Proaktiv Ekonomi är den nya tidens redovisningsbyrå. Alla dokument är digitala och samtliga affärshändelser och transaktioner görs i det egenutvecklade ekonomisystemet. Inte ett vanligt papper så långt ögat kan nå. Här kan man verkligen prata om en proaktiv kundrelation.

Egenutvecklat

Proaktiv Ekonomi grundades 2011 av Andreas Granstedt och när bolaget startats klev Mattias Karlsson och Olle Rydqvist in som delägare.

– Andreas och Mattias är dataingenjörer och har tidigare jobbat ihop i olika tillväxtbolag. Eftersom de störde sig på att bokföring var ett så manuellt hantverk kom de på idén till en digital redovisningsbyrå. För att komma vidare med idén behövdes en ekonom och de kontaktade mig, berättar Olle.

Olles bakgrund är inom revision där han bland annat jobbat som granskningsledare. Tillsammans hade de tre grundarna den kompetens som krävdes för att göra verklighet av idén.

– Andreas och Mattias började utveckla vårt ekonomisystem i början av 2011, berättar Olle vidare. De höll på i 10 månader. I oktober 2011 började jag jobba i företaget med de första kunderna. Från början var det bara vi tre, nu, knappt två år senare, är vi 13 personer.

Att utveckla ett sådant avancerat system tar såklart enorma ekonomiska resurser i anspråk.

– Vår målsättning är att maj månad ska bli den första månaden som vi gör ett nollresultat, säger Olle. Vi har följt vår budget och hittills levt på investerade pengar. Snart är verksamheten självförsörjande och inom kort ska vi börja gå med vinst.

Bryter ny mark

Att se sig om i Proaktiv Ekonomis lokaler är annorlunda. Alla redovisningsbyråer jag hittills besökt har haft stora bokhyllor fyllda med kundpärmar, arkivrum, skrivare och pappershögar. Här finns bara några böcker placerade i ett fönster. Jag funderar på om man inte enligt lag måste ha åtminstone ett original utskrivet och frågar Olle hur de ser på det.

– Vi lutar oss på lagen att verifikat ska lagras på det sätt de ursprungligen genererats. Alla våra original är genererade som pdf-filer, och kan därmed lagras digitalt, svarar han. Det enda som just nu finns i pappersform är de leverantörsfakturor som skickas på det viset och originalkvitton som kunden sparar.

Proaktiv Ekonomi tar hand om allt när det gäller ekonomi och redovisning åt sina kunder. I ekonomisystemet hanterar man kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton och löner.

– Våra kunders leverantörsfakturor skickas direkt till oss, antingen digitalt direkt in i systemet eller på pappersoriginal, förklarar Olle. För att hantera pappersoriginal har vi ett scanningskontor i Årsta där vi har en deltidsanställd som bara scannar fakturor. Där finns det tyvärr också några pärmar, lägger Olle till och skrattar.

– När det gäller kvitton så scannar kunden in dem eller fotar med sin mobiltelefon så att kvittot också blir en digital verifikation i vårt system, fortsätter Olle. Originalkvittot sparar kunden i en pärm hos sig. Kunderna rapporterar också in sin tid i vårt system som sedan är underlag vid löneutbetalningar. Vi har också ett direktflöde mot bankgirocentralen via en VPN-tunnel vi byggt. Det gör att kunderna inte ens behöver en internetbank. Den integrationen med banken är en stor fördel vid till exempel kundinbetalningar.

– Vår målsättning är ett enkelt system, säger Olle. Ett system som inte ser ut som ett bokföringssystem. Våra kunder är ju entreprenörer och inte ekonomer. Jag vågar påstå att vi bryter ny mark här.

Annorlunda arbetssituation

Verksamheten hos Proaktiv Ekonomi är indelad i fyra områden. Ekonomi och redovisning, systemutveckling, försäljning och support.

