Fråga experterna

Här svarar våra experter på frågor som rör beskattning, redovisning och löne- och personaladministration och arbetsrätt.

Du som är auktoriserad medlem, anställd på Srf Byrå/Företag eller har köpt Srf Servicepaket inom lön eller redovisning kan ställa frågor i dessa ämnen under Srf Frågeservice när du loggat in på Mina sidor på www.srfkonsult.se.

Claes Eriksson
Redovisningsexpert, Srf konsulterna
Mats Brockert
Skatteexpert, Srf konsulterna
Thomas Englund
Advantage HR
Maria Albanese
Redovisningsexpert, Srf konsulterna
Räkenskapsinformation vid bankintegration
Vad räknas som räkenskapsinformation som ska arkiveras i 7 år när man använder sig av ett ekonomisystem där banktransaktionerna är integrerade och allt sker automatiskt?
Olika ekonomisystem fungerar olika när det gäller transaktioner med bankintegration och det kan också bero på vilken bank som man använder. Även om allt sker automatiskt är frågan vad som sker ”bakom” systemet i det som man inte ser. Enligt bokföringslagen ska de uppgifter som erhålls från en motpart sparas. Uppgifter som företaget får från banken är uppgifter från en motpart och även om de bokförs och ”matchas” med automatik i systemet så borde uppgifterna finnas på något sätt i systemet.

Det är alltid företaget som är bokföringsskyldigt som är ansvarigt för att spara räkenskapsinformationen så även om man använder ett ekonomisystem som är integrerat med banken, eller för den del använder något av de bokföringssystem som bankerna erbjuder, så måste den bokföringsskyldiga se till att alla uppgifter som är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen sparas.

I de system som bygger på att mycket är integrerat kan det vara svårt för företaget att ”lyfta ut” och få med sig allt som är räkenskapsinformation vid till exempel byte av system. I många fall kommer företaget behöva se till och avtala med systemleverantören att den åtar sig att arkivera allt under hela den 7-åriga arkiveringstiden och även i det fall som företaget väljer att byta system.

Jag föreslår att du kontaktar den programleverantör som du använder och frågar på vilket sätt som information som tas emot från en annan part sparas i programmet. Jag skulle också ställa frågan hur du kan ta med dig den informationen och annat som är räkenskapsinformation till exempel behandlingshistoriken om du skulle vilja byta system.
Komponentavskrivning vid byte från K2 till K3
Ett bolag i K2 ska byta regelverk till K3. Bolaget har en större maskin som det ska göras komponentavskrivningar på. Vilket värde ska jag utgå ifrån när jag delar upp i komponenter, det bokförda värdet eller det samlade anskaffningsvärdet?
När ett företag ska gå över till K3 är det kapitel 35 som ska tillämpas. Där finns alla regler om hur K3 ska tillämpas första gången. Bland annat finns regler om ingångsbalansräkning och tidpunkten för övergång i punkterna 35.5 – 35.7. Ett mindre företag kan tillämpa lättnadsregeln i 35.7 och låta tidpunkten för övergång vara första dagen på det räkenskapsår då K3 tillämpas för första gången.

I punkt 35.18 finns regeln om materiella anläggningstillgångar som ska delas upp på komponenter. Här anges att de inte får räknas om retroaktivt. Det redovisade värdet (det bokförda värdet) per tidpunkten för övergång är det som ska delas upp på komponenter. Här blir därför frågan om vilken dag som man väljer som tidpunkt för övergång viktig. Om man tillämpar lättnadsregeln är det första dagen för innevarande räkenskapsår. Om man väljer att gå på huvudregeln är det första dagen för jämförelseåret.
Årsredovisning för bolag som ska likvideras året efter
I ett K2-bolag har beslut fattats om likvidation året efter räkenskapsåret. Kan jag upprätta årsredovisningen som vanligt och räcker det med att ange detta i noten om väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång?
I årsredovisningslagen är fortlevnadsprincipen en av de grundläggande principerna det vill säga värderingarna görs utifrån att företaget förutsätts fortsätta sin verksamhet. I K2 anges särskilt om avvikelse från fortlevandsprincipen punkt 2.2. Där anges att ett företag som har beslutat att avveckla verksamheten ska ta hänsyn till beslutet när balansräkningen och resultaträkningen upprättas.

Regeln innebär att om företaget fattat beslut om likvidation året efter måste det ta hänsyn till beslutet när årsredovisningen upprättas. Fortlevnadsprincipen kan inte längre tillämpas vid till exempel värdering av de tillgångar som företaget har. Anläggningstillgångar som normalt skrivs av utifrån dess nyttjandeperiod i verksamheten måste värderas ned till nettoförsäljningsvärdet om detta är lägre än det redovisade värdet.

