Räkenskapsinformation i molnet

Den digitala utvecklingen går väldigt fort, och det inbegriper även redovisningsområdet. Bokföringsprogrammen blir alltmer sofistikerade och är inte sällan är kopplade till olika externa databaser för inhämtning av underlag för bokföringen.

Numera är det inte heller ovanligt att räkenskapsinformation erhålls i elektronisk form för företaget, vilket då blir det skick den ska sparas i under minst tre år. Om företaget har erhållit räkenskapsinformation i pappersform måste originalet dock sparas i pappersform i minst tre år.

Räkenskapsinformationen får flyttas mellan olika lagringsmedier under förutsättning att informationen inte förändras. Exempelvis behöver uppgifter som mottagits i ett sms normalt flyttas från telefonen till ett säkrare digitalt lagringsmedium. När båda formaten är digitala kan dock överföring ske utan att det anses vara byte av format.

Även uppgifter som hämtas från webbplatser är räkenskapsinformation i elektronisk form. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.

I Bokföringsnämndens vägledning BFNAR 2013:2 Bokföring skrivs ett avsnitt om bokföringslagens krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick. Där framgår att räkenskapsinformation ska förvaras så att till exempel revisorer eller myndigheter utan svårighet kan få tillgång till informationen. Sammantaget innebär kraven att en extern granskare inom skälig tid ska kunna hitta det han söker och kunna ta del av den information han funnit.

Det är därför viktigt att företag som använder internetbaserade bokföringsprogram arkiverar varje räkenskapsår på ett säkert sätt. Det kräver att webbföretaget sparar företagets räkenskapsinformation även efter det att uppdraget avslutats. Det är det enskilda företaget, inte företaget som tillhandahåller bokföringsprogrammet, som har arkiveringsplikten under sju år. Att inte spara företagets räkenskapsinformation helt eller delvis innebär att företaget inte uppfyller bokföringslagens arkiveringsregler. Detta kan innebära att ansvar för bokföringsbrott kan föreligga där fängelse finns i straffskalan.

Text: Henrik Lundin, Ekobrottsmyndigheten

 

 

Denna artikel publicerades för mer är 90 dagar sedan.
Den kan därför innehålla information och fakta som inte längre är aktuell.

Ändrade skatteregler påverkar redovisningen

Riksdagen har nu (2018-06-14) fattat beslut om propositionen 2017/18:245 Nya skatteregler för företagssektorn. Det får till följd att redovisningen... Läs mer

Svenska vinnare i GPA awards 2018

Den stora prisutdelningsceremonin vid årets Global Payroll Awards 2018 hölls i år i Lissabon. Srf konsulternas representant Zennie Sjölund... Läs mer

Ny på jobbet: Marie Bergenulf

Nu hälsar vi ännu ett nytillskott välkommen. I början av maj började Marie Bergenulf på medlemsenheten på kontoret i... Läs mer

Äntligen digital årsredovisning!

Den 26 mars öppnade Bolagsverkets e-tjänst där mindre aktiebolag som använder K2-regelverket kan lämna in sina årsredovisningar. I dagsläget... Läs mer

Srf dagarna 2018: Stick ut och säkra upp

Nu är programmet till årets Srf dagar i stor sett klart. Som vanligt bjuder dessa fullmatade dagar på intressanta... Läs mer

Lånebehov vid inlåning till eget bolag påverkar avdragsrätten för ränta

I samband med att 3:12-reglerna skulle förändras var det många som ville maximera sina utdelningar från fåmansföretag. Det förekom... Läs mer

Vad gäller vid bevisningen i skatteprocessen?

Det händer då och då att jag läser beslut från Skatteverket där det är uppenbart att handläggaren inte har... Läs mer

FOKUS ARBETSPLATS: Kam Redovisning AB

Vi tolkar siffror till ord Bred kompetens, ett attraktivt tjänsteutbud och personlig service är framgångsreceptet för KAM Redovisning i... Läs mer

Lönebranschens förändring ur ett globalt perspektiv

Lönebranschen är i en pågående förändring på många sätt. Robotisering är på inmarsch och har börjat realiseras i flera... Läs mer

Vad händer hos Redovisningsgruppen?

Srf konsulterna har en redovisningsgrupp vars uppgift är att på olika sätt stötta i arbetet med medlemsservicen vad gäller... Läs mer
Tillbaka till startsidan