Sommar – ledighet, solsken och bedrägeriförsök
När semesterperioden närmar sig börjar planeringen för att lösa bemanningen under de veckor som ordinarie personal tar ut sin sommarledighet. Oavsett om du har ditt kontor stängt, anlitar telefonpassare eller anställer sommarvikarier som finns det flera åtgärder att vidta för att förhindra inbrott, bedrägeri och onödiga och dyra ”annonsavtal”.
– På sommaren vet vi att antalet bedrägerier ökar lavinartat, säger Carina Järnberg, försäkringsansvarig hos Srf konsulterna. Bedragarna vet att företag i allmänhet är mer sårbara under den tidsperioden. Det kan handla om att vikarier eller personal som är ovan vid vissa arbetsuppgifter inte riktigt vet hur de ska hantera telefonförsäljare, begäran om snabb betalning av stora belopp eller bluffakturor som ser riktiga ut. Mitt tips är att ha en tydlig policy och skrivna instruktioner.
En enkel åtgärd är att skriva tydliga arbetsbeskrivningar och instruktioner till sommarvikarier och personal som gör ovana arbetsuppgifter. Vem har befogenhet att tacka ja till erbjudanden? Hur bör man handla om något misstänkt händer?
– Det enklaste rådet är att aldrig tacka ja till något via telefon, be om att få ringa tillbaka istället, fortsätter Carina Järnberg. Är det någon skumt så vill de ju inte bli uppringda. Om en redovisningskonsult har betalningsansvar för en kund så återkoppla direkt till kunden om det dyker upp misstänkta instruktioner om snabba betalningar. Att fråga en gång för mycket om det som ska betalas verkligen är beställt kan vara en bra tumregel.
Ytterligare en otrevlig erfarenhet är bolagskapning. Det är idag tämligen lätt att kapa ett bolag genom att skicka in en förfalskad adressändring till Bolagsverket. Den typen av bedrägerier brukar upptäckas först när betalningar inte går igenom eller när företagskortet inte fungerar. Bedragaren kan ha köpt bilar och tagit lån i företagets namn eller till och med tömt bolaget på tillgångar. Ett enkelt skydd mot detta är Bolagsverkets app och en digital brevlåda. Du får en notis direkt i mobilen och ett säkert meddelande i din digitala brevlåda så fort Bolagsverket har tagit emot ett ärende för ditt företag.
De flesta av de bedrägerier som drabbar företag görs digitalt, till exempel att ett virus som bifogats ett mail låser den infekterade datorn. Bedragaren erbjuder sig sedan att låsa upp datorn mot en ersättning, ren och skär utpressning.
– För att skydda sig mot detta kan Srf konsulterna erbjuda sina medlemmar en cyberförsäkring, berättar Carina. Om du skulle drabbas av ett säkerhetsintrång så träder försäkringen in om du skulle bli skadeståndsskyldig mot dina kunder. Den erbjuder också ett täckningsbidrag om din verksamhet skulle drabbas av avbrott.
Checklista för att minimera bedrägeririsken inför sommarens ledighet:
- Tacka aldrig ja till något via telefon. Om uppringaren insisterar på att ett en betalning ska genomföras eller en faktura betalas, be om att få ringa tillbaka.
- Instruera eventuell sommarpersonal om vilka fakturor som ska betalas.
- Be personal som är ovan vid det normala ekonomiflödet att vara vaksam och alltid kontrollera när något verkar handla om produkter eller tjänster utanför den vanliga verksamheten.
- Var alltid misstänksam om något ska gå snabbt.
- Installera larm.
- Plocka hem värdefulla saker om kontoret ska vara stängt.
- Grannsamverkan om det är möjligt.
- Skriv en tydlig instruktion med telefonlista till sommarpersonalen.
AI, 24SevenOffice: – Ett regelbaserat system kan vara mer effektivt än en AI-lösning
18 april 2024
Srf konsulterna tipsar: E-leg för utlänningar
17 april 2024Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har godkänt det första e-legitimationssystemet som tillåter individer utan svenskt person- eller samordningsnummer att skaffa digital identifiering inom landet.
Larmade för två år sedan: – Trots AI är luckorna kvar i bokföringsprogrammen i dag
16 april 2024Läs intervjun med Ylva Sundelin som redan i september 2021 larmade om luckorna i bokföringsprogrammen.
