För att minimera smittspridningen av coronaviruset har Folkhälsomyndigheten rekommenderat att de som kan bör arbeta hemifrån, även nu i höst. Efter ett antal månader kan vi nu se effekter av det förändrade arbetssättet, både positiva och negativa. Att de positiva effekterna uppskattas av både arbetsgivare och medarbetare är givet, men de negativa konsekvenserna är kanske inte lika lätta att bearbeta.

Det som framstår som det största ”problemet” är arbetsmiljön. Till att börja med måste man konstatera var ansvaret för arbetsmiljön ligger och det är tveklöst arbetsgivarens. Det handlar både om den fysiska och den psykiska arbetsmiljön. Att sitta vid köksbordet kan gå an någon dag eller två men efter flera veckor och månader kan besvär ge sig till känna i form av stelhet och smärta i nacke, axlar och rygg.

Helt enkelt kan man se det som att arbetsgivarens arbetsplats är utlokaliserad vilket innebär att alla arbetsrättsliga krav gäller även när man arbetar hemifrån. Arbetsgivaren ska se till att det finns en bra fungerande arbetsplats med allt vad det innebär i form av sittriktig arbetsstol, skrivbord, bra belysning etcetera. Här är det naturligtvis svårt för arbetsgivaren att utöva tillsyn; man måste helt enkelt lita på sina medarbetare. Det är trots allt medarbetarens privata område och arbetsgivaren har inte tillträde utan medgivande.

Det är dock inte bara arbetsgivaren som har ansvar för arbetsmiljön utan även medarbetaren. Det gäller till exempel att själv uppmärksamma risker i arbetsmiljön och meddela sin chef eller skyddsombud om man upplever att något inte fungerar som det ska. Bara för att man arbetar hemifrån får man inte glömma hur viktigt det är med rutiner och struktur. Sträva efter att behålla den vanliga arbetstiden och kom ihåg att ta pauser, promenader, luncher och fikaraster. Avsaknaden av sociala kontakter och umgänget med arbetskamrater kan också bidra till ohälsa.

Det är bra att ta fram ett policydokument där man klargör de frågor som är aktuella vid hemarbete; till exempel i fråga om arbetsmiljön, arbetstiderna, datasäkerheten, kommunikation, mötestider etcetera. Lämpligen gås detta igenom med varje anställd som får möjligheten att arbeta på distans. Som arbetsgivare är det i alla lägen viktigt att vara tydlig; att tala om vad som gäller.

Man bör ha avstämningsmöten med sina medarbetare även om de arbetar på distans, förmodligen oftare än när arbetet utförs på den vanliga arbetsplatsen. Det kan vara videomöten eller att man har möten på kontoret med regelbundenhet. Man får inte som arbetsgivare avhända sig sin roll som ledare, det är än mer viktigt när personalen inte fysiskt är på sin vanliga arbetsplats.

Hemarbete förutsätter vanligen att man arbetar vid en dator. Det är då mycket viktigt att man går igenom vad som gäller för IT-säkerheten med medarbetarna. Det bör vara arbetsgivarens dator som ska användas eftersom den privata förmodligen inte är skyddad på samma sätt. Uppkopplingen måste klara den belastning som kan uppstå vid till exempel videomöten. E-post ska gå via företagets system och inte den privata mejlklienten. Det bör också klargöras vilka uppgifter och information som inte får behandlas vid hemarbete, till exempel personuppgifter. Se till att det finns en IT-kontaktperson på företaget som medarbetarna kan vända sig till om de upptäcker något som verkar misstänkt. Gå igenom vilka faror och fällor som kan uppstå.