Semesterlagen innehåller flera tvingande regler om semesterledighet. En anställd måste till exempel ta ut minst 20 semesterdagar i ledighet under året. Detta under förutsättning att de är intjänade och betalda dagar. En nyanställd som enbart har obetalda dagar kan alltså inte tvingas ta ut semesterledighet.

Semesterlagen har också flera regler som är dispositiva. Det innebär i vissa fall att arbetsgivaren kan avtala med den anställde om vissa semesterregler, i andra fall att det krävs kollektivavtal på central nivå för att ha avvikande regler jämfört med lagen; det sistnämnda gäller till exempel i fråga om uträkning av den anställdes semesterlön.

Huvudsemesterperioden

Inför det som kallas huvudsemesterperioden, det vill säga juni till augusti, måste arbetsgivaren planera i god tid. För företag som är bundna av kollektivavtal gäller skyldighet att förhandla med den eller de fackliga organisationer med vilka man har kollektivavtal med, hur sommarsemestern ska läggas ut. Även om det formellt heter förhandling är det verksamhetens inriktning och arbetsgivaren som har sista ordet om semesterledigheten. Även företag utan kollektivavtal men där de anställda är medlemmar i någon fackförening ska förhandling göras. I det fallet kan flera olika fackföreningar behöva kallas till förhandlingen.

Samråd

Om företaget inte omfattas av kollektivavtal eller om det inte finns några med facklig tillhörighet behöver inte arbetsgivaren förhandla med de anställda om ledighetens förläggning. Vanligt är dock att någon form av samråd sker. Rent praktiskt kanske arbetsgivaren låter en semesterlista cirkulera där de anställda noterar sina ledighetsönskemål. Om arbetsgivaren behöver ändra på någon eller några anställdas önskade semesterledighet och man inte blir överens om denna bestämmer arbetsgivaren när semestern ska tas ut. Dock måste detta meddelas den anställde senast två månader innan semesterns början.

Fyra veckor sammanhängande

I normalfallet har de anställda enligt lag rätt till fyra veckors sammanhängande semesterledighet under sommarperioden juni-augusti. Om särskilda skäl finns kan arbetsgivaren även utan stöd i kollektivavtal förlägga huvudsemestern på annan tid. Särskilda skäl kan vara att företagets verksamhet har sin högsäsong under sommaren eller att det inte går att rekrytera semestervikarier under denna tid.

Tvingande ledighet

Det förekommer att någon anställd inte vill vara semesterledig. Det kan till exempel bero på att man inte har någon att vara tillsammans med under semestern. Det finns ingen skyldighet att ta ut semester under sommaren. Den kan förläggas under annan tid eller delas upp om det är den anställdes önskemål och om det passar verksamheten och arbetsgivaren godkänner det. Däremot måste sammanlagt minst 20 semesterdagar tas ut i ledighet under året, under förutsättning att så många dagar är intjänade och betalda.

I många fall vill företaget stänga verksamheten ett antal veckor under sommaren. Det innebär att de anställda tvingas ta ut sin semester under denna tid. Man kan dock inte tvinga någon som inte har tjänat in betalda dagar i den utsträckning så att det räcker till semesterstängningen.

Man kan aldrig tvinga någon att ta ut 25 dagar i semesterledighet under året eftersom den anställde har rätt att spara den femte semesterveckan eller de betalda dagar som överstiger 20.

25 dagar är fem veckors ledighet

Oavsett hur arbetstiden är förlagd ska 25 semesterdagar motsvara fem veckors semester. Det innebär att om en anställd inte arbetar alla dagar i veckan och tar ut semester ska semesterdagar räknas av för de fridagar som infaller under semesterperioden. I många kollektivavtal räknas semesterdagarna för deltidsanställda om till så kallade nettosemesterdagar. De motsvarar då det antal arbetsdagar som den anställde kan vara semesterledig. Uträkningen sker genom att dividera antalet arbetsdagar i snitt per vecka med fem och sedan multiplicera detta tal med det antal bruttosemesterdagar som den anställde har.

Exempel: Elisa är ledig på fredagar. Hennes nettosemesterdagar blir 20 (4/5×25).

Nyanställda

För nyanställda, i företag som följer semesterlagens åtskilda intjänande- och semesterår, kan arbetsgivaren bevilja så kallad förskottssemester. Det är arbetsgivaren som i så fall bestämmer hur många dagar som ska beviljas. Det kan vara så många dagar så att den nyanställde tillsammans med eventuellt intjänade betalda dagar får så många betalda dagar så att det är lika med semesterrätten eller företagets huvudsemester.

