Annons
Profilen

David Stiernholm: – Många springer fort men i fel riktning

David Stiernholm är Sveriges enda struktör. Det vet han med bestämdhet eftersom han själv hittat på ordet och också namnskyddat det. Tack vare David får mängder med företagare och chefer mer gjort och mår bättre genom att använda några enkla men otroligt effektiva verktyg.
Text: Tina Sjöström
Annons

Karriären som struktör började med att David Stiernholm själv inte riktigt hade koll.

– För 15 år sedan jobbade jag som controller och verksamhetsutvecklare, jag drev projekt och reste runt i både Sverige och Danmark. Varje vecka reste jag mellan fyra olika städer. Jag hade allt i huvudet, det funkade men var otroligt slitsamt. Vid ett tillfälle sprang jag på en bok om struktur och ordning, blev inspirerad och började tillämpa det jag lärt mig. Enkla saker som att bara göra en enda lista gjorde så stor skillnad. Jag blev helt såld och hittade fler och fler egna sätt att förenkla tillvaron på.

Fler behövde struktur

För nio år sedan startade David egen verksamhet, dock med en helt annan inriktning än den han bedriver idag.

– Jag insåg ganska snabb att det fanns fler än jag som behövde struktur i sin arbetssituation, berättar han. Min affärsverksamhet var egentligen att jobba med strategifrågor men jag märkte att kunderna inte hann göra det vi bestämde på våra strategimöten. Det fanns hela tiden alldeles för många mejl att hantera och små bränder att släcka så det blev ingen tid över till de handlingsplaner vi arbetat fram. Det som en gång gjort skillnad för mig hade andra också nytta av. När jag fick den aha-upplevelsen så har jag enbart ägnat mig åt att hjälpa mina kunder att strukturera upp sin tillvaro.

– Att jobba med struktur är inte bara fyrkantigt och tråkigt, det är riktigt kul, fortsätter David. Det är roligt att man med så små medel kan skapa en så stor förändring. Många jobbar alldeles för mycket idag och känner sig otillräckliga för att de aldrig ligger i fas. Med mina enkla verktyg kan du istället må så mycket bättre. Mycket av det jag säger är självklart när man väl tänker på det men ändå inte lätt att komma på utan lite vägledning.

Stort behov

David Stiernholm jobbar med både stora bolag, organisationer och mindre företag, den gemensamma nämnaren är ofta att man är i en tillväxtfas. Behoven är ofta desamma men med lite olika aspekter.

– I mindre företag handlar det ofta om prioriteringar, att göra rätt saker i rätt tid, säger David. Det gäller i synnerhet om verksamheten är under förändring. Jag möter ofta VDar som upplever att det inte har utrymme för långsiktiga frågor eftersom de är alldeles för operativa. De flesta har svårt att tacka nej till nya uppdrag, trots att de i förlängningen inte är rätt. De ger ju ändå intäkter på kort sikt.

– Om du utvecklar nya produkter eller försöker ta dig in på nya marknader så genererar det garanterat nya uppgifter att göra, fortsätter David. Om du då redan har mycket på ditt bord blir det väldigt trångt. Ett råd från mig är att ha ett lika stort utflöde som inflöde när det gäller uppgifter som ska utföras. Då krävs ett systematiskt arbetssätt annars blir risken att du springer fortare och fortare men i fel riktning.

Enkla verktyg

Att strukturera sin arbetstillvaro ska inte kännas krångligt, snarare tvärtom. Därför använder David enkla verktyg som man lätt kan ta till sig.

– Ett av mina verktyg för att renodla arbetsuppgifterna är en mall på ett liggande A4 som består av tre rutor. Med hjälp av den kan man avgöra vilka arbetsuppgifter som är viktiga och vilka som inte är det. På så sätt hittar man lätt vilka uppgifter man kan göra sig av med. Då får man mer tid över för de viktiga sakerna eller möjlighet att jobba rimligt mycket. Om vi inte sorterar har vi en tendens att bara åta oss uppgifter som är bråttom, oavsett om de är viktiga eller inte. Enkelt men effektivt. Att få en bättre struktur i verksamheten handlar om att uppnå långsiktiga mål, både verksamhetens och de personliga, men det handlar inte om personlig utveckling.

– De arbetsuppgifter som inte leder vidare till målen ska du helst göra dig av med, fortsätter David. Gamla rutiner, som behövdes förr, kanske inte är aktuella längre och bör omvärderas för att frigöra tid. För många kan det vara en god idé att outsourca vissa tjänster, till exempel redovisningen. Själva bokförandet leder inte till målet att nå tillväxt, det tar ofta bara kraft och tid om man ska göra det själv i organisationen.

Det här med redovisningen är lite intressant, det var faktiskt tack vare den vi fick upp ögonen för David Stiernholm. I en krönika för tidningen Entreprenör skrev David att hans främsta rekommendation till nya företagare att lägga ut redovisningen.

– När jag började som egen företagare gjorde jag även min egen redovisning. Jag tror att jag la ner åtta timmar i veckan på den, trots att jag är civilekonom. När jag fick den briljanta idén att anlita en redovisningsbyrå så kunde jag lägga den tiden på att utveckla min egen verksamhet istället. Något som också finansierade redovisningskostnaden med råge.


David Stiernholm  Foto: Jerker Andersson

Organisera, fokusera och automatisera

Vilken yrkesgrupp är det då som har störst behov av Davids tjänster?