– Ekonomisidan är den som är mest personalintensiv, berättar Olle. Vi är, förutom mig, fyra redovisningskonsulter samt två personer som jobbar med kontering. Och efter sommaren kommer vi att anställa ytterligare en redovisningskonsult. Det som kan vara ett problem för oss när vi rekryterar konsulter är att jobbet hos oss är så pass annorlunda än hos en traditionell redovisningsbyrå. Har man jobbat länge är man ofta inkörd på ett visst sätt att tänka och kan ha svårt att ställa om. Därför anställer vi helst nyutexaminerade personer eller folk som jobbat på en större ekonomiavdelning på ett företag.

Olle berättar att de får in i snitt fem nya kunder i månaden och att de flesta kommer på rekommendation från andra kunder.

– Jämfört med traditionella större byråer har vi en högre omsättning per konsult här hos oss, säger Olle. Eftersom vårt system är så effektivt kan varje konsult jobba med betydligt fler kunder än på andra byråer. Det frigör också tid till mer kvalificerade uppgifter, sådant som jag tycker att en ekonom ska jobba med. Jag upplever att många redovisningskonsulter får ägna tid åt att tjata på sina kunder att leverera material, det behöver vi aldrig göra eftersom alla verifikationer genereras i vårt system. Vi jobbar också enbart med fast pris och det underlättar vår egen fakturering enormt mycket.

Full kontroll

Proaktiv Ekonomi vänder sig till tjänsteföretag med mellan 3-100 anställda.

– Än så länge har vi inget stöd för lager eller kontanthantering i vårt system, därför vänder vi oss bara till tjänsteföretag, berättar Olle vidare. Vi jobbar just nu med en automatiserad lösning för korthantering och när den är integrerad i systemet kan vi även hjälpa företag med webbförsäljning. Målet är att vi så småningom ska kunna stödja alla branscher.

När Proaktiv Ekonomi får in en ny kund inleds en process för att för att få full kontroll på kundens alla delar.

– Vi tar in alla anställningsavtal i vårt system, ändrar faktureringsadressen så att alla leverantörsfakturor går direkt till oss, skapar kopplingar till bankgirocentralen via vår integration och blir deklarationsombud, berättar Olle. Om vi kontrollerar alla steg kan vi också ge en totalservice.

När hela redovisningsprocessen är digitaliserad får man fler positiva effekter.

– Allt som görs i systemet loggas per automatik, berättar Olle. Vi kan därför se vem som attesterat dokument och när det gjordes. Vi har ingen bokföringsorder alls utan att kunden attesterat den först. Våra uppdragsbrev förnyar vi var 12e månad, att digitalisera ökar verkligen möjligheten att följa alla riktlinjer enligt Reko.

Höga krav på tillgänglighet

Med ett helt eget system där kundföretagets hela affärsprocess handhas tillkommer också extremt höga krav på både tillgänglighet och säkerhet.

– Vi har gjort flera riskanalyser om vad som skulle hända om vårt system går ner, berättar Olle. Vår tillgänglighet när det kommer till drift ligger på samma nivå som hos en bank eftersom både vi och kunderna jobbar mot det dagligen. Den 25e varje månad betalar vi ut runt 800 löner. Skulle systemet haverera får vi nog fundera på en enkelbiljett till Thailand, säger Olle och skrattar, dock med ett visst allvar i tonen.

– Därför har vi också både hängslen och livrem, fortsätter han. Vi har två backuper, förutom våra egna backup-system här i huset. Primärt hos ett företag här i Sverige som är duktiga på affärskritiska system och även hos ett företag på Irland.

Av kundernas reaktioner att döma upplever Olle och hans kollegor att det saknats digitala lösningar inom redovisningsområdet.

– Vi har fått mycket positiv respons och jag har en känsla av att den här typen av redovisning behövs. I dagsläget tror jag att vi är ensamma om att vara både systemleverantör och redovisningsbyrå, men det dröjer nog inte länge innan fler hakar på den här trenden. Så nu är det upp till oss att plocka åt oss så stor del av kakan som möjligt, avslutar Olle.