Lali Fjellström, Branschansvarig Redovisning vid Srf konsulterna ledde samtalet under mässan Ekonomi & Företag.

Byråledarna har tre olika programleverantörer (Visma, Fortnox, Björn Lundén) men drar alla samma slutsats: digitalisering och automatisering sparar tid för byrån och kunden och gör det möjligt att förbättra kundens och byråns resultat genom ökad rådgivning. Men så var det den där frågan: hur?

Lärorikt i Lindome

Anna Hussfelt Axelsson äger och driver Lindome Lön och Redovisning i Mölndals kommun. Byrån började sin digitalisering 2018 och har sedan dess fördubblat sin personalstyrka. De nya tjänsterna är mycket efterfrågade.

– Vi började digitalisera i januari. Gör inte det. Börja efter semestern, ni vet alla varför. Vi började med de största kunderna, de största flödena och gjorde dom 100 procent digitala. Sedan gick vi vidare med kund efter kund. Vi väntade inte. Vi satte inte upp några delmål, det var allt eller inget för kunden. För oss var det rätt.

– Alla på byrån fick bli projektledare för vår digitalisering. Jag tyckte det var så roligt att det smittade av sig på personalen. Vissa kunder var mer tveksamma, så vi åkte ut till dom och hade igångssättningsmöten, det var ett bra drag. Nu vill kunderna vara digitala, vi får många nya kunder på referens för att vi är kända för att jobba digitalt.

­– Det blev snabbt uppenbart att vi fick tid över när vi digitaliserat en kund, personalen fick tid till annat. Exempelvis att spontanringa, kolla läget och prata om olika former av rådgivning. Det är väldigt uppskattat bland både personalen och kunderna och har gett oss mer affärer.

Givande i Gävle

Linda Asplund har bakgrund som säljare och driver Norengs Redovisning i Gävle. Med starkt fokus på sälj och digitalisering.

– Vi tillät oss att ställa enkla och dumma frågor i början. Vilka system finns? Hur ser vår leverans ut i dem? Vi insåg att detta inte är en enmansshow, vi behövde support och fick det. Vi har jobbat med kunderna på samma sätt, vi beväpnar oss med tålamod och anstränger oss för att de ska känna sig trygga med de nya lösningarna. På plats hos dem, om de vill det.

­– Kanske satte vi ribban lite för högt, men sitter vi och väntar på att det kommer en dag när vi vet exakt hur vi ska göra så kommer vi ingenstans. Bättre att ta ett steg framåt och två tillbaka ibland. Vi måste våga vara framåtlutade och våga föreslå nya lösningar. Modigt ledarskap ger modiga medarbetare och modiga kunder.

– Vi förmedlar klart och tydligt vad vi gör till kunderna. Vi sätter tydliga och realistiska delmål tillsammans och driver på så att vi lyckas. Kunderna matas med budskap som ”Gör din egen redovisning för 99 kronor/mån”, vi måste hela tiden göra klart för kunderna hur mycket vi gör för dom.

– Att digitalisera är inget val. Antingen åker man med i tredje vagnen, eller någon annanstans i tåget, eller så blir man kvar på perrongen och lägger ner. Den kapacitet vi frigör kan vi ägna åt analyser som är lönsamma för kunden, det ger hur många nya affärsmöjligheter som helst.

Marginaler i Mullsjö

e-balans AB grundades av Susanne Sulander 2005. Den växande byrån har säte i Mullsjö, Jönköpings län. Fokus ligger på digitala lösningar för ägarledda små och medelstora företag.

– För fyra år sedan började vi göra e-pärmar. Nu ser jag inte oss som fullt digitaliserade förrän vi släpper vår lokala server och lägger ut allt på molnet. Och alla helt slutar med post it-lappar.

­– Vi satte tidigt mål för vår digitalisering men följde inte upp dem, alltså blev många av dem inte verklighet. Bland annat för att jag skulle ansvara även för det. Med en tydlig projektledare blev det rätt tryck i omställningen. Nu har vi till exempel mål för året och för 90 dagar framåt som alla följs upp.

– I kunddialogen får man vara lite psykolog: ´Jaså, du jobbar i Excel, då är det enkelt för dig att lägga in fakturor i systemet också.´ Sedan får kunden känna sig trygg i den hanteringen innan vi går vidare med fler delar. Alla kunder ska bli helt digitaliserade, det får ta olika lång tid för var och en. Men ingen ska komma med en bunt papper till dörren.

– Vi har gått från löpande till fast prissättning och att tillvarata det värde vi kan leverera när vi inte längre behöver sitta och knappa in leverantörsfakturor och annat. För att inte räkna bort oss i omställningen tog vi hjälp av vår programleverantör. Nu kan vi verkligen fokusera på rådgivningen.

­– Vårt system gör det också enklare att sitta ner med kunden och prata om den långsiktiga målsättningen, att planera och göra ett årshjul. Vill man ha en miljon på kontot om ett år? Bli skuldfri så fort som möjligt? Då jobbar vi proaktivt med vår rådgivning mot det målet, den löpande redovisningen bara flyter på i vardagen.