GDPR, AGI, Karensavdrag och alla tekniska möjligheter. Nog har det funnits utmaningar, men när nu korttidsarbete, ersättning för sjuklön och andra snabba förändringar blivit en verklighet så är det pressat på löneavdelningarna. Fantastiska insatser görs utifrån tuffa förhållanden. Att arbeta med osäkra förutsättningar som ger effekt på så många sätt, här och nu men även i framtiden, är svårt. Och att arbeta utan facit ställer krav på en kvalitetssäkrad löneprocess. Då finns det en trygghet i att arbeta enligt SALK, lönebranschens standard. För hur möter vi förändringar? Svaret är proaktivitet tillsammans med kvalitet, kunskap och kompetens.

En löneprocess förutsätter bra rutiner och kvalitetssäkring, om det finns ett bra upparbetat arbetssätt för det som ska göras varje månad så finns utrymme att hantera det som är oanat. En viktig del av den hanteringen är att det finns en spårbarhet i tagna beslut. Dokumentation är i dessa fall det bästa verktyget. Det går inte alltid att invänta att allt är klart innan lönen ska iväg. Att då våga ta beslut kräver ett självledarskap och en trygghet i sin yrkesroll.

Hur är det med den egna dokumentationen och varför är den viktig?

Att dokumentera det egna arbetet är viktigt ur såväl ansvars- som sårbarhetsperspektiv. Om löne­konsulten är av avvikande uppfattning i en hantering inom löneprocessen så är den egna dokumentationen det som kan styrka ett särskilt beslut.

Enligt SALK ska en lönekonsult dokumentera sitt arbete för att göra det möjligt att:

  • följa upp att arbetet har utförts enligt vad som framgår av uppdragsavtalet/arbetsbeskrivningen
  • följa hur arbetet har utförts och vem som utfört vad och när
  • få stöd i planeringen av det fortsatta arbetet och andra liknande arbetsuppgifter och
  • få underlag för kvalitetssäkring av lönekonsultens arbete.

Lönekonsultens egen dokumentation är en viktig del av arbetet och ska vara överskådlig utan att överarbetas. Utifrån det aktuella företagets inriktning och storlek avgörs vilken omfattning dokumentationen ska ha. Varje företag har sina egna unika behov av dokumentation, och därför krävs anpassning. Grundprincipen är att en annan lönekonsult som inte känner till företaget ska kunna följa och förstå hur arbetet har utförts, och genom dokumentationen kunna förstå, förklara och följa upp olika poster. Detta är enligt SALK överlämningsbart skick.

Av dokumentationen ska framgå följande olika typer av underlag:

  • vilka väsentliga avstämningar och rimlighetsanalyser som har utförts
  • vilka väsentliga frågeställningar som har behandlats
  • vilka bedömningar som lönekonsulten har gjort.

Det innebär att alla underlag som har betydelse för att kunna förstå lönehanteringens innehåll, orsaken till väsentliga fel som uppstått samt hur dessa har rättats, och underlag till väsentliga beslut ska dokumenteras skriftligt. Det här är särskilt viktigt när förutsättningarna är oklara och det har gjorts tolkningar, exempelvis vid införande av korttidsarbete. För det vi vet är att vi inte vet, allt. Men vi tar till oss det vi vet och använder det.

2019 var året som få inom lön glömde. 2020 skulle bli året som blev lite lugnare frånsett en stor avtalsrörelse. Så blev det ju inte.