Hur fungerar SRFs kvalitetskontroll?

Det finns flera olika sätt att genomgå en kvalitetskontroll från SRF. Det vanligaste sättet är att man får besök från SRFs kvalitetskontrollant som går igenom byråns rutiner och några uppdrag. Ett annat sätt kan vara att man är anställd på en, oftast större byrå/kedja, som har ett eget kvalitetskontrollsystem. I det fallet ska SRFs kvalitetskontrollanter kontrollera att det interna kvalitetskontrollsystemet fungerar. Varje år väljs några hundra Auktoriserade Redovisningskonsulter ut för ett besök från SRF för en kvalitetsuppföljning av Reko, ett besök som samtidigt ska fungera som ett stöd i yrkesutövningen.

Förberedelser

Kvalitetskontrollen startar med att du får ett brev om att besöket kommer att ske inom ett antal månader. Före besöket ska du beskriva din verksamhet och ditt arbete i en särskild kvalitetsdeklaration som du når på nätet via en speciell länk som mejlas till dig. Vi vill även att du väljer ut ett antal av dina uppdrag och att du, efter godkännande från dina kunder, mejlar SIE4-filer till kvalitetskontrollanten som sedan använder informationen för att se hur redovisningsuppdraget är skött. Du behöver inte själv ha utfört det löpande bokföringsarbetet utan vi studerar i det fallet hur du har följt upp den löpande redovisningen och hur du kommunicerat med din kund. Vidare förbereder du dig genom att se till att vissa rutiner finns skriftliga och att du avsätter tid för besöket.

Besöket

SRFs kvalitetskontrollanter har lång yrkeserfarenhet och värnar om att besöket ska bli bra för dig. Reko är utformad för att ge stöd för ett enhetligt utförande av redovisningstjänster. En viktig utgångspunkt för att bekräfta affärsförbindelsen med kunden är själva uppdragsavtalet.

Vid besöket använder kvalitetskontrollanten ett frågeformulär (checklista) som stöd för att ställa frågor till både byråledningen och dig som Auktoriserad Redovisningskonsult.

Dina egna rimlighetsbedömningar av utfört arbete och policy för och genomförande av egenkontroller är en viktig del i byråns egen kvalitetssäkring vilket kvalitetskontrollanten gärna diskuterar vid besöket.

Som avslutning av besöket går kvalitetskontrollanten igenom om det är något i dina rutiner eller arbetssätt som du behöver komplettera. Det kan till exempel vara att du ska lämna rutinbeskrivningar i enlighet med Penningtvättslagen (mall för detta finns bland SRFs dokumentmallar) eller en beskrivning av rutinen för säkerhetskopiering. Kompletteringarna ska lämnas till kvalitetskontrollanten inom 20 dagar.

Efter besöket

Kvalitetskontrollanten inväntar eventuella kompletteringar från dig innan alla underlag, exklusive SIE4-filerna, lämnas till SRFs kvalitetskansli för en intern avstämning. Därefter skickar kvalitetskontrollanten en rapport från kvalitetsbesöket till dig. I rapporten framgår de eventuella kompletteringar som du har lämnat efter besöket och vad som eventuellt kvarstår som krav på förbättring på arbetssätt och rutiner. Rapporten är normalt dig tillhanda inom två till fem veckor efter besöket beroende på om kvalitetskontrollanten har inväntat kompletteringar från dig. När du har tagit emot rapporten vill vi gärna, om du har synpunkter på innehållet, att du lämnar dem till kvalitetskansliet. Dina synpunkter måste lämnas inom två veckor efter det att du mottagit rapporten för att dessa ska kunna tas med i förberedelserna inför ett beslut i Kvalitetsnämnden. Beroende på när sammanträdet infaller fattar Kvalitetsnämnden beslut om ett godkännande eller icke-godkännande efter två till sex veckor efter kvalitetskontrollantens rapport.

Om beslutet är ett icke-godkännande vid första besöket, så sker en ny kvalitetskontroll (omkontroll) inom ett år. En omkontroll kan antingen vara ett helt nytt besök eller en begränsad omkontroll där enbart ett särskilt krav på åtgärd följs upp. Detta besked får du genom en beslutsrapport från SRFs kvalitetschef.

Kostnad för kvalitetskontrollen

En kvalitetskontroll från SRF som är en ordinarie kvalitetskontroll ingår i medlemsavgiften. Kostnaden för en omkontroll, som sker när resultatet från första besöket är ett icke-godkännande, kommer att faktureras byrån enligt fastställd taxa.

Har du funderingar kring SRFs kvalitetskontroll? Skicka ett mejl till kvalitetskansli@srfkonsult.se.