Den överenskommelse som finns genom anställningsavtalet reglerar förutsättningarna mellan den anställde och arbetsgivaren. Arbetstid i insats från den anställde, ersättning från arbetsgivaren i gengäld. Det är inte så ofta men det förekommer sätt att försöka tillskansa sig pengar genom bedrägerier direkt kopplade till löneprocessen.  För det är inte ett helt ovanligt att någon utger sig för att vara en anställd och vill byta bankkonto. Bristande rutiner kan medföra att man inte säkerställer att det är rätt person som vill ändra uppgifterna. Under åren har det även framkommit att det pågått bedrägerier med anställda som fått lön fast de har slutat.

Vad finns det mer att vara uppmärksam på?

Att anställda lämnar in underlag för utlägg som egentligen inte ska ersättas utifrån ett arbetsgivarperspektiv kan nog hända av misstag, men ibland kanske även med flit? En annan inte helt ovanlig företeelse är att anställda som uppger att man arbetat fler timmar än vad som egentligen utförts. En kollega som registrerar timmar eller går i god för en annan anställd som inte har varit på plats. I de här fallen är det de anställda som ligger bakom brotten. Motsatt sätt kan också förekomma, anställda som betalas mindre än avtalat eller inte får betalt för alla timmar.

En undersökning från Economic Policy Institute visar att 2.4 miljoner anställda i USA förlorar 8 miljarder för att avtalad minimilön inte utbetalas. Att betala ut lön till fiktiva anställda fast pengarna hamnar i någon annans ficka är ett annan variant. På engelska talar man i dessa fall om Ghost employees, och det kan även handla om oseriösa arbetsgivare som fuskar med systemen, välfärd såväl som skatt.  Otillåtna bonusutbetalningar (Unauthorized bonuses)

Lönepersoner i maskopi med anställda kan åstadkomma mycket skada. Ett bedrägeri som har identifierats är lönepersoner som betalar ut bonusar som inte är intjänade. Lönepersoner kan ges stora möjligheter att göra löneutbetalningar utanför den ordinarie löneprocessen. På samma sätt som otillåtna bonusar betalas ut kan någon som har åtkomst till lönesystemet justera lönenivåer och sysselsättningsgrader. Att skatteavdrag inte görs och det inte är av misstag utan är beräknat är ett annat ett bedrägeri som är identifierat. Bedrägerier från chefer och ägare omfattar exempelvis felaktiga anställningsförhållanden. När företag hanterar de som borde vara anställda som kontrakterade minskar kostnader som exempelvis pensionsavsättningar.

Hur undviker man bedrägerier i mindre företag?

Det går att minska risken för bedrägerier inom lön. Att arbeta enligt SALK är en första förutsättning. Nedan kommer några tips:

  • Genomför lönerevision

Lönerevision utifrån det andra perspektivet. Att inom företag och med fördel via en utomstående aktör göra en genomlysning av löneprocessen kan identifiera risker.

  • Skapa oberoende

Som ett led i att säkerställa att lönen hanteras korrekt är det bra att inte samma person gör samma löner jämt. Det gamla begreppet med ”mina löner” är viktigt att jobba bort, både utifrån sårbarhet och spårbarhet. Nya ögon kan upptäcka något som gått på rutin.

  •  Nyttja systemen

Det finns stora möjligheter med kontroller och analyser via de systemlösningar som marknaden erbjuder. Attest- och behörighetsfunktioner är exempel på rutiner som kan användas i proaktivt syfte.