Tidningen Konsulten
Lördag 25 November 2017

Räkenskapsinformation i molnet

Den digitala utvecklingen går väldigt fort, och det inbegriper även redovisningsområdet. Bokföringsprogrammen blir alltmer sofistikerade och är inte sällan är kopplade till olika externa databaser för inhämtning av underlag för bokföringen.

Numera är det inte heller ovanligt att räkenskapsinformation erhålls i elektronisk form för företaget, vilket då blir det skick den ska sparas i under minst tre år. Om företaget har erhållit räkenskapsinformation i pappersform måste originalet dock sparas i pappersform i minst tre år.

Räkenskapsinformationen får flyttas mellan olika lagringsmedier under förutsättning att informationen inte förändras. Exempelvis behöver uppgifter som mottagits i ett sms normalt flyttas från telefonen till ett säkrare digitalt lagringsmedium. När båda formaten är digitala kan dock överföring ske utan att det anses vara byte av format.

Även uppgifter som hämtas från webbplatser är räkenskapsinformation i elektronisk form. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.

I Bokföringsnämndens vägledning BFNAR 2013:2 Bokföring skrivs ett avsnitt om bokföringslagens krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick. Där framgår att räkenskapsinformation ska förvaras så att till exempel revisorer eller myndigheter utan svårighet kan få tillgång till informationen. Sammantaget innebär kraven att en extern granskare inom skälig tid ska kunna hitta det han söker och kunna ta del av den information han funnit.

Det är därför viktigt att företag som använder internetbaserade bokföringsprogram arkiverar varje räkenskapsår på ett säkert sätt. Det kräver att webbföretaget sparar företagets räkenskapsinformation även efter det att uppdraget avslutats. Det är det enskilda företaget, inte företaget som tillhandahåller bokföringsprogrammet, som har arkiveringsplikten under sju år. Att inte spara företagets räkenskapsinformation helt eller delvis innebär att företaget inte uppfyller bokföringslagens arkiveringsregler. Detta kan innebära att ansvar för bokföringsbrott kan föreligga där fängelse finns i straffskalan.

Text: Henrik Lundin, Ekobrottsmyndigheten

 

 

Svensk ordförande i CH International

Vid CH Internationals årliga konferens valdes Martin Karlsson, Ekonomiansvarig AB, till ordförande för det kommande året. Årets konferens hölls... Läs mer

Fler Srf Auktoriserade Redovisningskonsulter®

Totalt skrev 39 deltagare senaste Auktorisationsexamen Redovisning varav 29 av dem fick godkänt resultat. Det innebär att 75 procent... Läs mer

​Gemensamma nordiska principer för redovisningsuppdrag

Nordiska principer för redovisningsuppdrag signerades under tisdagen av branschorganisationerna för redovisning och lön i Sverige, Norge och Finland. Ett... Läs mer

En gemensam nordisk e-legitimation snart verklighet

Nordiska rådet har nu beslutat att de vill ha en gemensam e-legitimation i Norden, något som kommer att underlätta... Läs mer

Kritiken växer mot Skatteverkets beslut att ta bort brevlådorna

Kritiken mot att Skatteverket har tagit bort brevlådorna vid skattekontoren och servicekontoren fortsätter att vara massiv. Det finns inte... Läs mer

Positivt möte med Skatteverket om elektronisk inlämning av inkomstdeklarationer

Den 25 september höll Skatteverket en workshop om elektronisk inlämning av inkomstdeklarationer. Förutom Srf konsulterna och programleverantörer deltog representanter... Läs mer

Srf konsulterna tycker till om nya penningtvättslagen

I en alltmer komplex värld gäller det som företag att ha bra rutiner, inte minst när det gäller riskbedömning.... Läs mer

Srf dagarna 2017: Bli viktig för din kund – det är nyckeln till framtiden

Temat vid årets Byråforum var ”Leverans och ansvar i en digital värld”. Hur ändras förutsättningarna för yrket när allt... Läs mer

Srf dagarna 2017: Var redo! Nästa generation företagare kommer att köpa tjänster i större utsträckning

Srf konsulternas 81:a kongress genomfördes utan några större överraskningar. Det mest positiva – det som deltagarna också kommenterade efteråt... Läs mer

Så hjälper du dina kunder att få bättre lösningsgrad på sina fordringar

Målet är såklart alltid att få betalt från sina kunder i tid. Men ibland händer det saker som gör... Läs mer
Tillbaka till startsidan