2020 – året då begreppet ”att jobba hemifrån” fick en helt ny innebörd. Några fixar det galant och tycker om det, andra gör det inte. Vissa arbetsgivare var väl förberedda, flertalet inte alls. För Helene Lidström, som i över 10 år föreläst om vikten av ett digitalt ledarskap, innebar coronapandemin ett rejält uppsving för hennes kunskaper när det gäller att leda medarbetare som befinner sig på en annan plats.

– För tio år sedan jobbade jag på Microsoft och drev där ett stort förändringsarbete gällande arbetsmiljö och kultur, berättar Helene. Vi kom fram till att arbetet inte är en plats utan något vi gör. Vi tittade på hur vi skulle kunna bli mer flexibla, vilket tekniskt stöd som krävdes och hur vi skulle utforma den fysiska miljön för att tillgodose våra behov. Vi försökte dela med oss av våra erfarenheter till kunderna men här mötte vi faktiskt en hel del motstånd. Många kände osäkerhet hur de skulle kunna säkerställa att medarbetarna faktiskt jobbade om de inte var på plats på kontoret. Det är då vi måste sätta fokus på ledarskapet. Genom att ha tydliga mål som går att följa upp, skapa tydliga förväntningar och visa tillit blir arbete på hemmaplan lika självklart och väl utfört som arbetet i kontorslokalerna.

Den rådande pandemin har ju, på gott och ont, gett de flesta tjänsteföretag en skjuts när det gäller arbete på distans. Många fler har också fått förståelse för att saker faktiskt blir gjorda även om medarbetarna inte är på kontoret.

– Det är oerhört viktigt att ge både chefer och medarbetare rätt förutsättningar för hemarbete, fortsätter Helene. I grunden handlar det om tydlighet och tillit. Tydliga förväntningar på det arbete som ska utföras, följa upp arbetet och ge feedback. Just uppföljning och feedback är oerhört viktigt. När chefer och medarbetare inte träffas IRL kan missförstånd lätt uppstå när vi missar viktiga signaler i form av kroppsspråk. Arbete på distans kräver också det som vi populärt kallar självledarskap. Men vad betyder det för just din organisation? Hur ska medarbetarna dela information och jobba i gemensamma projekt? Jag blir faktiskt lite bekymrad när jag inser att ganska få har just de sakerna på plats. Tekniska förutsättningar är sällan något problem, problemet är istället samhörighet och kunskapsöverföring.

Vilka är då de vanligaste felen som organisationer gör när medarbetarna ska arbeta på distans i större utsträckning?

– Många köper in bra verktyg och har duktiga personer på it-avdelningen som kan implementera dessa. Däremot är det sällan man använder sig av pedagoger som ska sätta ramarna för användning och arbetssätt. Många medarbetare tycker att det är chefens ansvar att göra avstämningar, jag tycker att det är ett ömsesidigt ansvar. Var och en ansvarar för sitt eget välmående och utveckling. Däremot måste chefen vara tydlig med vad som förväntas. Många är också lite rädda för vara för tydliga och att detta ska uppfattas som pekpinnar och regler, men jag anser att det är just det man behöver. Om allt kommuniceras rätt så uppfattas det inte så, istället skapas trygghet. Det finns fördelar med att jobba hemifrån men också en hel del utmaningar, det måste man vara införstådd med.

– Den här pandemin kommer att få många att se över sina kontorslösningar, tror Helene. Det är ganska många medarbetare som upplever att de är mer produktiva när de jobbar hemma, vilket är ett dåligt betyg för kontoren. Många behöver skapa berättelsen om arbetsplatsen och hur de ska organisera sig framöver. När ska möten ske digitalt och när lämpar sig en fysisk träff? Hur ska kontorets kvadratmeter nyttjas på ett smartare sätt? Hur ska hög innovationskraft säkerställas? Jag är övertygad om att kontor behövs, en arbetsplatskultur måste skapas genom fysiska möten och sociala sammanhang. Att sedan kunna komplettera detta med möjlighet till arbete från annan plats är enligt min mening det optimala.