Rapporten bär namnet ”80% e-faktura i Sverige 2024”, vilket anspelar på en målsättning från NEA och andra intressenter i sammanhanget. Rapporten beskriver i vilken utsträckning e-faktura används i dag och kartlägger vilka faktorer som talar för och emot att e-faktura sprids ytterligare.

– När myndigheter och storföretag som banker, försäkringsbolag, telekombolag och andra med stor fakturahantering går över till att skicka och ta emot e-fakturor går utvecklingen mycket fort. Det gör att även medelstora och mindre företag ställer om och då märks fördelarna med e-faktura för alla inblandade. Det ökar i sin tur spridningen ytterligare. Det ser vi exempel på i bland annat Finland och Norge.

Underlag

Gunilla Jaltsén jobbar till vardags med affärsutveckling, med titeln Value Proposition Manager vid Visma Spcs. Arbetsgruppen har tagit ställning till olika forskningsrapporter för att få en så korrekt och aktuell bild som möjligt av användandet av e-fakturor i Sverige.

– Det är omöjligt att sätta någon exakt siffra på hur många av alla de fakturor Sveriges 1,2 miljoner företag hanterar som är e-fakturor. Men vi kan tryggt säga att det borde vara långt fler och att det här finns mycket att vinna för företagen och de som hjälper dem med sina affärer, exempelvis redovisningskonsulter.

Konsultens roll

För de som inte längre skickar fakturor med post är mejlade PDF-fakturor vanligast. Men en PDF-faktura är inte en e-faktura. E-fakturor är ”fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt.” Rapporten använder samma definition som Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277).

E-fakturor görs i, och skickas direkt ifrån, ekonomisystemet av kunden (eller av konsulten – om det uppdraget finns). Det betyder att en redovisningskonsult sannolikt behöver visa kunden hur det ska göras. På samma sätt tas en e-faktura emot automatiskt av ekonomisystemet och kan attesteras av kunden i mobilen eller på datorn.

– Hanteringen är väldig enkel att lära sig, för konsulterna och kunderna. Tipset är att börja med de kunder man vet är mest intresserade av att jobba smartare och mer effektivt, säger Gunilla Jaltsén.

I realtid

En undersökning från Oslo economics citeras i rapporten. Där framgår att 90 procent av e-fakturorna betalas i tid. Motsvarande siffra för PDF-fakturor är 72 procent och för pappersfakturor 66 procent.

– Våra erfarenheter från branschen säger oss samma sak. Till det kan vi lägga att e-faktura, för både konsulten och kunden, ger en realtidsbild av företagets ekonomiska ställning. Det ger nya förutsättningar för färsk statistik och aktuella analyser som kan hjälpa företagen, konsulternas kunder, att förbättra sina resultat. För mig låter det som en bra målsättning att börja nya året med, avslutar Gunilla Jaltsén.