Arkimera AB är en nykomling på den svenska startupscenen som efter fem års utvecklingsarbete har världens första självlärande digitala redovisningsassistent redo för marknaden. Den digitala redovisningsassistenten är något så finurligt som ett program som används tillsammans med det ordinarie bokföringsprogrammet och som lär sig hur redovisningskonsulten arbetar. Assistenten har potential att minska tidsåtgången vid kontering av verifikationer med så mycket som 70 procent! Detta frigör tid som redovisningskonsulten istället kan lägga på mer kvalificerade och därmed mer lönsamma tjänster.

Det hela började i Kenny Håkanssons och Erik Lindbloms arkiverings- och flyttfirma. Bland kunderna fanns redovisningsbyråer och konkursförvaltare som arkiverade sitt material. Ibland behövde enstaka dokument och verifikationer letas upp bland otaliga arkivkartonger.

– Ibland kunde vi ha 4-5 personer hos oss som letade samtidigt, berättar Kenny. Som alla förstår, ett rätt tidskrävande och ineffektivt arbete. Vår första idé var att vi skulle kunna erbjuda inskanning av allt material och tillhandahålla det på exempelvis CD-rom och därmed lätt återsökningsbart.

Efter en analys av marknaden insåg både Kenny och Erik att det fanns gott om företag som levererade snarlika tjänster. Ett kundbehov ledde så småningom in dem på nya tankar. Redovisningsbyråerna anlitade nämligen inte bara deras företag för arkivering utan även för flyttning. Det innebar frekventa flyttuppdrag från kund till kontor, från kontor till arkiv. Och det visade sig att det var underlagen för bokföringen som flyttades runt.

– Trots att de flesta redovisningsbyråer redan då använde digitala bokföringsprogram var det inte många som jobbade mot digitala dokument, säger Erik. Redovisningskonsulterna ansåg att det var effektivare att bokföra ”som vanligt” trots de brister en pappershantering har. Då insåg vi att det faktiskt fanns en lucka på marknaden. Om vi lyckades ta fram en användarvänlig lösning för byråerna som gav förutsättningar för ett effektivt arbete med digitala underlag skulle vi ha en enorm marknad.

– Vi förstod också att nyckeln till framgång var att erbjuda en lösning som klarade att hantera alla sorters underlag, allt från kassakvitton och lönespecifikationer till leverantörsfakturor och inbetalningar, fortsätter Kenny. Vi har nu utvecklat en programvara som inom kort är redo för marknaden. Vi kommer att marknadsföra den som en digital redovisningsassistent eftersom den kan assistera konsulten och överta stora delar av tidsödande och monotona arbetsuppgifter, som till exempel sortering och manuell inmatning av data.

Redovisningsbyråer blir allt mer digitaliserade, fler och fler tar det till och med så långt att man inte har några pappersoriginal alls att hantera. Fakturor produceras och skickas digitalt, kvitton scannas in, fotas eller fås i digitalt format. Bokföringen blir därmed effektivare. Går det verkligen att effektivisera arbetet ännu mer?

– Det finns många skäl till varför man går över till en helt digital hantering, men än så länge är ökad effektivitet sällan den egentliga anledningen, svarar Erik. Det krävs nämligen mycket planering, motivation och tid för att få en effektiv struktur på digitaliseringsarbetet. För att kunna hantera alla underlagstyper på ett någorlunda effektivt sätt behöver man idag använda sig av ett flertal tjänster då varje tjänst i sig är begränsad. Detta innebär naturligtvis resurskrävande administration och utbildning. Så svaret är ja, arbetet går att effektivisera ännu mer. Betydligt mer.

– Vår digitala redovisningsassistent innebär helt nya möjligheter för en byrå att effektivisera sitt arbete, säger Kenny. Den är ett komplement till det befintliga redovisningsprogrammet. Man skulle kunna säga att det är en digital pärm med förmåga till självinlärning. Assistenten lär sig alltså hur redovisningskonsulten arbetar. Styrkan är att den inte kräver någon utbildning och inte har några begränsningar i vilka underlagstyper den kan hantera.

Enkelt förklarat så överlåter redovisningskonsulten den manuella hanteringen vid kontering till programvaran. Vid första tillfället som programvaran används så gör redovisningskonsulten en kontering precis som vanligt. Nästa gång samma typ av verifikation dyker upp så föreslår programvaran kontering enligt samma princip som gången innan. Efter några få tillfällen så behöver konsulten bara trycka på ok för att godkänna konteringen.

– Man behöver ingen manual, inga skriftliga instruktioner alls, berättar Kenny. Det är bra att sätta sig ner och arbeta. Vi funderar till och med på att lämna en garanti. Om man inte kan programmet efter 15 minuter så lämnar vi en årsförbrukning av pärmar för då ska man nog inte hålla på med digitala lösningar alls.

I början av året valdes Arkimera ut till ett acceleratorprogram tillsammans med nio andra svenska, lovande teknikbolag. Tack vare det får Kenny och Erik möjlighet att träffa serieentreprenörer, investerare och experter inom olika branscher. I februari i år åkte de till Silicon Valley.

– Den resan gav oss verkligen inspiration, berättar Erik. Vi träffade några av världens största riskkapitalbolag, fick känna på klimatet och ta del av hur de tänker. Man kan väl säga att vi tack vare det vågar tänka större. Nu vågar vi ta ut svängarna ännu mer.

Planen är att den ”digitala redovisningsassistenten” ska komma ut på marknaden under hösten och lanseringen planeras äga rum på SRFs Ekonomi & Löneforum den 6 oktober.

– Den återkoppling vi hittills fått från våra testpiloter är mycket positiv, säger Erik avslutningsvis. Vi tror att vår assistent kommer bidra till att Sveriges redovisningsbyråer kan öka sin förmåga att attrahera kvalificerad arbetskraft, stärka sin position på en marknad som blir allt mer global och – sist men inte minst – erbjuda en meningsfullare och roligare arbetstillvaro för sin personal.

Kenny Håkansson och Erik Lindblom