För den som hanterar ett företags löner har en arbetstopp alltid kommit kring årsskiftet. En given del av årsskiftesrutinerna är rapporteringen av kontrolluppgifter. Arbetsgivarens skyldighet att lämna uppgift om utbetald ersättning infördes i början av 1900-talet. Nu efter över 100 år kommer snart kontrolluppgifter för inkomst av tjänst att vara historia. I stället för att lämna kontrolluppgift en gång per år kompletteras den arbetsgivardeklaration som lämnas varje månad med uppgifter om varje enskild anställds inkomst och skatteavdrag, AGI. Uppgifterna finns redan i lönesystemen och varje månad kan ses som ett avslut. Att redan idag ha en kvalitetssäkrad lönehantering kommer att underlätta övergången till AGI.

Arbetsgivardeklarationen kommer att kunna rapporteras och justeras såsom idag, vanligtvis fram till den 12:e i månaden efter utbetalningen.

Rätt från början

För Skatteverket är införandet av arbetsgivaravgifter på individnivå det största projektet sedan skattereformen i början på 1990-talet. Det påverkar givetvis även lönebranschen. Det blir viktigt att göra rätt från början. För de anställda skapas en möjlighet att följa de inbetalningar som arbetsgivaren gör till Skatteverket månad för månad.

Pensionsgrundande inkomst

Sedan ATP-reformen infördes på 1960-talet beräknas även den pensionsgrundande inkomsten utifrån det som rapporteras till Skatteverket. AGI kan även bli en faktor som påverkar hur tjänstepension och avtalade försäkringar rapporteras. Att det på sikt kommer att påverka såväl beräkning av sjukpenninggrundande inkomst som andra delar av trygghetssystemet är inte heller en högoddsare.

Lönespecifikationen

Då det inte längre kommer att skickas ut en årlig kontrolluppgift ökar betydelsen av lönespecifikationerna. De blir arbetsgivarens information till den anställde kring vad som ligger till grund för de pengar som kommer in på bankkontot såväl som på skattekontot.

Den anställde

Eftersom den anställde kommer att ha tillgång till information kring sin inbetalda skatt och intjänade lön via Skatteverkets e-tjänst Mina Sidor, kan det öppna upp för att hämta inkomstuppgifter direkt därifrån i stället för att begära intyg från arbetsgivaren. När reformen med förenklad självdeklaration infördes i mitten av 1990-talet innebar det att individens taxering primärt grundade sig på inskickade uppgifter och det konstaterades då att ”Uppgiftslämnarnas ansvar för att korrekta uppgifter lämnas i rätt tid har därför ökat.” Nu blir det ännu tydligare. Det som rapporteras till Skatteverket påverkar den anställde både i nutid och framtid.

Löneuppdrag

För en del av de företag som erbjuder löneuppdrag till sina kunder kan avtalen behöva ses över. Det är vanligt att kontrolluppgifter är en tydlig post i fakturan till kunden. Arbetet med rapporteringen kommer inte att försvinna, utan den kommer i stället fördelas mer över året. Det måste tydliggöras och kommuniceras till kunden.

Det blir viktigt att underlag som tidrapporter kommer in i tid så att avslut för lönerapporteringen kan göras varje månad. Det ska kanske kosta mer ju senare underlagen för lönehanteringen kommer in från kunden.

Tydliga rutiner

Ett företag måste ha tydliga rutiner kring nyanställningar, förändrade anställningsvillkor och personer som slutar. Det handlar bland annat om att öka förståelsen för löneprocessen hos de i ett företags organisation som inte arbetar med lön. Att få accept för att rapportering av förändringar kring anställningar måste ske på ett snabbt, säkert och smidigt sätt.

Med arbetsgivardeklaration på individnivå kommer det att bli tydligare för den anställde, oavsett position, att det som rapporteras ska vara korrekt. Och det ligger i allas intresse.