70-procentig ökning i anmälningar på fem år. Fokusområde från regeringen. Tunga kostnader för arbetsgivare. Vi pratar om organisatorisk och social arbetsmiljö, och nu kommer det en ny föreskrift från Arbetsmiljöverket. Alla arbetsgivare ska enligt arbetsmiljölagen vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Den nya föreskriften samlar och tydliggör så att det ska bli lättare att göra rätt.

Ökning i antal

Att vara sjukskriven på grund av psykosocial arbetsmiljö är något som blir vanligare igen. Under 2014 anmäldes 2,6 arbetssjukdomar per 1 000 förvärvsarbetande på grund av ohälsa och sedan 2010 har antalet anmälda arbetssjukdomar relaterade till brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ökat med 70 procent. Det motsvarar 12 000 personer men är långt ifrån noteringen sedan 2003 då antalet personer som innefattades i kategorin var 25 000. Så från att ha minskat så ökar graden av anmälningar på nytt. Och det är klart att det ger inverkan på resultat. Uppgifter som att korttidssjukskrivning medför arbetsgivaren kostnader på cirka tio procent av månadslönen per dag eller att långtidssjukskrivning kostar arbetsgivaren minst 100 000 kronor per halvår gör att det finns anledning att utifrån ekonomiskt perspektiv motverka orsakerna till ohälsa. Och då inte förglömma allt som individen som blir sjukskriven går igenom.

Redovisningsbranschen

Under oktober 2015 genomförde Arbetsmiljöverket inspektioner på 1 600 branschutvalda arbetsplatser, och av dessa hade 55 procent brister. I år ingick bland annat advokatbyråer, revisionsbyråer och redovisningskonsulter i inspektionen, och hos runt hälften av dessa 180 företag som besöktes fanns brister som ledde till krav. Hos revisionsbyråer skapar bokslutstider höga stresstoppar. Vid större revisionsbyråer är hög personalomsättning ett återkommande problem.

Ny föreskrift

Den 22 september beslutade Arbetsmiljöverket om en ny föreskrift för organisatorisk och social arbetsmiljö, för att stävja ohälsa. Anledningen till ohälsa är konstaterad till hög arbetsbelastning, för hög arbetstakt, problem med relationer på olika sätt, orsaker som främst ligger i hur arbetsgivaren organiserar arbete och det sociala samspelet på arbetsplatsen. Den nya föreskriften, AFS 2015:14, tydliggör arbetsgivarens ansvar och är bindande genom ett beslut av Arbetsmiljöverket. Föreskriften riktar in sig just på detta i det förebyggande, systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Hur arbetsmiljö ska hanteras regleras sedan tidigare i arbetsmiljölagen¸ men den nya föreskriften samlar och tydliggör så att det ska bli lättare att göra rätt.

Huvudområden

Föreskriften har tre huvudområden; arbetstid, arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Arbetstiden måste anpassas så att det finns tid för återhämtning och möjligheter att prioritera när det blir mycket att göra. Dessutom ska det sättas upp mål för hur arbetsgivaren ska främja en god social och organisatorisk miljö, vilket kan göras tillsammans med de anställda. Målen kan gälla kommunikation, ledarskap, samarbete eller andra områden som stärker organisationen. Om arbetsplatsen har mer än tio anställda så ska målen finnas skriftligt. Krav ställs på planering av arbetet, och det är därför viktigt att de som har ansvar för arbetsmiljön även ges rätt förutsättningar med utbildning, uttalat ansvar och befogenheter. För detta behövs rutiner och policys för till exempel hur en situation kring kränkande särbehandling ska hanteras. Det återkommande i föreskrifterna är vikten av att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma situationer och händelser som påverkar arbetsmiljön.

Hantering

Hur ska då en arbetsgivare hantera arbetsmiljön så att föreskriften uppfylls? Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har verktyg för att hantera ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Det handlar mycket om att ha rutiner och policys. Här finns paralleller som kan dras till Svensk standard för Auktoriserade Lönekonsulter (SALK), flera delar i SAM-arbetet inkluderas i korrekt hantering enligt SALK. Först är det viktigt att se över den organisatoriska arbetsmiljön. Hur ser villkor och förutsättningar ut för arbetet när det gäller:

  • Ledning och styrning
  • Kommunikation
  • Delaktighet, handlingsutrymme
  • Fördelning av arbetsuppgifter
  • Krav, resurser och ansvar

Det handlar mycket om det som i SALK ligger i BAS-kraven, kring verksamhetens organisation, men även planering av verksamheten. När det gäller de anställda så har SAM-arbetet en tydlighet kring förväntningar på utförande och resultat; vilka arbetsuppgifter ska utföras, vilket resultat ska uppnås och om arbetet ska utföras på något särskilt sätt. Att jobba enligt SALK är för den som jobbar med lön en tydlig rutinbeskrivning där även stor vikt läggs vid arbetsbeskrivning och uppdragsavtal. Precis det som AFS 2015:14 lyfter fram – betydelsen av en klar roll för att främja hälsa snarare än ohälsa. AFS 2015:14 är uppbyggd med tillämpningsområden och allmänna råd som ger arbetsgivare praktiska förslag på hur man kan gå tillväga i SAM-arbetet. Att arbeta med SAM innebär att regelbundet och systematiskt undersöka alla arbetsmiljöförhållanden genom att bedöma risker, göra handlingsplaner, åtgärda och inte minst kontrollera och följa upp att de rutiner som är uppsatta fungerar. Även här handlar det om att göra rätt från början.

Ansvar

Ett meningsfullt och effektivt SAM-arbete sker genom samverkan mellan arbetsgivare och anställda. Den anställde har skyldighet att medverka i utbildning, följa föreskrifter och förordningar, men även skyldighet att påtala risker, påbud och olycksfall till arbetsgivaren. Ytterst ansvarig för arbetsmiljön är arbetsgivaren, men ofta delegeras uppgiften till chefer som då måste känna till arbetsmiljölagstiftningen och de arbetsmiljöregler som gäller för den specifika arbetsplatsen. I de fall arbetsplatsen har fler än fem anställda så ska även ett skyddsombud finnas.

Alla företag har enligt Arbetsmiljölagen skyldighet att bedriva SAM, och inom företaget finns även delat ansvar mellan arbetsgivare och anställd. Den 31 mars 2016 träder den nya föreskriften i kraft.

Hur gör man för att göra rätt?
Såväl Arbetsmiljöverket som Prevent, har kostnadsfria checklistor och andra verktyg för att arbeta med SAM. På Arbetsmiljöverkets finns dessutom en e-learningfilm ”Introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete”.
Exempel på frågor som behöver ställas och besvaras inom organisationen enligt Previa är; Finns det en arbetsmiljöpolicy? Finns det tydliga och välkända mål för arbetsmiljön? Följs dessa mål upp? Finns rutiner för hur SAM ska gå till? Finns skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser? Har behov av kunskap och utbildning för chefer och arbetsledande personal klarlagts och tillgodosetts? Vet alla anställda vilka risker som förekommer i deras arbete? Kontrolleras och utvärderas genomförda åtgärder? Följs arbetsmiljöarbetet upp årligen?