Bakgrund

I samband med att en arbetsgivare planerar och sedan genomför en kick-off uppkommer ett antal frågor av skatterättslig karaktär. I den här artikeln går vi igenom vad man bör tänka på för att företaget ska kunna få fullt avdrag som för en driftskostnad och för att de som deltar inte ska bli förmånsbeskattade som för en privat levnadskostnad.

Detaljerat program

För att full avdragsrätt ska bli aktuellt är det en stark rekommendation att ta fram ett så detaljerat program som möjligt.

Av programmet ska alla datum och klockslag för kick-offens början och slut framgå samt alla aktuella programpunkter under den tid aktiviteten pågår.

Rör det sig om en kick-off som pågår över två eller flera dagar är det viktigt att programmet innehåller relevanta arbetsuppgifter under minst sex timmar per dag. Om timkravet inte uppfylls för avrese- och hemresedagen, på grund av tidsskäl, påverkar det normalt inte avdragsrätten eller förmånsbeskattningen.

Sextimmarskravet ska inte tolkas som att en konferens som är kortare än en heldag, som exempelvis varar en halvdag mellan 13.00-17.00 och som börjar med en gemensam lunch, inte är fullt avdragsgill.

Finns det ett program som visar att man under de fyra timmarna ägnar sig åt för verksamheten relevanta arbetsuppgifter är även en halvdagskonferens avdragsgill.

Resor

Om kick-offen anordnas utanför företagets lokaler är resan tur och retur till konferensanläggningen en tjänsteresa som arbetsgivaren tar kostnaden för. Någon beskattning för resan av de anställda som deltar blir inte aktuell.

Skulle däremot arrangemanget genomföras på arbetsplatsen där de anställda har sitt tjänsteställe, uppkommer en skattepliktig förmån om de anställda exempelvis får ta en av arbetsgivaren betald taxi hem till bostaden när kick-offen och middagen är slut.

Boende

Under en pågående konferens är de anställda på en tjänsteresa och någon beskattning för boendet blir inte aktuell. Som huvudregel ska en övernattning, för att vara skattefri, göras utanför en femmilsgräns från tjänstestället eller den anställdes bostad.

I samband med kick-offer/konferenser anser Skatteverket att det inte uppkommer någon bostadsförmån även om övernattningen sker inom denna femmilsgräns.

Traktamente

På många arbetsplatser får de anställda traktamente i samband med tjänsteresor. Det finns inga skatterättsliga undantag för traktamente i samband med kick-offer. Däremot kan ju arbetsgivaren bestämma att några traktamente inte utbetalas i samband med företagets kick-offer då alla ökade levnadskostnaderna betalas av denne. Vår uppfattning är att det oftast fungerar så på de flesta arbetsplatser.

Det är dock inget som hindrar att en anställd själv yrkar avdrag i sin egen inkomstdeklaration för de kostnader, i form av framförallt matkostnader, som arbetsgivaren eventuellt inte betalar.

Om anhöriga får delta

Om anhöriga får delta och dessa inte är anställda på företaget kan det uppkomma en skattepliktig förmån beroende på i vilken grad dessa får delta.

Om anhöriga deltar under hela kick-offen kan det påverka hela arrangemangets klassificering. Risken för att Skatteverket och domstolar anser att en kick-off är något annat än en beordrad tjänsteresa ökar i samma grad som de anhöriga får delta.

Om anhöriga får delta bör dessa stå för alla sina kostnader själva. Om företaget tar kostnaden uppkommer en beskattningssituation och det blir normalt den anställde som påförs beskattningen för medföljandes resa, boende och måltider.

Rör det sig om en kick-off i exempelvis företagets lokaler och de anställdas respektive endast deltar på en middag medges avdrag enligt reglerna om intern representation i form av en personalfest. Notera att reglerna om avdragsrätten för måltider föreslås slopade från och med den 1 januari 2017.

Kommentar

Bevisbördan för full avdragsrätt för kostnaderna kopplade till kick-offen ligger på företaget. Att dokumentera allt som händer för att kunna besvara en förfrågan från Skatteverket, som kommer kanske något år senare, är därför mycket viktigt. Spara därför programmet, mötesanteckningar och allt annat material som ökar företagets möjligheter att visa sin avdragsrätt.

Text: Jan-Erik Persson, Wolters Kluwer