Åsa Lovén jobbar bland annat som projektledare vid förberedelser och upphandling av HR- och lönesystem. Eftersom nya tekniska lösningar – smarta applikationer, mobilanpassningar och molntjänster – aktualiserats de senaste åren är det många som står inför en systemupphandling. Men att upphandla ett system kräver en hel del förarbete och Åsa Lovén vet vad.

– Det allra viktigaste är att göra en behovs-identifiering. Vad är det företaget behöver och varför. Vilka verktyg behövs för att löneavdelningen ska kunna göra ett jobb som passar den egna organisationen. Kanske behöver man inte upphandla ett helt nytt system? I många fall går det att vässa den befintliga lösningen, vilket ibland kan ge tillräckliga effekter. Viktigt är också att man ser över hela processen med tidsinsamling och rapportering. Effekterna uppnås inte om en manuell hantering av tid, alltså manuell registrering utifrån underlag, kvarstår i organisationen.

Jobbar man i en större organisation föreslår Åsa att man sätter ihop en arbetsgrupp som aktivt jobbar med frågan. En mindre organisation har kanske inte de resurserna, men det är viktigt att personen som driver frågan också har beslutsrätt.

– Att upphandla ett helt nytt system, eller nya applikationer till ett befintligt system, är inget som en lönespecialist gör på egen hand. Här bör ledningsgrupp, vd, HR-chef, lönechef eller ekonomichef vara drivande. Man måste vara beredd på kostnader utöver själva systemet, till exempel kostnader för införande, drift och förvaltning.

När man identifierat sitt behov ska man sätta samman en kravbild, gärna både generell och tydlig så att leverantörernas svar är lätt att värdera.

– I kravställningen bör man exempelvis ange vilka kollektivavtal man följer, vilka funktioner man behöver, hur driften ska skötas, vad som ska ingå i ett eventuellt underhåll och support. Förr skickades ofta detaljerade kravspecar på runt 400 krav till leverantörerna men det tycker jag är onödigt. Det flesta leverantörer inom segmentet har produktapplikationer som är väl anpassade, där de flesta grundkrav redan är uppföljda. Ett bra skrivet anbudsunderlag gör beslutet så mycket lättare. Jag tycker också man bör ställa frågan om den egna organisationen ska ha kompetens för tabellunderhåll och liknande eller om man ska köpa den tjänsten. Det är viktigt att tänka igenom hur samarbetet ska se ut. Det system du köper idag ska du förmodligen leva med i många år så tänk långsiktigt. Och glöm inte fråga efter referenser, då kan du själv kontakta dessa och ställa frågor om både systemet och leverantören.

En vanlig fallgrop vid systemupphandling – det gäller så klart inte bara för HR- och lönesystem – är att beställaren underskattar den tid man måste vara beredd att lägga ner.

– Oavsett om du upphandlar ett helt nytt system eller nya moduler till ditt befintliga så måste du vara beredd på att det krävs en stor arbetsinsats utöver ditt vanliga arbete, säger Åsa. Många underskattar också vikten av att göra en ordentlig analys på hemmaplan. Men tänk på att det inte handlar om någon ”rocket science”. Det är ofta standardsystem vi pratar om, med processer som ska stödja en väl utarbetad löneprocess i de flesta organisationer. Och inget system i världen löser problem med bristfälliga rutiner eller en otillräcklig organisation.

För den som vill lära sig mer om just systemupphandling för lönesystem så kommer Srf konsulterna under våren att genomföra en serie frukostmöten. Vid fem tillfällen kommer Åsa Lovén att berätta vad man bör tänka på. Man kan välja att vara med på alla fem eller enstaka tillfällen. Håll utkik på srfutbildning.se för exakta datum.