Exempel: Egon började den 1 januari 2015. Till semesteråret som börjar den 1 april 2015 har han tjänat in sju betalda dagar. Arbetsgivaren kan välja att antingen bevilja 13 dagar i förskott så att det räcker till huvudsemestern eller så kan han bevilja 18 dagar så att Egon kan ta ut fem veckors betald semester under semesteråret.

En nyanställd som inte har fullt antal betalda semesterdagar har alltid rätt att ta semester i lika många dagar som sin semesterrätt, till exempel 25 dagar. De dagar som inte är intjänade och betalda eller dagar i förskott är då obetalda semesterdagar. För en månadsavlönad innebär det ett löneavdrag för varje obetald semesterdag på vanligen 4,6 procent av månadslönen. Obetald semester är dock semesterlönegrundande så frånvaron reducerar inte nästa semesterårs betalda semester.

Sjukdom och VAB

Om en anställd under semesterledigheten blir sjuk eller behöver vårda ett sjukt barn har han rätt att avstå från att ta ut semesterdagar. Detta måste meddelas arbetsgivaren senast första dagen efter semesterledighetens slut. Arbetsgivaren kan dock bestämma att sjukanmälan eller anmälan om vård av barn, VAB, ska göras samma dag på samma sätt som vid arbete. Arbetsgivaren måste i så fall ha meddelat de anställda innan de har påbörjat sin ledighet om att byte av semester mot till exempel sjukfrånvaro eller VAB, ska göras samma dag på samma sätt som vid arbete.

Arbetsgivaren kan normalt inte bryta ledigheten

Arbetsgivaren har däremot inte rätt att avbryta den anställdes semester. Ett önskemål om detta kan gälla personer som har någon specialkompetens eller funktion i företaget. Arbetsgivaren bör i förväg avtala med dessa personer om möjligheten att kalla in dem under en pågående semesterledighet. Detta är dock något som ska göras restriktivt. Det finns inte bestämt vilken ersättning som ska ges i sådana fall. Någon semesterdag får inte avräknas, vare sig det har varit ett avbrott i semestern en hel dag eller del av dag. Anledningen är att semesterdagar alltid är hela dagar och inte kan avse ledighet del av dag.

Semesterlönen

Om semesterledigheten avser betalda semesterdagar ska semesterlönen för dessa dagar betalas ut i anslutning till ledigheten. Tillämpas den så kallade sammalöneregeln får den anställde sin vanliga månadslön under semestern samt ett semestertillägg. Tillägget ska även det betalas ut i samband med ledigheten men kan betalas ut för alla betalda semesterdagar i till exempel juni månad, även om semestern tas ut vid ett senare tillfälle.

För personer med rörlig lön, exempelvis timlön, gäller procentregeln vid uträkning av semesterlönen. Enligt lag ska semesterlönen vara minst 12 procent på bruttolönen under intjänandeåret. Procentregeln ska även tillämpas om en månadsavlönad har ändrat sin sysselsättningsgrad mellan intjänandet och semestertillfället. Detta gäller företag som inte omfattas av kollektivavtal För de arbetsgivare som är bundna av kollektivavtal gäller andra regler; normalt räknas månadslönen om för de dagar som är intjänade efter en annan sysselsättningsgrad.

I vissa kollektivavtal finns regler om minsta semesterlön per dag. Detta garantibelopp ska räknas om i förhållande till den anställdes sysselsättningsgrad.

Sparade semesterdagar

Om en anställd vill ta ut sparade semesterdagar i anslutning till semesterledigheten ska arbetsgivaren meddelas detta i samband med att årets semesterledighet bestäms. Om minst fem sparade semesterdagar ska tas ut har den anställde rätt att få dem och hela semesterledigheten för semesteråret i en följd.

Korttidsanställda

För personer som är anställda för en period om högst tre månader, till exempel semestervikarier, kan man avtala bort rätten till semesterledighet. Man kan dock aldrig avtala bort rätten till semesterlön. Semesterlönen kan för korttidsanställda betalas ut löpande vid varje löneutbetalning. Den måste särredovisas och får inte ingå i den överenskomna lönen.

Semestervikarier

För personer som anställs för att ersätta anställda som går på semesterledighet ska anställningsformen vikariat användas. Denna anställningsform får inte avtalas för en längre period än sammanlagt 24 månader under en femårsperiod. Anställningsformen ”allmän visstidsanställning” får inte avtalas om anställningen avser att ersätta någon under dennes frånvaro. Kollektivavtal kan ha andra regler för tidsbegränsade anställningar.