Ibland uppstår differenser på lönesidan. Det kan gälla såväl för skattekontot, avstämning mot bokföring som vid hanteringen av kontrolluppgifter. För att undvika detta gäller ett välkänt motto, gör rätt från början.

Egentligen så ska inte årsavstämningar inom lön behöva vara så betungande som det är på flera håll. Arbetsgivare bör redan idag göra månatliga avstämningar för att inte eventuella behov av korrigeringsåtgärder ackumuleras till december månad. En stor del av kontrollarbetet är redan på det sättet utfört innan arbetsinsatsen koncentreras i januari månad.

Rimlighet

Vad är det då som bör kontrolleras? Rimlighet är ett viktigt ord. Ser månadsutbetalningarna rimliga ut? Avviker beloppen på ett udda sätt från föregående månad, och i sådana fall varför?

Orsaken till nödvändig korrigering kan vara bristande rutiner och avstämningar under året, men det finns givetvis fall där detta inte har varit möjligt att stävja, och där en hantering krävs i efterhand. När det är en lönekostnad som ska korrigeras är det med största sannolikhet en hantering i lönesystemet som krävs. Varje lönehändelse är ett slags verifikat och då ska även rättningen göras på korrekt sätt.

Uppföljning

När det gäller redovisningen av lönekostnader är uppföljning viktig. Stämmer uppgifterna som ligger i lönesystemet (ofta fristående från redovisningssystemet) mot det som finns på lönekontona? Lönehändelserna måste ses om en process, upptäcks en felaktighet så är det viktigt att korrigera på rätt ställe. Om eventuella justeringar behöver göras för den anställdes utbetalda lön och den ska rättas upp för att hamna på rätt sida årsskiftet på grund av kontantprincipen (beskattning görs på det inkomstår beloppet erhålls eller är tillgängligt för lyftning) så görs ibland en så kallad trettonde lönekörning i december. Detta undviks i regel om korrigering görs under pågående år.

Kontrolluppgifter

Varje månads lönehändelser ska resultera i en årlig rapportering, kontrolluppgifter. En av anledningarna till att dagens hantering av kontrolluppgifter är så resurskrävande är att eventuella korrigeringar som måste göras härrörs bakåt i tiden och med längre utredningstid som påföljd. Denna arbetsbörda minskar om underlagen för rapporteringen stäms av efter kortare period, eftersom uppgifterna då är relativt aktuella och eventuella oklarheter snabbare kan redas ut. En annan anledning är att rapporteringen endast görs en gång per år, och det inte finns samma regelbundna vana att ta fram och kontrollera uppgifterna som för till exempel arbetsgivardeklaration. Om det finns rutiner för att stämma av även underlagen för kontrolluppgifter månatligen, så minskar arbetsbelastningen kring årsskiftet. Utveckling som har skett gör att mer än 95 procent av kontrolluppgifterna lämnas elektroniskt, vilket i sig underlättar både ur tids- och administrationsperspektiv.

Arbetsgivardeklaration

Utöver kontrolluppgifter och redovisning så kan inrapporteringen av arbetsgivardeklarationer vara en felkälla. Enligt Skatteverket är det inte helt ovanligt med misstämningar kring inbetalda arbetsgivaravgifter. Framförallt gäller det hanteringen av differentierade arbetsgivaravgifter, och rapporteringen av ungdomar. Eftersom arbetsgivarna rapporterar de sociala avgifterna på övergripande nivå och inte per individ, så upptäcks ofta inte felrapporteringar förrän året är slut. Skatteverket får idag en månatlig rapportering från arbetsgivarna i form av arbetsgivardeklarationer, vilka fortfarande till stor del rapporteras via utskickade blanketter (jämför med skattedeklarationen, då arbetsgivardeklarationen ingick, där 54 procent rapporterades manuellt) och inte elektroniskt som kontrolluppgifterna. En kontrollrutin att rätt arbetsgivaravgifter rapporteras minskar risken för retroaktiv hantering.

Det är inte alltid möjligt eller lätt att få allt korrekt från början. Men med rutiner för kontinuerlig avstämning mellan skattekonto, redovisning och löneuppgifter blir årsrutiner mer lätthanterliga och då gör man rätt från början.