Företaget måste också berätta om att det beslutat att gå i likvidation i förvaltningsberättelsen, se punkt 5.4 i K2 med tillhörande kommentar.
Räkenskapsinformation vid bankintegration
Vad räknas som räkenskapsinformation som ska arkiveras i 7 år när man använder sig av ett ekonomisystem där banktransaktionerna är integrerade och allt sker automatiskt?
Olika ekonomisystem fungerar olika när det gäller transaktioner med bankintegration och det kan också bero på vilken bank som man använder. Även om allt sker automatiskt är frågan vad som sker ”bakom” systemet i det som man inte ser. Enligt bokföringslagen ska de uppgifter som erhålls från en motpart sparas. Uppgifter som företaget får från banken är uppgifter från en motpart och även om de bokförs och ”matchas” med automatik i systemet så borde uppgifterna finnas på något sätt i systemet.

Det är alltid företaget som är bokföringsskyldigt som är ansvarigt för att spara räkenskapsinformationen så även om man använder ett ekonomisystem som är integrerat med banken, eller för den del använder något av de bokföringssystem som bankerna erbjuder, så måste den bokföringsskyldiga se till att alla uppgifter som är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen sparas.

I de system som bygger på att mycket är integrerat kan det vara svårt för företaget att ”lyfta ut” och få med sig allt som är räkenskapsinformation vid till exempel byte av system. I många fall kommer företaget behöva se till och avtala med systemleverantören att den åtar sig att arkivera allt under hela den 7-åriga arkiveringstiden och även i det fall som företaget väljer att byta system.

Jag föreslår att du kontaktar den programleverantör som du använder och frågar på vilket sätt som information som tas emot från en annan part sparas i programmet. Jag skulle också ställa frågan hur du kan ta med dig den informationen och annat som är räkenskapsinformation till exempel behandlingshistoriken om du skulle vilja byta system.
När kan företaget ta utdelning?
Vi har inte tagit någon utdelning under 2020, men däremot erhållit stöd kopplat till coronapandemin. När kan vi ta utdelning utan att riskera erhållna coronastöd?
Det beror på vilket stöd du undrar över.

För omställningsstöd under perioden mars 2020 – juli 2020 gäller att det kan beslutas om och betalas ut utdelning från och med juli 2021.

För omställningsstödunder perioden augusti 2020 – april 2021 gäller att det kan beslutas om, eller betalas ut, utdelning från och med november 2021.

För korttidsstöd avseende de regler som gällde från och med mars 2020 – december 2020 (stödet ska vara sökt senast 31 december 2020) är det Tillväxtverkets tolkning att utdelning inte kan tas inom de sex kalendermånader som följer efter det att stödperioden har avslutats. Det innebär att om stödperioden till exempel tog slut oktober 2020 kan utdelning beslutas och betalas ut från och med maj 2021, tog stödperioden slut november 2020 kan utdelning beslutas och betalas ut från och med juni 2021 och tog den slut december 2020 kan utdelning betalas ut från och med juli 2021.

För korttidsstöd som betalas ut enligt de nya reglerna för perioden december 2020 – juni 2021 anges direkt i lagen att utdelning inte kan betalas ut inom de sex kalendermånader som följer efter det att stödperioden har avslutats. På samma sätt som ovan får man alltså räkna bort de sex kalendermånader som följer närmast efter den kalendermånad stödperioden avslutas. Avslutas till exempel stödperioden i april 2021 kan utdelning tas i november 2021.
Måste dagsavslut från kassaregistret skrivas ut trots elektronisk integration?
Jag har en kund som använder sig av ett bokföringsprogram som har en integration med sitt kassasystem. Varje natt förs dagsavslutet över till bokföringsprogrammet med automatik och bokförs i en egen serie. Nu undrar jag om kunden måste skriva ut dagsavslutet i pappersform varje dag även om det förs över digitalt?
Grundregeln i bokföringslagen är att varje affärshändelse ska bokföras för sig. Men sedan finns regler om gemensam verifikation för kontantförsäljning i bokföringslagen och i Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring BFNAR 2013:2, kapitel 6.

I punkt 6.6 anges när gemensam verifikation får användas vid kontantförsäljning. I punkt 6.7 anges att för företag som använder ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvittot (dagsavslut, z-dagrapport) och journalminnet.

Den verifikation som dokumenterar den dagliga försäljningen ska alltså innehålla dessa uppgifter. Verifikationen kan skrivas ut på papper eller sparas digitalt.

Tömningskvittot kan sparas digitalt i själva kassaregistret, men du måste se till att det finns där, att man utifrån kopplingen och verifikationen i bokföringsprogrammet kan hitta det och att det sparas på ett varaktigt sätt och under hela den sjuåriga arkiveringstiden. Samma sak gäller journalminnet.

I punkt 6.10 anges att om försäljningen dokumenteras med en gemensam verifikation ska den delas upp på kontantförsäljning och försäljning mot kontokort eller mot faktura. Vidare anges i punkt 6.10 att om försäljning mot kontokort eller mot faktura ingår så ska det ingå en sammanställning över dessa försäljningar i den gemensamma verifikationen.

