Vad innebär digital inlämning?

Den digitala inlämningen innebär att årsredovisningen skickas in med en programvara som gör det möjligt för Bolagsverkets system att tolka och förstå informationen. Det är just inlämningen av årsredovisningen som det handlar om det vill säga att den fysiska underskriften av fastställelseintyget ersätts med att en avskrift av årsredovisningen lämnas in digitalt. Själva underskriften av årsredovisningen omfattas inte. Originalet av årsredovisningen ska skrivas under på papper som vanligt eller med elektronisk signering på de sätt som tillåts i årsredovisningslagen.

För att det ska vara möjligt för Bolagsverkets system att tolka och förstå informationen har alla poster som årsredovisningen innehåller definierats och ”taggats” enligt en särskild taxonomi. För att årsredovisningen ska kunna lämnas in digitalt behöver den vara upprättad med en programvara som taggat alla poster i årsredovisningen enligt de definierade begreppen. Det går alltså inte att bara skanna in originalet av årsredovisningen och skicka in den som en pdf-fil.

Arbetet med att tagga begrepp har genomförts av Bolagsverket tillsammans med tre andra myndigheter: Bokföringsnämnden, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Utgångspunkten har varit att återanvända de begrepp som definierades för årsredovisningar upprättade enligt K2. Därefter har Bolagsverket byggt på med det som behövs för en K3-årsredovisning. En årsredovisning som är upprättad enligt K2-regelverket ska följa de scheman för förvaltningsberättelsen, resultaträkningen och balansräkningen som K2 anger. En årsredovisning som är upprättad enligt K3-regelverket är inte lika styrd utan kan upprättas med en större variation. För att göra det möjligt att lämna in en årsredovisning enligt K3 har antalet definierade begrepp dubblerats och uppgår nu till ca 2 000.

Erfarenheter från digital inlämning av K2-årsredovisningar

Sedan det blev möjligt att lämna in K2-årsredovisningar digitalt har ca 6 500 årsredovisningar lämnats in via sex olika programvarutillverkare. Av de årsredovisningar som lämnats in är det ett fåtal som innehållit en revisionsberättelse.

Det uppdrag som Bolagsverket haft är skapa möjligheten att lämna in årsredovisningen digitalt men sedan har det varit upp till varje programvarutillverkare att skapa program för detta. I flera program är det idag möjligt men inte i alla. Den årsredovisning som lämnas in ska bestå av en enda fil. I det fall som årsredovisningen innehåller en revisionsberättelse ska även revisionsberättelsen ingå i filen. Det har varit ytterligare en utmaning eftersom årsredovisningen och revisionsberättelsen ofta upprättas i olika program och då behöver sammanföras i en fil.

Vad är nästa steg?

Bolagsverket har redan fått i uppdrag att utveckla tjänsten för koncernredovisningar upprättade enligt K3 och för andra företagsformer än aktiebolag.

Utmaningen är nu att öka antalet digitalt inlämnande årsredovisningar. Det förs diskussioner kring hur det ska göras. Ska det bli obligatoriskt? Ska det avgiftsbeläggas om företaget lämnar in årsredovisningen på papper? Än så länge är inte något bestämt.

På såväl Skatteverket som Statistiska centralbyrån arbetar man nu parallellt vidare med vilka ytterligare uppgifter som kan lämnas in digitalt.  Myndigheterna ser också över vilka uppgifter som företagen redan lämnat in digitalt och som kan återanvändas så att företagen inte behöver lämna in uppgifterna flera gånger.

Vad gör Srf konsulterna?

Det finns idag en fungerande process för att lämna in avskrifter av årsredovisningar digitalt till Bolagsverket. Det betyder inte att arbetet är färdigt. Som alltid när något nytt införs upptäcks en och annan förbättringsmöjlighet. Från Srf konsulternas sida för vi en dialog med Bolagsverket, Näringsdepartementet och programtillverkarna i syfte att få till den bästa möjliga lösningen. Vi tar därför tacksamt emot synpunkter som vi kan använda för att hjälpa till att optimera processen.