Fråga experterna

Här svarar våra experter på frågor som rör beskattning, redovisning och löne- och personaladministration och arbetsrätt.

Du som är auktoriserad medlem, anställd på Srf Byrå/Företag eller har köpt Srf Servicepaket inom lön eller redovisning kan ställa frågor i dessa ämnen under Srf Frågeservice när du loggat in på Mina sidor på www.srfkonsult.se.

Claes Eriksson
Redovisningsexpert, Srf konsulterna
Jonas Sjulgård
Skattejurist, Srf konsulterna
Mikael Carlson
Branschansvarig redovisning, Srf konsulterna
Thomas Englund
Advantage HR
Semesterintjänande för deltidssjuk
En anställd har varit sammanhängande sjukskriven på deltid under flera år. Sjukskrivningen har varierat mellan 25-75 procent. Hur hanteras semestern på ett korrekt sätt? Vi har inte kollektivavtal.
Sjukfrånvaro är semesterlönegrundande i 180 dagar per år. Om det är sammanhängande sjukfrånvaro som pågår flera år är intjänande begränsat till 180 dagar under högst ett år. Detta gäller oavsett sjukskrivningsgrad. Det innebär att semesterintjänandet nu ska göras som om hon vore deltidsanställd. Hon tjänar alltså enbart in semester till den del hon arbetar. Eftersom hon i alla fall har arbetat något hela tiden så tjänar hon in fullt antal dagar men det är alltså värdet på semesterdagarna som enbart ska grundas på hennes närvaro. I sådana fall anger semesterlagen att man ska räkna enligt 12-procentsregeln för att få fram vad varje semesterdag är värd.
Minska arbetstid för tillsvidareanställd
Vi har en person anställd som ofta är frånvarande på grund av sjukdom och VAB, vilket gör att det fungerar dåligt på arbetsplatsen. Nu tänker vi därför anställa ytterligare en person som har likvärdig kompetens som den andre anställde. Kan vi anställa den nya personen på heltid och minska den först anställdes arbetstid till 75 procent. Hur länge måste den nyanställde arbeta innan han kan frångå turordning för att sänka arbetstiden för den först anställde?
Man kan inte ensidigt sänka arbetstiden för en anställd, det måste ske efter en överenskommelse. Det går inte heller att hävda arbetsbrist som skäl för att minska arbetstiden eftersom det dels finns arbete, dels för att arbetsgivaren tänker nyanställa en person för samma typ av arbetsuppgifter. Tyvärr är detta en situation som arbetsgivaren måste finna sig i eftersom frånvaron beror på legala skäl.
Omräkning av månadslönen eller inte
En anställd med lön på 30 000 kronor (heltid) har förkortat sin arbetstid till 75 procent på grund av vård av barn. Den anställde tar inte ut någon föräldrapenning från Försäkringskassan. Ska man på lönespecifikationen skriva den fulla månadslönen 30 000 kronor och göra frånvaroavdrag (25%) eller ska man räkna om månadslönen till 75 procent, det vill säga 22 500 kronor. Undrar också på vilket belopp som värdet av semesterdagar ska räknas?
Möjligheten att förkorta sin arbetstid med upp till 25 procent för vård av barn gäller oavsett om man tar ut föräldrapenning eller ej. Det finns inte någon generell regel för hur man i löneberäkningen hanterar just denna ledighet men vanligt är att räkna om månadslönen utifrån hur mycket man arbetar, det vill säga i detta fallet till 22 500 kronor. För annan föräldraledighet däremot utgår man vanligen från den fulla månadslönen och gör frånvaroavdrag. Detta har bland annat sin grund i att den 25-procentiga nedsättningen av arbetstiden vanligen tas ut utan föräldrapenning och därmed inte är semesterlönegrundande.

