• Grundregeln är att dubbelkolla alla ändringar av betalningsrutiner direkt med kunden. Mejlet med de nya rutinerna kan komma från någon som lyckats kapa kundens mejl, eller på annat sätt får mejlet att se ut som om det kommer direkt från kunden. Red ut det med ett telefonsamtal. Uppdatera sedan uppdragsavtalet med de nya uppgifterna.
  • Gå till källan, gå till standarden för redovisningsuppdrag: Rex. I Rex 530 står bland annat: ”Redovisningskonsulten bör alltid vara särskilt uppmärksam på ovanliga betalningar och överföringar för att säkerställa transaktionens riktighet.” Samt: ”Vid tveksamheter avseende underlag eller instruktioner och innehavaren av mottagande konto bör betalningen eller överföringen inte utföras.”
  • Tydliga attestflöden med klara beloppsgränser underlättar alltid. Vem ansvarar för vad/vilka belopp? Vid större betalningsuppdrag, se till att ha dualitet/tvåmanssignering. Ska en extra kontroll göras med kunden vid betalning till ny bank eller vid utlandsbetalning? Dessa uppgifter bör uppdragsavtalet innehålla. Det är bra för kunden och minskar riskerna för byrån. Det är också god rådgivning.
  • Påminn varandra på kontoret om att det aldrig är så bråttom att man inte hinner kontrollera underlag och säkerställa rätt attester.
  • Prata med din kund och informera om riskerna för dataintrång. Regelbundna kontroller av exempelvis lösenordshantering och stoppad tillgång/borttagna behörigheter för medarbetare som slutat är en början.
  • Planera vårens och sommarens fakturaflöden med din kund. Kan några ovanligt stora fakturor eller fakturor från nya leverantörer vara att vänta?
  • Planera byråns bemanning över helgerna och i sommar. Finns det alltid någon chef tillgänglig på telefon eller mejl, för vikarierna att vända sig till?

– Vi vill på alla sätt minska dessa bedrägerier. Även om den enskilda byrån eller konsulten inte skadas direkt ekonomiskt av ett bedrägeri är dessa ärenden irriterande, tidskrävande och påverkar relationen med kunden. Förebyggande insatser är centrala. Dessutom ligger det i allas intresse att dessa ärenden minimeras så att premierna kan hållas kvar på rätt nivåer, konstaterar Carina Järnberg.