Hantering av kundmaterial
Avsluta uppdrag
När ett kunduppdrag avslutas ska kundens räkenskapsinformation återlämnas. Det vill säga verifikationer, huvudbok, resultat- och balansrapporter, systemdokumentation och behandlingshistorik samt övrigt material som tillhör kunden. Det framgår av tillämpningsanvisningarna till Reko 710. Dessutom bör SIE-4 filer innehållande redovisningen fram till avslutet överlämnas. När det gäller SIE-4 filen står det ”bör” i Reko vilket innebär att det endast är en rekommendation.
Om det i byråns uppdragsavtal med kunden har överenskommits om någon annan hantering av hans material i samband med att uppdraget avslutas, så gäller givetvis det.
Verifikationer
En förutsättning för din verksamhet som redovisningskonsult är att dina kunder betalar för det arbete du utför. Enligt svensk rätt har en fordringsägare möjlighet att som säkerhet för en fordran behålla egendom som tillhör kunden till dess kunden har betalat.
Högsta domstolen, HD, har i rättsfallet NJA 1981 s. 1050 prövat om möjligheten att behålla en kunds material i avvaktan på betalning även gäller för redovisningskonsulter. I domen framhåller HD att ett företag kan ha ett mycket starkt behov av att snabbt återfå överlämnad räkenskapsinformation, bland annat för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt bokföringslagen och skattelagstiftningen. En rätt att kvarhålla sådant material är därför ett påtryckningsmedel med så kraftig verkan att det kan få företaget att godta ersättningsanspråk som är oskäliga. HD framhåller även att räkenskapsinformation inte har något försäljningsvärde och att redovisningskonsulten kan säkerställa sina ersättningsanspråk på annat sätt, exempelvis genom förskott. Enligt HD är det därför olämpligt att ge en redovisningskonsult rätt att innehålla överlämnad räkenskapsinformation och det bör inte komma i fråga att tillämpa sådana regler med hänvisning till att de tillämpas i andra branscher.
Däremot är redovisningskonsulten inte skyldig att utan ersättning lämna ifrån sig räkenskapsinformation som han själv upprättat, poängterar HD i sin dom.
Bokslut
Som redovisningskonsult har du rätt att hålla inne med din egen prestation som säkerhet för din fordran på en kund. Denna rätt ger dig möjlighet att vägra lämna ut till exempel ett bokslut, en deklaration eller SIE-4 fil innan det arbete du utfört är fullt betalt. Frågan var gränsen går mellan kundens material som du är skyldig att lämna ut och det material du inte behöver lämna ifrån dig, prövades i rättsfallet NJA 1982 s. 404.
I det målet hade redovisningskonsulten varannan månad fått verifikationer, grundbok och fakturajournaler från kunden. Räkenskapsinformation som sedan bearbetats. Verifikationerna hade granskats mot grundboken och grundboken kontrollräknats. Vissa rättelser och konteringsändringar hade gjorts direkt i grundboken. Efter databearbetning utmynnade arbetet i huvudbok, verifikationslista samt balans- och resultaträkning. Dessa hade i sin tur legat till grund för bokslut och skattedeklaration.
Hovrätten, vars dom HD inte ändrade, kom fram till att redovisningskonsulten saknade rätt att innehålla kundens verifikationer, grundbok och fakturajournaler trots att en viss bearbetning skett av detta material.
Skatteverket
Även Skatteverket kan ha ett intresse av att ta del av det kundmaterial du som redovisningskonsult har tillgång till. Men för att lämna ut handlingar som Skatteverket efterfrågar måste du normalt ha tillstånd till det av företrädare för kundföretaget.
En skatte- eller avgiftsrevision som genomförs med stöd av skatteförfarandelagen ska ske i samverkan. Om det reviderade företaget inte medverkar kan Skatteverket ansöka om bevissäkring hos förvaltningsrätten. Ett beslut om bevissäkring ger Skatteverket rätt att hämta räkenskapsmaterial hos företaget samt hos andra där sådant material finns förvarat, till exempel hos dig som är företagets redovisningskonsult.
Skatteverket har även möjlighet att besluta om revision för att inhämta uppgifter som är av betydelse för kontroll av någon annan än den som revideras, 41 kap. 2 § 2 st. skatteförfarandelagen. Genomförs en sådan revision hos en redovisningsbyrå kan Skatteverket få tillgång till uppgifter om en eller flera av byråns kunder.
Konkursförvaltare
Om din kund försätts i konkurs ska konkursförvaltaren snarast ta hand om räkenskapsinformation och andra handlingar som rör konkursboet.
Eftersom bokföringen har stor betydelse för utredning av brott och återvinningsfrågor har Konkursförvaltaren enligt 7 kapitlet 12 § konkurslagen rätt att ta hand om allt som ingår i en komplett bokföring enligt bokföringslagen. Som redovisningskonsult är du därför skyldig att lämna ut all redovisningsinformation, även den du upprättat själv, som avser en kund som försatts i konkurs. Som kompensation för att du måste lämna ut räkenskapsinformation du inte fått betalt för har det införts en förmånsrätt för redovisningskonsulter i 10a § förmånsrättslagen. Förmånsrätten gäller ersättning för arbete du utfört som ett led i kundens bokföringsskyldighet under de senaste sex månaderna innan konkursansökan kom in till tingsrätten.
Tänk på att konkursförvaltaren endast har rätt att få ut material i det skick det är på konkursdagen. Du har därför ingen skyldighet att slutföra påbörjat arbete.