Värdet på semesterdagarna beror på när de är intjänade. Värdet ska beräknas efter aktuellt lönebelopp (30 000 kr) men räknas om efter den sysselsättningsgrad som gällt under intjänandeåret.
Hur påverkar tjänstledighet semesterintjänandet
En anställd tar ut strötimmar (tjänstledighet) istället för att använda komp/flex men visst är tjänstledighet ej semesterlönegrundande? Kommer han upp i ett visst antal timmar på ett år kan han väl då förlora semesterdagar? Det är väl bättre att nyttja kompen/flexen och sedan jobba in timmarna?
En anställd kan normalt inte ta ut tjänstledighet utan att ansöka om denna ledighet och få den beviljad. Arbetsgivaren kan neka sådan ej lagreglerad ledighet och istället säga att intjänad kompledighet i första hand ska tas ut. Om en anställd har tagit ut tjänstledighet del av dag så påverkar detta inte antalet semesterdagar. Det är enbart om ledigheten har omfattat hela dagar som det påverkar antalet semesterdagar. Man kan inte heller lägga samman antalet timmar för att på så sätt få ett antal dagar som skulle kunna reducera intjänande av semesterdagar. Däremot ska semesterlönen reduceras eftersom hen inte har arbetat fullt enligt sin sysselsättningsgrad. Beräkning av semesterlönen ska i sådana fall enligt semesterlagen ske enligt 12 procentregeln. Har ni kollektivavtal får man räkna fram en genomsnittlig sysselsättningsgrad.
Annan ledig dag
En anställd (tjänsteman) arbetar fyra dagar per vecka och är ledig på onsdagar. Denna vecka är onsdagen en helgdag. Det är alltså personens lediga dag. Har den anställde rätt att byta ledig dag till torsdag istället?
Nej tyvärr, det är inget som den anställde har rätt till. I det långa loppet jämnar detta ut sig. Det var ju till exempel helgdag på långfredagen och på Kristi Himmelfärdsdag som är en torsdag. I så fall borde personen inte vara ledig på onsdagen en sådan vecka om man skulle kräva kompensation om det är en helgdag på onsdagen som är hans ordinarie lediga dag.
Skyldigheter vid tjänstledighet
Om arbetsgivaren beviljar en anställd tjänstledighet i ett år, har man då några skyldigheter gentemot arbetstagaren under tiden?
Nej, i princip inte, i vart fall inte om det är en tjänstledighet som inte är lagreglerad. Gäller det till exempel tjänstledighet på grund av vård av barn (föräldraledighet) får inte arbetsgivaren missgynna den anställde under ledigheten, till exempel vad gäller löneförhöjning med mera.
Vilken ersättning under konferens?
Ska man som anställd få lön om man åker på betald konferensresa fredag till lördag? Fredagen är självfallet lönegrundande med åtta timmar men vad gäller för lördagen? Min tanke är att man innan man åker gör upp med personalen om att fredag är betald men inte lördag, annars blir det ingen resa. Det brukar ju vara ett inslag av nöje i det hela (belöningsresa) så det kan kännas tufft som arbetsgivare att behöva betala lön för både fredag och lördag.
Det är helt rätt att i förväg klargöra vad som gäller. Alltid trist att ”tjafsa” i efterhand om vad som gäller/gällde. Om man hårdrar det så kan man nog behöva betala lön även för lördagen om personalen är tvingad att följa med, då kan man påstå att det är en form av beordrad övertid… såvida man alltså inte kommer överens om vad som gäller i förväg.

