Vad skriver de till Näringsdepartementet och hur går det med arbetet att skapa ett digitalt flöde för årsredovisning för alla aktiebolag som följer K2-regelverket. Vi frågar Bolagsverkets operativa projektägare, Nina Brede.

31 mars 2018 ska ni vara klar, kommer ni att fixa det?
– Absolut. Den 31 mars kommer vi att ha ett maskin-till-maskingränssnitt som programvaruleverantörer kan koppla upp sig mot efter att ha skrivit avtal med oss.

Kommer några programvaruleverantörer kopplar upp sig och erbjuda digital inlämning till sina kunder?
– Ja, det kommer några erbjuda. Vi har jobbat mycket nära programvaruleverantörerna och några har berättat att de kommer att vara redo i mars. Och några säger att de kommer att hoppa på lite senare.

Okej, säg att ni är igång den 31 mars 2018. Hur kommer det då att fungera för den kund som lämnar in sin årsredovisning digital?
– Jo så här kommer det att fungera.
Aktiebolaget upprättar årsredovisningen och styrelsen och vd skriver under originalet. Och har de programvara som medger att de skriver under digitalt så gör de det. Här har vi, Bolagsverket, ingen myndighetsutövning eller åsikt kring hur originalet ska skrivas under.

Har företaget revisor så skriver revisorn under och lämnar revisionsberättelsen till styrelse och vd. Företaget håller sedan årsstämma och årsredovisningen läggs fram.

Allt detta är händelser som sker ute hos företaget.

– Nu är det dags för företaget att digitalt lämna in avskrift av årsredovisningen till oss. Originalet behåller företaget.

Företaget använder sin programvara för bokslut eller årsredovisning för att ladda upp filen till företagets egna utrymme som Bolagsverket tillhandahåller. Ett eget utrymme är ett temporärt utrymme och Bolagsverket får inte titta i handlingarna då de inte räknas som inkomna. Nu är alltså årsredovisningen uppladdad som en fil i formatet iXBRL.

Använder företaget en redovisningskonsult så är det den som laddar upp filerna.

Vad som sedan händer är att vi, Bolagsverket, skickar ett mejl från det egna utrymmet till den e-postadress som den som laddade upp filen har angivit i programvaran. E-postadressen ska gå till en styrelseledamot eller vd. Mejlet innehåller en länk som leder styrelseledamot eller vd till företagets egna utrymmet där hen loggar in med e-legitimation eller bank-id för att granska årsredovisningen, signera fastställelseintyget. När signeringen sker skickas årsredovisningen in till Bolagsverket.

Nu räknas handlingen som inkommen och kvittens som meddelar att vi har mottagit handlingen skickas direkt. Den som har signerat fastställelsesintyget kan från företagets egna utrymme skicka kvittensen vidare till valfritt antal personer, exempelvis till de andra i styrelsen.

Nina brede, operativ projektägare för digital inlämning av årsredovisning.

Vad har ni för utmaningar framför er?
– Jag ser två tydliga utmaningar. För det första handlar det om att vi får till en framtida fullmaktslösning för signering av fastställelseintyget. För det andra, att Bolagsverket få börja skicka föreläggande vi e-post eller digital brevlåda.

Och för att lösa de två viktiga frågorna krävs det att vi får till lagförändringar.

Vad händer nu?
– Vi har redan inlett arbetet med K3-regelverket. Uppdraget är att skapa en digital ingivning av årsredovisningen för Sveriges samtliga aktiebolag och vi ska inte stanna vid de aktiebolag som använder K2-regelverket.

– Mycket har hittills varit inriktat på att säkerställa att vi får till den digitala kedjan. Med det på plats påbörjar vi nu bland annat detaljplaneringen för de externa kommunikationsinsatserna.

Här handlar det om att vi, tillsammans med programvaruleverantörerna och branschorganisationerna, ska påverka och försöka få till en beteendeförändring hos våra kunder där de släpper pappret och kliver in i den digitala världen.

Ta del av Bolagsverkets rapport här >>

Har du idéer och synpunkter kring detta kan du kontakta Bolagsverket. Läs mer >>