Ekonomibolaget är en redovisningsbyrå i Stockholm med 15 anställda. Linda Norrstrand är själv inte redovisningskonsult utan konsult inom kommunikation och har tidigare bland annat jobbat med implementering av kvalitetssystem hos företag.

– Det kändes spännande när vi fick besked om den kommande kvalitetskontrollen, berättar hon. Det kändes lite pirrigt först men vi pratade igenom syftet med kontrollen och försökte hitta vad vi kunde vinna på den, lite av ”what’s in it for me”. Första tanken var att vi skulle klara en kontroll men den övergick ganska snabbt till att vi faktiskt skulle få möjlighet och hjälp av en person utifrån att strukturera vårt arbete enligt Reko. Vi skulle få ett kvitto på vårt nuläge. Jag har följt utvecklingen av Reko och blev väldigt glad när jag såg att nya boken är processorienterad, Reko är mycket lättare att tillämpa då.

– Vi avsatte tid och resursplanerade vårt arbete inför kontrollen, fortsätter Linda. Det tror jag är viktigt att göra och inte bara hasta igenom eller lägga på detta arbete på redan fullbelagda konsulter. Tid kostar pengar, absolut, men det är inte så ofta man får en sådan här möjlighet och jag kan lova att det lönar sig.

– Vi jobbade mot det gemensamma målet att klara kontrollen men vi visste inte vad ”klara” betydde. Vi tog fram aktivitetslistor och hade regelbundna möten, alla var delaktiga. Jag fick också möjlighet att jobba vidare med vårt förändringsarbete att lyfta kundnyttan en nivå.

Syftet med en kvalitetskontroll är enligt beskrivningen att redovisningsbyrån ska få en möjlighet att hålla hög kvalitet. Linda Norrstrand vill lyfta det ännu högre.

– Jag tycker att syftet med kontrollen är att vi får ett strukturerat arbetssätt så att vi får mer frihet att lyfta dialogen med kund så att de verkligen får nytta av det vi gör. Kundnytta helt enkelt. Vi har pratat om att vi ska få bort alla onödiga hinder, skapa en lättare arbetsdag, få mer flyt. Ju mer strukturerat arbetssätt vi har desto större frihet att lyfta fram det vi ser.

På Ekonomibolaget använder de sig av ett intranät, ett digitalt arbetsverktyg där man kan följa arbetsprocesser och dela med sig av sin kunskap.

– Förutom styrdokument, checklistor och rutinbeskrivningar har vi även praktiska beskrivningar hur medarbetare har löst olika problem för att få till en effektiv arbetsprocess. Det kan till exempel handla om hur man kan få kunden att förstå nyttan med att lämna in material i tid. Jag har upplevt att våra kunder är mycket mer ”skötsamma” nu efter kontrollen när vi börjat kommunicera med dem på ett bättre sätt. Vi har också låtit våra kunder följa vår kvalitetsprocess. Vår kontrollant tyckte att vi skulle känna oss stolta över vårt arbete med byrårutiner och Reko-kurser. Under alla år hon genomfört kontroller var Ekonomibolaget de första som inte fick några kompletteringar.

Kvalitetskontrollen har lett till flera konkreta förbättringar hos Ekonomibolaget.
– Vi har blivit mer rådgivare och mindre bokförare. Vi har fått möjlighet att göra fler Bokslutsrapporter. Vi har renodlat vår kundstock. Dessutom är det nu fler av våra teamledare som sitter med i våra kunders ledningsgrupper. Där kan vi få användning för vår potential och bli en affärskritisk part hos kunden. Jag måste säga att vi verkligen tagit ett kliv framåt. Jobbet som redovisningskonsult är superviktigt. Det finns många företagare som tycker ekonomi är tråkigt men alla tycker att pengar är kul. Vi har försökt hitta ett språk som kunden förstår, att jobba enligt Reko – dokumentstyrt och processorienterat – ger oss den friheten.

– Även om alla hos oss var kompetenta och kunniga före kvalitetskontrollen så tror vi mer på oss själva nu. Vi har fått ett bevis på att vi faktiskt är duktiga. Vi säljer in rådgivningsuppdrag på ett helt annat sätt eftersom kunderna bättre förstår nyttan med det vi gör. Jag tycker att våra konsulter har ett större intresse för kundens vardag nu än före kvalitetskontrollen, som jag redan sagt – struktur skapar frihet. Det som inte kräver en tänkande individ försöker vi digitalisera och automatisera. Enligt min mening så höjer kvalitetskontrollen värdet av vårt bolag och bygger kunskap för framtiden. Jag kan numera titulera mig världens mest stolta företagsledare, avslutar Linda Norrstrand.

RK-nr-3-2015-17
Linda Norrstrand