Srf konsulterna har genom sitt samarbete med programleverantörerna sammanställt användarvillkoren för fem ledande leverantörer: Visma, Björn Lundén, Procountor, Wolters Kluwer och Hogia Data. Även Fortnox har ingått i urvalet, men har valt att inte delta i undersökningen.

Programvaran är ett arbetsverktyg för redovisningskonsulten, men bokföringen är kundens. Det innebär att leverantörens villkor för användningen påverkar både byrån och slutkunden. Därför kan det vara viktigt att veta vad som gäller i olika situationer, till exempel vem som får stå för merkostnaden vid driftsstörningar eller vad som händer om man vill avsluta avtalet.

Undersökningen baseras på frågor till programleverantörerna samt analys av avtalsvillkoren, och resultaten redovisas med kommentarer enligt nedan.

1 Kan leverantören erbjuda tjänster som konkurrerar med byrån?

Av de leverantörer som svarat framgår att man konsekvent fokuserar på relationen med byrån, och att inga kopplingar sker till slutkunden om inte kunden själv tecknar ett avtal för att få en egen licens hos leverantören, till exempel för att läsa rapporter eller för att sköta sin fakturering i samma programvara. Detta är en viktig punkt för att inte byrån och programleverantören ska konkurrera i sin relation och leverans till slutkunden.

2 Påverkar kundvolymen byråns licenskostnader?

Här finns det skillnader i affärsrelationen mellan leverantören och byrån. Björn Lundén och Wolters Kluwer har ett fast pris som inte påverkas av antalet kunder. Hos Visma är det gratis om byrån har fler än fem slutkunder som har tecknat egna avtal och hos Hogia är priset fast utom för vissa produkter där antalet transaktioner avgör. Procountor erbjuder programvaran gratis till byrån och tar bara betalt av slutkunder och har därmed den billigaste lösningen. Hos flera leverantörer (se tabellen nedan) innebär även affärsmodellen att byrån får en provision på att deras slutkunder även tecknar egna licensavtal. Wolters Kluwer och Hogia erbjuder däremot inte sådana ersättningar.

3 Finns tillgång till räkenskapsinformation efter avslutat avtal?

Detta är en mycket viktig frågeställning eftersom slutkunden har en arkiveringsplikt under sju år enligt Bokföringslagen. Möjligheten att få tillgång till gammal information är därför nödvändig för att inte byråns val av programvara ska riskera att kunden begår bokföringsbrott om avtalet sägs upp.

Här har Visma och Procountor den bästa lösningen genom att ge möjlighet att ha tillgång till slutkundens räkenskapsinformation under hela den tid som krävs enligt Bokföringslagen även om avtalet avslutas. Hos Björn Lundén och Wolters Kluwer har man 30-60 dagar på sig att hämta ut informationen efter avslut, och om detta inte sker kan problem uppstå. Hogia rekommenderar att man tar ut SIE-filer vid avslut av avtalet, men dessa innehåller inte alltid all den information som krävs enligt lagen.

4 Finns tydliga skydd mot att kunddata sprids till andra enligt GDPR-kraven?

Alla de leverantörer som ingår i undersökningen har tydliga integritetspolicys som innebär att data om slutkunderna inte används utanför den bearbetning som byrån gör. Det är viktigt eftersom GDPR förutsätter att de underleverantörer som byrån använder inte ska hålla en lägre skyddsnivå för personuppgifter än byrån eller den som är personuppgiftsansvarig.

5 Vad händer om driftsstörningar hos leverantören hindrar byråns verksamhet?

En molnbaserad miljö har många fördelar, som till exempel att uppdateringar och backup sker automatiskt. Men det finns även risker, till exempel om en driftsstörning eller datahaveri uppstår hos leverantören så påverkar det direkt ett stort antal byråer. Samtliga leverantörer har löpande mycket bra backup-rutiner som skapar flera kopior löpande av den bearbetning som sker i systemen. Men tiden från ett driftsstopp till fortsatt drift kan orsaka merkostnader för byrån som ersätts olika. Ingen leverantör tar fullt ansvar för eventuella merkostnader som uppstår vid driftsstörningar, men Visma och Wolters Kluwer kan erbjuda en viss återbetalning av licensavgiften i dessa situationer. Björn Lundén kan utvidga detta något om felet beror på uppenbar oaktsamhet från dem och Hogia vill göra en bedömning från fall till fall. Någon större kompensation för sådana merkostnader bör dock inte byrån räkna med från någon av leverantörerna, och mot bakgrund av de avancerade backup-rutiner som tillämpas är även stopptiden sannolikt relativt kort och därmed blir även merkostnaden relativt låg.

Slutsatser

De leverantörer som ingår i undersökningen har generellt sett en juridisk profil som byrån kan vara trygg med. Främst avser detta att kunddata skyddas enligt kraven i GDPR och att man har hög datasäkerhet genom avancerade backup-rutiner. Största skillnaden finns för tillgången till information efter avslutat avtal, vilket inte bara behöver bero på byte av byrå eller programvara, utan även kan uppstå när en verksamhet läggs ned eller avslutas på grund av pension. Kraven enligt Bokföringslagen att spara räkenskapsinformation i upp till sju år gäller även då, och här har Visma och Procountor den tydligaste lösningen genom fri tillgång till gamla data även efter avslutat avtal.