Tidningen Konsulten
Torsdag 20 September 2018

Räkenskapsinformation i molnet

Den digitala utvecklingen går väldigt fort, och det inbegriper även redovisningsområdet. Bokföringsprogrammen blir alltmer sofistikerade och är inte sällan är kopplade till olika externa databaser för inhämtning av underlag för bokföringen.

Numera är det inte heller ovanligt att räkenskapsinformation erhålls i elektronisk form för företaget, vilket då blir det skick den ska sparas i under minst tre år. Om företaget har erhållit räkenskapsinformation i pappersform måste originalet dock sparas i pappersform i minst tre år.

Räkenskapsinformationen får flyttas mellan olika lagringsmedier under förutsättning att informationen inte förändras. Exempelvis behöver uppgifter som mottagits i ett sms normalt flyttas från telefonen till ett säkrare digitalt lagringsmedium. När båda formaten är digitala kan dock överföring ske utan att det anses vara byte av format.

Även uppgifter som hämtas från webbplatser är räkenskapsinformation i elektronisk form. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.

I Bokföringsnämndens vägledning BFNAR 2013:2 Bokföring skrivs ett avsnitt om bokföringslagens krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick. Där framgår att räkenskapsinformation ska förvaras så att till exempel revisorer eller myndigheter utan svårighet kan få tillgång till informationen. Sammantaget innebär kraven att en extern granskare inom skälig tid ska kunna hitta det han söker och kunna ta del av den information han funnit.

Det är därför viktigt att företag som använder internetbaserade bokföringsprogram arkiverar varje räkenskapsår på ett säkert sätt. Det kräver att webbföretaget sparar företagets räkenskapsinformation även efter det att uppdraget avslutats. Det är det enskilda företaget, inte företaget som tillhandahåller bokföringsprogrammet, som har arkiveringsplikten under sju år. Att inte spara företagets räkenskapsinformation helt eller delvis innebär att företaget inte uppfyller bokföringslagens arkiveringsregler. Detta kan innebära att ansvar för bokföringsbrott kan föreligga där fängelse finns i straffskalan.

Text: Henrik Lundin, Ekobrottsmyndigheten

 

 

Denna artikel publicerades för mer är 90 dagar sedan.
Den kan därför innehålla information och fakta som inte längre är aktuell.

AGI – både förbättring och försämring

Enkel filuppladdning och synkade system, men ökad administration, fler kontroller och nya arbetssätt. Så beskrivs den nya rapporteringen av... Läs mer

Har du kunder som inte anmält verklig huvudman?

I början av augusti förra året trädde den nya lagen om anmälan av verklig huvudman i kraft. Nu, ett... Läs mer

Frihandelsavtal med EU – en outnyttjad potential

Beräkningar gjorda av EU-kommissionen och Kommerskollegium visar att svenska importörer sparat en miljard kronor per år genom att använda... Läs mer

Prisbasbelopp för 2019 höjs

Regeringen har nu fastställt prisbasbeloppet för kommande år, vilket är en höjning på tusen kronor respektive 900 kronor för... Läs mer

AGI – första inlämning bättre än väntat

Den 17 augusti var det premiär för AGI – inlämning av arbetsgivardeklaration på individnivå för företag med minst 15... Läs mer

Öppet brev till YH-myndigheten: Auktoriserad Redovisningskonsult – ett viktigt framtidsyrke

En redovisningskonsult har mycket goda framtidsutsikter i Sverige idag. För många företag är det en självklarhet att anlita en... Läs mer

Öppet brev till YH-myndigheten: Efterfrågan på lönekompetens fortsatt stor

Löneyrket möter ständigt nya utmaningar inom ett komplext och föränderligt kunskapsområde. Samtidigt ställs ökade krav på effektiva och moderna... Läs mer

Årets slutfinalister 2018 klara

Nu står det klart vilka konsulter och företag som gått vidare till slutnominering till Srf konsulternas utmärkelser Årets Auktoriserade... Läs mer

Förmågor du bör utveckla inför framtiden

Många pratar om förändringarna i redovisnings- och lönebranschen när ny teknik och artificiell intelligens kommer att utmana beprövade arbetssätt.... Läs mer

Konsulten på nätet tar semester

Semestertider råder även hos oss på Srf konsulterna. Därför kommer vi att göra ett kort sommaruppehåll när det gäller... Läs mer
Tillbaka till startsidan