Målet är såklart alltid att få betalt från sina kunder i tid. Men ibland händer det saker som gör att betalningen kan bli försenad eller helt utebli. Det kan skapa besvärliga situationer, inte minst för mindre företag. Det finns dock ett antal faktorer som kan påverka lösningsgraden väsentligt. Med dessa i åtanke kan du göra stor skillnad för de företag du hjälper med redovisningen. I den här artikeln får du ett antal handfasta tips på hur du hjälper dina kunder att få betalt.

Här ringar vi in sju områden som du som redovisningskonsult kan se över för att hjälpa dina kunder att undvika misstag som gör att fakturor förfaller. Följande punkter hjälper företaget att förbättra sin likviditet, sina kundrelationer och inte minst det ekonomiska resultatet på längre sikt.

1 Kvalitén på kunddatan

Grundförutsättningen för att få betalt är att kunduppgifterna är korrekta. Det vill säga att kundens namn, kontaktperson, adress, mobilnummer, e-postadresser och liknande stämmer. Försök att ha så mycket identifierbara data som möjligt, men se till att hålla er inom personuppgiftslagen.

Oftast är företagen noga med att spara all information korrekt när de registrerar nya kunder, men ett vanligt misstag är att den därefter inte uppdateras regelbundet. Det blir lätt ett dåligt samvete som skjuts på framtiden, med resultatet att många fakturor inte når fram till mottagaren.

2 Sätt upp en kreditpolicy

Har dina kunder en kreditpolicy idag? Om inte, bör de definitivt ordna det. En strikt kreditpolicy kan leda till en något mindre kundbas, men också mindre förluster eftersom färre fakturor förfaller. Tipsa dina kunder om att göra en kreditkontroll på de kunder där de känner tveksamhet. På det sättet säkerställer de kvaliteten på sina kunder. Ett inkassoärende där en kreditbedömning inte gjorts riskerar dessutom att bli en utdragen process där det kan dröja innan kunden får betalt för sin fordran.

3 Tydliga fakturor

Många kundklagomål och diskussioner kring betalningar beror på otydliga fakturor. För att undvika avvikelser och frågetecken som kan leda till sena eller uteblivna betalningar är det viktigt att kunden enkelt kan tyda vad fakturan avser.

Ta en titt på de fakturor som dina kunder skickar ut. Är det enkelt att förstå vad de handlar om? Se till exempel till att lägga till referenser till avtal och att vara särskilt tydlig i de fall där det gäller sammansatta produkter och leveranser. Annars finns det en risk att det går en massa tid till att reda ut frågetecken kring fakturan.

4 Snabb och tydlig faktureringsprocess

Betrakta fordringar som färskvara som måste lösas så snabbt som möjligt. En snabb och tydlig process från att fakturan förfaller tills en eventuell inkassoprocess är igång är av stor betydelse.

Det finns ett tydligt samband mellan chansen att få betalt och ärendets ålder. Lösningsgraden minskar avsevärt med tiden. Ju längre tid som passerar mellan faktura och påminnelse, desto högre risk att fakturan inte blir betald.

Tipsa också dina kunder om att de bör vara förutsägbara i sina kundrelationer: Skapa bra rutiner för uppföljning, påminnelse och inkasso i förberedande syfte.

De allra flesta ärenden som förfaller beror på att en räkning helt enkelt glömts bort, vilket kan hända under en hektisk tid. I de fallen blir den främsta uppgiften att påminna om betalningen på ett ödmjukt sätt för att säkra att kunden ska komma tillbaka till företaget med en god upplevelse av hanteringen.

5 Anpassa kommunikationskanal efter målgrupp

I vissa fall då postadressen är svår att fastställa, blir mobilnummer och e-post viktiga vägar för kommunikationen. Sms-meddelanden eller en påminnelse via e-post, kan göra susen i processen för dem som är vana att betala räkningar via Swish på mobilen. Sköter dina kunder detta på ett bra sätt, skapar de också lojalitet och bättre förhållande till sina kunder.

6 Vårda kundrelationen

Se till att dina kunder använder ett kredithanteringsbolag med bra värderingar, där fokus i första hand ska handla om att bibehålla en bra relation med kundens kunder. Dels för att snabbt kunna få in en slutreglering av fordran men även för att kundens kunder ska fortsätta vara bra kunder även i framtiden.

7 Digitala tjänster

Råd dina kunder till att välja ett inkassobolag med väl utvecklade digitala tjänster. Då kan även du som konsult vid behov logga in och följa ärenden.

Följer du dessa sju råd har du täckt in de viktigaste delarna för att hjälpa dina kunder till bättre likviditet, bättre kundrelationer och i synnerhet ett bättre resultat, tack vare bättre lösningsgrad på kundfordringarna.

Text: Erika Rönnquist Hoh, vd Lindorff Sverige