Tidningen Konsulten
Lördag 23 September 2017

Vad gäller avseende underlag när anställda betalar?

Det finns idag många olika leverantörer av system där kvitton fotograferas med till exempel mobiltelefonen. En fråga som varit aktuell är om det underlag som fotograferas utgör räkenskapsinformation? En del har menat att om en anställd lägger ut pengar och fotograferar kvittot har inte kvittot kommit företaget till handa och det kan därmed slängas.

Nu har Bokföringsnämnden (BFN) publicerat ett brevsvar på en fråga om vilken form verifikationer ska bevaras i när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning. Av brevsvaret framgår att det avgörande är när affärshändelsen anses ha inträffat. Frågan blir då om den anställde agerar för egen eller för företagets räkning när en affärstransaktion genomförs? Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det.

Det går inte att bara bestämma att affärstransaktionen ingås för egen räkning i syfte att slippa spara ett erhållet papperskvitto. BFN anger att om det t.ex. ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, eller om det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen är det omständigheter som indikerar att det är en affärshändelse i bolaget. Någon form av överenskommelse får tolkas som att det i princip räcker med att det är underförstått att arbetsgivaren kan ingå affärstransaktionen. BFN avslutar också med att det räcker med att den genomförda transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Det är givetvis inte förbjudet att fotografera ett kvitto och använda det i det praktiska arbetet. Bokföringslagen kräver däremot att det går att hitta till originalkvittot. Sedan finns regler om överföring mellan olika medier för arkivering, men jag går inte in på de här.

Brevsvaret kan sägas vara logiskt. En fråga är däremot under hur lång tid det kommer att ha någon praktisk betydelse. Utvecklingen går fort idag och frågan är hur länge vi över huvud taget kommer att få papperskvitton i butiker?  Redan idag erbjuder många att man förutom papperskvittot kan få kvittot mejlat till sig. Hur ska man då se på frågan med tanke på punkt 7.4 i BFNs vägledning Bokföring:

”Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.”

Men rådet tills vidare måste bli att se till att ha rutiner där de anställda, som betalar med egna medel för en transaktion som är en affärshändelse i företaget, sparar de kvitton som erhålls. Se upp med reklam för program och liknande där det anges att det räcker med att fotografera kvittot och sedan slänga det. Ett sådant förfaringssätt kan inte betraktas som god redovisningssed!

Läs brevsvaret här >>

Text: Claes Eriksson,
Redovisningsexpert Srf konsulterna

 

Denna artikel publicerades för mer är 90 dagar sedan.
Den kan därför innehålla information och fakta som inte längre är aktuell.

Budgetpropositionen släppt

I regeringens budgetproposition finns ett flertal förslag som kan komma att påverka dig som arbetar som redovisnings- eller lönekonsult.... Läs mer

Håll dig uppdaterad!

En av Srf konsulternas mest uppskattade medlemsförmåner är ALK-puls. För den Auktoriserade Lönekonsulten ges en möjlighet till att hålla... Läs mer

Regeringen föreslår minskade kostnader och skattelättnader

För att ännu fler ska komma ut i arbetslivet föreslår regeringen minskade kostnader för första medarbetare och skattelättnader för... Läs mer

Gävle bas för ny arbetsmiljömyndighet

För att stärka både det nationella och internationella arbetsmiljöarbetet har regeringen beslutat att inrätta en ny myndighet för arbetsmiljökunskap.... Läs mer

Svenska företag saknar beredskap för GDPR

Den 26 maj nästa år kommer den nuvarande PUL-lagen att ersättas av den mer omfattande GDPR (General Data Protection... Läs mer

Digitaliseringsstöd till småföretagare

Små företag har inte samma förutsättningar att digitalisera sin produktion eller sina tjänster som större företag har. Missa inte... Läs mer

Srf konsulterna och FAR bryter samarbetet

Auktorisationen av redovisningskonsulter infördes av Srf konsulterna under 2006. Efter diskussioner erbjöds även FAR att samverka under 2009, med... Läs mer

GDPR – svensk hantering

Kollektivavtalen får en stor inverkan på implementeringen av GDPR enligt det förslag som regeringen har lagt fram i nya... Läs mer

Finalisterna i Årets Auktoriserade konsulter 2017

Nu är de tre slutnominerade i vardera kategorin Årets Auktoriserade Redovisningskonsult och Årets Auktoriserade Lönekonsult utsedda. Juryn består av... Läs mer

Förbud mot diskriminering även för småföretagare

Regeringen har beslutat om att lägga en proposition till riksdagen om förstärkt förbud mot diskriminering. Det innebär att även... Läs mer
Tillbaka till startsidan