Historien om KAM:s första år har vi skrivit om tidigare, i samband med att bolaget vann företagarnas pris i Visma Accounting Awards 2020. Och 2018, sedan man säkrat sin första utmärkelse som Gasellföretag, Dagens Industris pris till snabbväxande företag. Denna artikel handlar enbart om bolagets konkreta tips för att växa med digitala arbetsflöden och automatiseringen det möjliggör.

En mindre byrå

KAM har i dag 16 anställda. Man jobbar i team på tre-fyra konsulter runt varje kund. Martin Krus menar att det teamet kan liknas vid en mindre byrå i sig, vad gäller steget till automatisering. Varje team ansvarar för sitt resultat.

Grundprincipen är följande: En person har visst ansvar för att leda gruppen och fördela arbetsuppgifterna. En sköter lönerna. En sköter redovisningen. En sköter leverantörsreskontra. Typ så.

– Vi har märkt att vi är som mest effektiva när medarbetarna får specialisera sig, vilket de också vill. Att de verkligen kan sina områden underlättade vårt automatiseringsprojekt, som rent konkret började med att byråledningen diskuterade med gruppledarna om vårt önskade resultat, och vilka steg vi borde ta först säger Martin Krus.

Internt

Inga finansiella mål eller tidsgränser sattes där 2019, när arbetet med automatiseringen började. Men det fanns mål på hur många kunder man skulle digitalisera och automatisera. Det nådde man snabbt. I dag är över 80 procent av kunderna digitaliserade, automatiserade och fortsätter på den resan.

För att komma igång valde man ut kunder som var redo att påbörja processen. Internt jobbade man via gruppledarna och grupperna för att få personalen med på tåget. Och för att samtidigt stärka en arbetskultur och ett arbetssätt som är effektivare och ökar debiteringsgraden.

– Många är vana vid sitt arbetssätt och vill inte riktigt ändra det. Men när de märker att kollegorna, och kunderna, påbörjar processen och är positiva sprider det sig snabbt. Här är det viktigt att vara generös med utbildning i de program som ska användas. Rent generellt prioriterar vi vidareutbildning väldigt högt. Vi har också en extern IT-resurs som stöd., berättar Martin Krus.

Program

Programvaror som används i vardagen är signerade Visma, Fortnox, SAP och Pyramid. Kunderna har full tillgång till sina uppgifter på molnet. Kommunikation, som inte sker ansikte mot ansikte, sker främst via Outlook, SharePoint och Teams. Ordningen i de interna, digitala systemen ska vara extremt god.

Externt

Inför automatiseringen pratade KAM med kunderna under personliga möten. För att säkra så att processen inte skulle upplevas så att den gav kunden mer att göra. Tvärtom lades arbetet upp så att alla tidsbesparande moment lyftes fram. Och uppmärksammades när de inföll. Det betydde att olika kunder fick ta olika lång tid på sig.

– Det är faktiskt överraskande hur bra det här har gått. Men det är för att processen styrs av hur kunderna och personalen gemensamt jobbar framåt i processen, de styr tempot tillsammans, berättar Martin Krus.

Debitering

Arbetet med automatisering har också omfattat en översyn av prislistan. För att göra den enkel att förstå för kunden och ge rätt resultat för KAM. Nu debiterar man per styck, per uppdrag eller per timme. Vanligast är debitering per styck, till exempel per verifikation, per lönebesked eller per inkomstdeklaration. Det underlättar för att smidigt skapa en skarp offert och ett lättbegripligt avtal.

– Kunden känner sig trygg och vet vad våra tjänster kostar varje månad. Mindre företag kan föredra ett fast månadspris men våra större kunder har så olika moment att styckepris fungerar bäst för oss och dem. Rådgivning, vår allra viktigaste tjänst, fakturerar vi per timme, berättar Martin Krus.

Nya processer

  • Försäljning. Inga säljare, vidareutbildade konsulter säljer.
  • Enkla administrativa uppgifter har automatiserats, andra har fördelats på ett antal konsulter. Det gör arbetet roligare och mer intressant
  • Fördelat konsulter i små grupper med olika roller. Ökar produktiviteten och antalet debiterbara timmar
  • Ledningen begränsad till fyra personer. För snabb lösning av problem och mer produktiva möten
  • Automatiserade kundbetalningar samt leverantörsbetalningar genom koppling gentemot banken.
  • Rätt programvara och scanning automatiserar registrering av fakturor och kvitton.
  • Kopplingar till kassasystem automatiserar bokföring av kassarapporter.
  • Utskick av deklarationer till Skatteverket sker direkt från programmen.
  • Automatiska rapporter och nyckeltal. Gör det möjligt att smidigt följa debiteringsgrad och utveckla dagliga rutiner.
  • Analyserar, drar slutsatser och håller koll på varje uppdrag. Undviker att jobba med olönsamma kunder.