– De jag upplever behöver mer stöd är de som är självledda, till exempel frilansare eller företagare i lite mindre bolag. Det kan också vara avdelningschefer i stora organisationer som har många som rapporterar till sig. Antingen har du väldigt skiftande arbetsuppgifter eller väldigt många. Företagare sitter ju till exempel på många stolar samtidigt, man är chef och har samtidigt ansvar för försäljningen, marknadsföringen och personalen. Har man en bra struktur kan man slappna av, man vet att rätt saker blir gjort i rätt prioritetsordning.

David har delat in strukturarbetet i tre områden – organisera, fokusera och automatisera.

– Vi har alla en stadig process av inflöden, de kommer via telefon, mejl, lappar, kollegor, egna idéer, tweets, facebookkommentarer med mera. Allt som kommer till oss måste vi sortera. Vissa saker ska åtgärdas snabbt, andra kanske bara är referensinformation som jag ändå behöver spara så att jag kan plocka fram det när jag väl behöver det. Men du kan inte bara ägna dig åt att hålla ordning, du måste ju göra ditt jobb också. Därför är fokusering viktigt – vad ska jag prioritera, vad avgör om en uppgift är viktig eller inte. Utan fokus gör vi ofta det som är bråttom och får dåligt samvete för att vi inte gör de där viktiga sakerna som ännu inte är så bråttom. Till slut är det bråttom med dem också. Utan fokus blir det en ond cirkel där vi ständigt jobbar med kniven mot strupen.

– Fokusering handlar ofta om distraktioner, fortsätter David. Det plingar i dator och telefon, ogjorda uppgifter ligger framme och stör, kollegor knackar på axeln för att ställa en fråga. Här kan faktiskt kontorslandskap vara en riktig utmaning. Ett tips är att inte tillåta sig att bli störd, stäng av mejlen och telefonen när du behöver fokusera på en uppgift.

Det tredje området är att automatisera. Mycket av det vi gör är inte unikt utan kan återanvändas i form av checklistor eller mallar.

– Genom att automatisera vissa saker går de fortare och frigör därmed tid till de uppgifter som kräver din fulla energi, fastslår David.

Skapa struktur som tilltalar

David beskriver sina arbetsmetoder på ett både avslappnat och roligt sätt. Det känns som om han har allt tid i världen över för oss i reportageteamet. Förmodligen behöver han inte sitta och fundera på om han svarat på det där mejlet eller inte – sådana saker har han ju ordning på. En fundering som dyker upp är att många företagare också är entreprenörer och kreativa i sitt yrke. Går det verkligen att förena med struktur och ordning eller går kreativiteten förlorad när man ska ordna in sin tillvaro i rutiner?

– Så är det faktiskt många som tänker, svarar David. Jag upplever istället att struktur och kreativitet faktiskt berikar varandra. Det är lättare att vara kreativ och fri om du vet att det inte ligger några fakturor och förfaller. Det finns inget annat som pockar på din uppmärksamhet utan du kan ägna dig fullt ut åt din kreativa process. Det handlar ju inte om att strukturera det som är kul och engagerande i ditt jobb utan det vardagliga som måste funka, det vi helst inte vill lägga energi på. Kan du automatisera vissa uppgifter så blir du ännu friare att kreera.

– Det går heller inte att trycka in alla i samma mall, fortsätter David. Alla är olika, några inspireras av den perfekta penna som inte kladdar, andra av tekniska apparater, synkningar och script. Vissa är alltid på samma plats medan en del inte ens har något kontor. Därför blir strukturen olika för olika personer. Det klassiska misstaget är att sprida sina uppgifter. Man har lite i huvudet, något i kalendern, markerar mejl som oläst, ber kollegor påminna och lägger viktiga uppgifter överst i högen. Därför handlar struktur ofta om att samla noteringar på få ställen. Hur du gör det är mindre viktigt, några har listor, andra använder appar och en tredje kanske skriver allt på post-it lappar eftersom det är så himla skönt när man kan knyckla ihop dem.

Skönt att ha tråkigt

– Fler och fler upplever ett större inflöde av information idag, säger David. När mejlkontakter inte fungerar fort nog sätter företaget upp en intern chatfunktion eller interntwitter. Ytterligare kanaler att bevaka alltså. Då gäller eget ansvar och att kunna prioritera, annars är det svårt att få något vettigt gjort.

– I vår familj har vi bestämt att hemmet är en fredad zon, berättar David vidare. Alltså inget jobb hemma. Det gör att jag inte, som många andra, kan slutföra jobb efter nio när ungarna lagt sig. Det har fört med sig att jag måste vara mer effektiv på jobbet, vilket jag tycker är skönt. Det är också en skön känsla att ibland sitta i soffan och faktiskt ha lite tråkigt hemma. Har man inget att göra är det lätt att istället jobba lite. Jag tror att fler har behov av att ha lite tråkigt då och då.

 

David Stiernholm

Bor: I Vedhall, 2,5 mil nordväst om Göteborg.

Familj: Ja. Fru och två barn, tvillingar på 6 år.

Fritidsintresse: Växthuset och pappersslöjd.

Reser helst: Det skiftar, i sommar blir det till Brügge. Gör ett hembyte varje sommar, byter alltså hem med en okänd familj i ett annat land, kan enligt David varmt rekommenderas.

Oanad talang: Samlar musikinstrument. Spelar bland annat oboe, nyckelharpa, flöjt och filippinsk mungiga.

Aktuell med: Boken ”Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar” som gavs ut i april 2012 och redan sålts i 6 000 exemplar.

Aktuella artiklar
Annons
Annons
Annons
Annons
Annons