Visst går det att arbeta digitalt och följa bokföringslagen men i vissa fall behöver vi höja blicken och se vilka andra saker som påverkas förutom hanteringen av till exempel fotade kvitton och skannade leverantörsfakturor. Vi ska i den här artikeln berätta om några saker som kan vara bra att tänka på.

När det gäller frågan om vad som är räkenskapsinformation och i vilken form den ska sparas skiljer bokföringslagen på räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan och den som företaget har upprättat självt. När det gäller till exempel fakturor och kvitton som företaget tar emot från någon annan ska dessa alltid sparas i den form som de togs emot. Det innebär att om fakturan tas emot på papper ska den sparas på papper och om den tas emot i elektronisk form ska den sparas i elektronisk form. Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får företaget efter tre år dock kasta pappersfakturan om den skannats in. Regeln i bokföringslagen som innebär att pappersfakturan eller papperskvittot inte kan kastas direkt kritiseras ofta eftersom många företag arbetar med att skanna fakturor eller med appar där anställda enkelt kan fota sina kvitton och lämna in dem tillsammans med reseräkningen. Det är också en fråga som regeringen genom Justitiedepartementet lyft för diskussion och har för avsikt att se över.

Ett företag som vill arbeta helt digitalt kan försöka styra sina processer så att företagets leverantörer i större utsträckning skickar digitala fakturor. Företagets anställda kan i så stor utsträckning som möjligt efterfråga digitala kvitton istället för papperskvitton. Då är det ju i den elektroniska formen som fakturorna och kvittona ska sparas!

För räkenskapsinformation som företaget upprättat självt anger bokföringslagen att arkivering ska ske i den form som räkenskapsinformationen är sammanställd av företaget. Här har alltså företaget självt möjlighet att styra över processen. Företaget kan till exempel välja att sammanställa sina kundfakturor i elektronisk form i ett faktureringsprogram istället för i pappersform. Då finns inte längre någon anledning att skriva ut pappersfakturorna för arkivering oavsett hur företaget väljer att skicka fakturorna till sina kunder. Arbetsmomentet att skriva ut fakturorna blir onödigt och kan tas bort.

I processen när företaget till exempel går från att sammanställa och spara sina kundfakturor i pappersform till att sammanställa och spara dem i elektronisk form är bokföringslagens krav på varaktighet viktigt att beakta. Såväl den löpande bokföringen som verifikationerna ska uppfylla lagens krav på varaktighet. Det innebär att det inte ska gå att radera eller på annat sätt göra informationen oläslig. Om företaget väljer att sammanställa och spara sina kundfakturor elektroniskt i det faktureringssystem som används måste alltså de fakturor som sparas där vara omöjliga att ändra i efterhand. Om en uppdatering av systemet görs, får den uppdateringen naturligtvis inte slå igenom på tidigare utställda fakturor. Företaget måste se till att den information som sparas i systemet uppfyller kravet på varaktighet.

Ett annat exempel på räkenskapsinformation som företaget upprättar självt är företagets dokumentation av den försäljning som registreras i företagets kassaregister. I bokföringslagen och i Bokföringsnämndens allmänna råd om Bokföring BFNAR 2013:2 (se kapitel 6) finns regler för vad en gemensam verifikation för en dags försäljning ska bestå av. Den gemensamma verifikationen ska bland annat bestå av ett tömningskvitto (z-dagrapport) från kassaregistret och antingen kontrollremsor (kassarullar) eller journalminnen (samma information som finns på kassarullarna men i elektronisk form). Eftersom det här också är räkenskapsinformation som företaget har upprättat självt kan den sparas i elektronisk form. Här är det också viktigt att se över att allt sparas och att till exempel journalminnet i kassaregistret finns kvar under hela den sjuåriga arkiveringstiden.

Ett sista exempel på räkenskapsinformation är själva den löpande bokföringen (i registreringsordning och systematisk ordning) i bokföringsprogrammet. Den är också räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat. Här skriver Bokföringsnämnden att om den löpande bokföringen är upprättad i ett bokföringsprogram är den per automatik elektronisk och ska sparas i elektronisk form av företaget. Om uppgifterna från huvudboken och grundboken skrivs ut på papper har företaget gjort en överföring till pappersform. Precis som för pappersfakturan som skannas in (och därmed överförs till elektronisk form) är det möjligt att tillämpa reglerna om överföring när det gäller den löpande bokföringen i elektronisk form. Om den löpande bokföringen förs över till pappersform är det först efter tre år som den löpande bokföringen i elektronisk form får kastas.

Det gäller därför för redovisningskonsulten och kundföretaget att se över hur räkenskapsinformationen lämnas över när året är slut och vem som arkiverar den under de första åren då den måste sparas i elektronisk form. Ofta har kundföretaget inte något program som kan läsa räkenskapsinformationen och då kan det vara lämpligt att avtala om att redovisningskonsulten arkiverar den löpande bokföringen för kundens räkning. Samma sak gäller även verifikationer i elektronisk form och annat som är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen, såsom till exempel företagets behandlingshistorik. Vem som arkiverar vad och hur länge måste naturligtvis regleras i uppdragsavtalet.

En annan viktig fråga att se över när företaget går från hantering av pappersverifikationer till en hantering med digitala flöden är kraven på systemdokumentation och arkivplan. Dessa krav framgår av bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd om Bokföring BFNAR 2013:2, punkt 8.3 och kapitel 9. Av systemdokumentationen ska det bland annat framgå vilka olika delsystem som bokföringssystemet består av och hur informationen i dessa delar förs över till de andra delarna i systemet. Av arkivplanen ska det bland annat framgå vad som är räkenskapsinformation och var den sparas någonstans. När bokföringen i större utsträckning byggs upp genom flera delsystem och mer och mer räkenskapsinformation sparas elektroniskt, blir dessa delar viktigare att beskriva för att en utomstående granskare ska kunna förstå hur systemet är uppbyggt och hitta räkenskapsinformationen.

Tyvärr är kravet på systemdokumentation något som ibland brister när vi på Srf konsulterna gör kvalitetsuppföljningar hos våra medlemmar. För att stötta våra medlemmar i vad en systemdokumentation ska innehålla och hur den kan utformas har vi under 2019 dels gjort en mikrokurs i ämnet, dels tagit fram nya mallar (du hittar dem på srfkonsult.se under Mina sidor).

Så ja, visst går det att arbeta digitalt och följa bokföringslagen men det gäller att se över alla effekter som övergången till ett digitalt arbetssätt medför. Det kan slutligen konstateras att det vore önskvärt med en översyn av bokföringslagen i syfte att ytterligare förenkla digitaliseringen av redovisningen. Det är något Srf konsulterna också arbetar för.