Hur man utifrån den verifikation som du upprättar över den dagliga försäljningen hittar till tömningskvittot (dagsavslutet) och journalminnet som finns sparat i kassasystemet ska framgå av själva verifikationen eller så beskriver företaget i sin systemdokumentation (se kapitel 9, BFNAR 2013:2) och sin arkivplan (se punkt 8.3) hur man hittar till rätt underlag.
Årsredovisning – arkivering vid digital signering
Får man upprätta en årsredovisning digitalt och hur ska en digitalt upprättad och digitalt signerad årsredovisning arkiveras?
En digitalt upprättad och med avancerad elektronisk underskrift undertecknad årsredovisning är godkänd i enlighet med 2 kap. 5 § och 2 kap. 7 § årsredovisningslagen.

Årsredovisningen är räkenskapsinformation och om den upprättas digitalt ska den sparas på samma sätt och enligt samma villkor som annan digital räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat.

Kraven på arkivering hittar du i sjunde kapitlet i bokföringslagen och i Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring kapitel 7 och 8.
Byte av redovisningsprincip från K2 till K3, aktivering av utvecklingskostnader
Ett företag ska upprätta bokslut 2020. Förra året påbörjade de ett utvecklingsarbete av en egenutvecklad immateriell tillgång. I bokslutet 2019 kostnadsfördes alla utgifter för det projektet.  Nu vill företaget byta till K3 och aktivera uppkomna utvecklingskostnader. Kan företaget i övergången till K3 justera och även aktivera de utvecklingskostnader som kostnadsfördes 2019?
Nej det kan företaget inte göra. Första gången som företaget tillämpar K3 ska det följa reglerna i kapitel 35 och där anges i punkt 35.16 att utgifter som avser internt upparbetade immateriella tillgångar som kostnadsförts i tidigare finansiella rapporter inte får tas upp som tillgång.

När företaget sedan väl är inne i K3 är det kapitel 10 som ska tillämpas vid byte av redovisningsprincip. Notera att punkt 18.15 också anger att utgifter för en immateriell tillgång som har kostnadsförts tidigare inte får ingå i anskaffningsvärdet och att detta gäller även vid byte av redovisningsprincip.
Redovisning av coronastöd
Ska erhållna korttidsstöd och omställningsstöd redovisas som ”exceptionella intäkter och kostnader” i K2? Är detta tvingande eller frivilligt?
Stöden ska redovisas som Övriga rörelseintäkter i resultaträkningen.

Exceptionella intäkter och kostnader är ingen rad i resultaträkningen. Däremot finns det i 5 kap. 19 § årsredovisningslagen ett upplysningskrav som avser exceptionella intäkter och kostnader. Om stödet anses vara en exceptionell intäkt är företaget skyldigt att lämna en not i enlighet med den paragrafen.

I K2 anges i kommentaren att exceptionella intäkter och kostnader är sådana intäkter och kostnader som på grund av sin storlek eller förekomst avviker markant från vad som normalt förekommer i företaget. De är ofta av engångskaraktär. Som exempel räknas upp intäkter och kostnader som uppkommer vid nedskrivning, omstrukturering eller en uppgörelse i en rättstvist. Exempel 18 b i K2 visar hur upplysningen kan utformas. Även om stöd inte räknas upp måste det kunna betraktas som en exceptionell post. Det måste däremot avgöras i varje enskilt fall. Är det exceptionellt blir det tvingande att upplysa. Det är aldrig fel att upplysa frivilligt.

Att ett företag erhållit ett offentligt stöd är en sådan särskild omständighet som företaget också kan behöva skriva om i förvaltningsberättelsen enligt punkt 5.3 i K2.
Direktpension med pensionsåtagande
Till vilket värde ska en kapitalförsäkring, vid ett avtal om direktpension, tas upp i balansräkningen? Det finns en pensionsutfästelse som är kopplat till en kapitalförsäkring. Bolaget tillämpar K2.

Ska både tillgången och avsättningen tas upp till marknadsvärdet, eller ska tillgången och avsättningen värderas olika?
Reglerna för detta hittar du i K2 i punkterna 16.16 – 16.19. Det är också bra att titta på exempel 16 d.

Principen är att kapitalförsäkringen tas upp och värderas utifrån de regler som gäller för den typen av tillgångar i K2. Det innebär att man tar upp den till anskaffningsvärde och inte marknadsvärdet. Det kan däremot vara aktuellt med nedskrivning.

Avsättning för åtagande ska uppgå till tillgångens redovisade värde. De ska alltså värderas lika, men inte till marknadsvärde.

Ovanstående innebär att tillgången och avsättningen alltid bör ha samma värde. Det man får tänka till på är hur det är beslutat om löneskatten. Det kan vara så att avsättningen för löneskatt ska göras utöver reserveringen för pensionsåtagandet, men det beror på hur åtagandet är formulerat. Det är inte ovanligt att det är formulerat på ett sådant sätt att den anställde får i pension vad kapitalförsäkringen är värd, men minskat med de skatter och avgifter som bolaget måste betala.