BAS är basen i redovisningssverige. Det är viktigt att konceptet bibehålls och utvecklas. SRF har därför gått in i ett långsiktigt engagemang via ett avtal med BAS i vilket upplåts åt SRF att förvalta, underhålla, revidera och utveckla BAS-produkter, samt bedriva andra aktiviteter av betydelse för användningen av dessa produkter. Vidare innebär avtalet att SRF kan nyttja rättigheterna till BAS-produkterna.

I vår frågeservice får jag relativt ofta frågor om vilket konto olika typer av affärshändelser ska bokföras på. Jag hänvisar ofta till böckerna i serien Svensk Redovisning, Bokföringsboken och Bokslutsboken. Det är stödlitteratur till hur BAS-kontoplanen är tänkt att användas. Böckerna innehåller dessutom en hel del avseende skatt, moms, samt redovisning enligt K2 och K3. Många missar att BAS är mer än en kontoplan.

BAS är något unikt. Kontoplanen är strukturerat uppbyggd för att det ska bli lätt att göra en årsredovisning. Men det finns också kopplingar till SRU-koder vilket gör att det via bokföringen direkt ska landa på rätt ställe i deklarationen. Det är också uppbyggt så att man ska kunna ge SCB rätt upplysningar när de frågar. Detta är bara exempel på att BAS är mer än en kontoplan. BAS är helt enkelt BASen för mycket.

Mitt syfte med denna artikel är inte att besvara massa kontofrågor. Jag vill visa på att det inte alltid är så lätt och att det gäller att veta vad det egentligen har skett för affärshändelse, kunna regelverk för redovisning, skatt, med mera samt veta vad kunden vill ha ut (såväl externt som internt) av bokföringen.

På vilket konto ska jag bokföra en dator…

När man ställs inför en kontofråga är det viktigt att inte enbart leta upp ett konto som verkar rimligt baserat på dess namn. Det är viktigt att man har klart för sig vad det är för affärshändelse som har inträffat och hur man vill att den ska hanteras i samband med årsredovisning, deklaration, statistik, med mera.

Ett enkelt exempel på detta är ett företag som köper en dator. Vid en snabb titt i kontoplanen hittar man konto 1250 Datorer. Det synes rimligt och inköpet bokförs där. Det kan också vara så att den som bokför hittar konto 5410 Förbrukningsinventarier och använder sig av det. Detta efter ett antagande att datorn ska användas kort tid eller att den är inköpt för under ett halvt prisbasbelopp. Någon kanske bokför åt ett företag som faktiskt säljer datorer och hittar då konto 4000 Inköp av varor från Sverige.

I samtliga dessa fall kan det ha blivit fel. I det första fallet kanske det är en dator som ska användas kort tid eller är av lågt värde och företaget vill ta kostnaden direkt. I det andra fallet kan det vara precis tvärtom. Observera här att även om inköpet understiger ett halvt prisbasbelopp kan företaget välja att aktivera anläggningstillgången. Det kan till exempel vara önskvärt av nystartade företag som inte direkt vill få ett till synes förbrukat eget kapital. I det sista fallet kan det vara så att datorn som köptes in faktiskt skulle användas på kontoret. Då borde det ha varit konto 1250, eller konto 5410.

Vad gäller användandet av konto 5410 kan för övrigt noteras att det kontot innehar två underkonton, 5411 Förbrukningsinventarier med en livslängd på mer än ett år samt 5412 Förbrukningsinventarier med en livslängd på ett år eller mindre. I Bokföringsboken anges att dessa konton finns till för den som vill underlätta sin rapportering till SCB.

Ovanstående är ett exempel som för många kanske är självklart. Men det visar på vikten att inte bara slentrianmässigt bokföra på första bästa konto. Det visar också att det inte går att svara på frågan: ”Jag har en kund som har köpt en dator, på vilket konto ska jag bokföra den?” utan att veta mer. Det är som sagt viktigt att veta exakt vad affärshändelsen syftar till och vad kunden vill ha ut såväl externt som internt av redovisningen för att frågan ska kunna besvaras.

… eller inköp av bensin?

Ett annat exempel är ett företag som köper bensin. Kanske hittar man vid en snabb titt i kontoplanen konto 5610 Personbilskostnader, eller underkontot 5611 Drivmedel för personbilar. Men låt oss anta att det är en förmånsbil. Ska då konto 7380 Kostnader för förmåner till anställda, eller underkontot 7385 Kostnader för fri bil användas istället? Eller om det är ett taxiföretag, borde då bensinen ligga som en kostnad för utförd tjänst och bokföras i kontoklass 4xxx?

Återigen – För att kunna svara på frågorna måste man ha klart för sig vad man vill ha ut av redovisningen. Först måste man ha kännedom om de olika regelverken. När är något en övrig kostnad och när är det en personalkostnad? Vad ska betraktas som övrig kostnad och vad ska betraktas som kostnad för försäljning av tjänst? Sedan måste man också ha kännedom om vad som händer när man bokför på olika konton. Landar kontoklass 7xxx alltid som personalkostnad i årsredovisningen? Kan man dessutom få ut underlag för löneredovisning och kontrolluppgift?

Många frågor får man svar på i nämnd stödlitteratur till BAS. I en del fall kan det vara mer komplicerat. BAS har då också en utmärkt tidskrift för dessa frågor, Bulletinen. Några exempel på vad som skrivits om i Bulletinen är Bokföring av kontanta transaktioner (även i utländsk valuta), Redovisning och beskattning av fastigheter, Effekter av komponent- kontra enhetsavskrivning, Pensionsåtagande kopplat till kapitalförsäkring, med mera. Det är ämnen som ofta berör redovisningskonsulten i dess vardag.

En BAS behöver utveckling

SRF har insett vikten av att BAS används på ett korrekt sätt. För att göra det räcker det, som framgått ovan, inte med tillgång till kontonummer och namn. De stödprodukter som finns kring BAS är bra, men kan också förbättras. I ett skede där BAS är inne i en förändringsfas har SRF tagit ett större ansvar för att underhålla och utveckla BAS, det vill säga såväl kontoplanen som tillhörande produkter. Vår ambition är bland annat att konceptet ska spridas mer och att förståelsen för effekter vid bokföring på olika konton ska öka. Kort sagt vill vi bidra till att underlätta för redovisningskonsulten i vardagen och höja kompetensen i kåren.

Vårt åtagande är långsiktigt. På kort sikt kommer det kanske inte att märkas skillnad även om vi har en hel del planer även kortsiktigt. För att detta ska bli bra är det däremot viktigt att bygga struktur först och dessutom se till att få med andra organisationer och ta hänsyn till allas önskemål om utveckling av konceptet. Tills vidare kan jag rekommendera en prenumeration på Bulletinen. Besök www.bas.se och klicka på Stödmaterial.