalet intjänade betalda semesterdagar att ta ut från och med den 1 april 2016 blir 17 (244/365×25=16,71). Mellanskillnaden upp till semesterrätten om 25 dagar, det vill säga 8 dagar, blir obetalda semesterdagar. Dessa behöver han dock inte ta ut i ledighet om han inte vill.

Frånvaro kan påverka intjänandet

Frånvaro kan påverka intjänandet av antalet betalda semesterdagar. För viss frånvaro gäller dock att intjänandet av semesterförmåner är samma som om personen hade arbetat. Det gäller till exempel för sjukfrånvaro upp till 180 dagar och föräldraledighet i upp till 120 dagar per intjänandeår. Även för tillfällig vård av barn då tillfällig föräldrapenning har betalats ut från Försäkringskassan ges semesterförmåner upp till 120 dagar per intjänandeår. Frånvaro som överstiger antal semesterlönegrundande dagar reducerar därmed intjänandet av betald semesterledighet.

Exempel:
Egon har varit anställd hela året men har varit föräldraledig i sex månader, sammanlagt 183 dagar, mellan den 1 juni och den 30 november. Det innebär att antalet intjänade semesterdagar reduceras eftersom det bara är 120 dagar som är semesterlönegrundande. Egons betalda semesterdagar för semesteråret 1 april 2016-31 mars 2017 blir 21 (365-63/365×25).