Det kan vara lämpligt att på ett personalmöte klargöra att denna typ av konferenser är som en slags personalfest med nöjesinslag och för att öka trivsel/samarbete. Det innebär att arbetsgivaren står för alla kostnader men att ingen lön utgår för lördagen; om så skulle ske kan i princip inte dessa resor genomföras.
Uppsägning personal
Vi har en anställd som är långtidssjukskriven på grund av utmattning. Hon har varit anställd hos oss sedan september 2014. Hon blev sjukskriven första gången september 2016. Sen dess så har hon flera gånger försökt återgå till arbete men inte lyckats. Vi har svårt att se att vi kan behålla henne som anställd då vi bedömer att det är svårt att lägga något kundansvar på henne. Då är alternativet att hon bara ska arbeta med internt arbete och så mycket internt arbete finns inte i vår verksamhet. Vi undrar alltså om vi kan säga upp henne på grund av arbetsbrist. Eftersom vi avser att försöka hitta ny personal så vill vi inte hamna i en rättslig tvist.
Detta är egentligen en fråga om personlig arbetsbrist; dock ett begrepp som inte finns i lagtexten. Detta är istället i så fall en uppsägning av personliga skäl eftersom det egentligen finns arbete men att den anställde i fråga inte klarar av detta. Innan en uppsägning kan ske måste arbetsgivarens omplaceringskyldighet samt inte minst rehabiliteringsskyldighet, vara utrett och uttömt. Läkarintyg bör också visa att personens nedsatta arbetsförmåga är långvarig och att man inte ser en återgång i arbete inom en nära framtid. Är personen med i facket eller om ni har kollektivavtal bör en kontakt tas med den fackliga organisationen innan ett uppsägningsbesked överlämnas. Sammantaget är det alltså viktigt att alla skyldigheter som åligger arbetsgivaren är fullgjorda. Är ni med i en arbetsgivarorganisation är det också lämpligt att rådfråga dem eller anlita en arbetsrättsjurist.
Kan man tvinga den anställde att ta ut betald semester
Vi har semesterår 1 april-31 mars, intjänande år innan uttagsåret. En av de anställda har under året haft 27 betalda dagar men endast tagit ut 11 dagar, och har alltså 16 dagar kvar att ta ut innan den 31 mars. Hen har varit frånvarande på grund av föräldraledighet. Det har inte varit frågan om någon lång sammanhängande ledighet, utan enstaka dagar. Det innebär att hen på det nya semesteråret kommer att få 28 nya betalda dagar. Under perioden 180401-190131, har 28 ej semestergrundande föräldradagar tagits ut, fördelat på sju tillfällen. Kan arbetsgivaren tvinga den anställde att ta semester istället för föräldraledighet?
En anställd har rätt till ledighet för vård av sjukt barn samt ledighet för vård av barn i samband med att föräldrapenning tas ut. Ledighet med föräldrapenning måste dock formellt ansökas i förväg. I fråga om semesterledighet är en arbetstagare tvungen att ta ut minst 20 dagar per år (under förutsättning att så många betalda dagar är intjänade). En anställd kan alltså inte avstå från detta. Vad arbetsgivaren i detta läge ska göra är att förlägga de dagar som återstår av årets obligatoriska 20 dagar, det vill säga nio dagar, innan semesterårets slut, det vill säga den 31 mars. Den anställde kan inte neka till denna ledighet. Av årets resterande dagar läggs sju dagar till sparade dagar så det är 27 dagar som är de betalda dagar som hon kan disponera från 1 april. Sparade dagar kan tas ut först när samtliga dagar av årets ordinarie dagar är uttagna. Det framgår inte av frågan vilken ursprunglig semesterrätt den anställde har men de föräldraledighetsdagar som inte är semesterlönegrundande reducerar antalet betalda dagar kommande semesterår.
Semestergrundande frånvaro
Om man är sjuk under en längre period, och sedan föräldraledig i en månad, och sedan blir sjuk igen. Börjar de 180 semestergrundande dagarna om då? Vilket innebär att det egentligen blir fler än 180 dagar under det intjänandeåret som är semestergrundande? Eller ser man på intjänandeåret och räknar ut de totala sjukdagarna?
Sjukfrånvaro är semesterlönegrundande sammanlagt och totalt i 180 dagar under ett intjänandeår, så har man till exempel varit sjuk i tre månader så åtgår 90 dagar och 90 dagar återstår för eventuell senare sjukfrånvaro samma intjänandeår.